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ワードとエクセルのメリットは?無料で使う方法と無料オープンソフト

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今の時代は仕事でもプライベートでも多くの場合でパソコンを使用し、文書の作成からデータ管理まで簡単に行う事が出来ます。また、それに合わせて無料のオープンソフトや最近ではスマホ上で使用できるフリーソフトが出回っています。

この記事では主にワードとエクセルの双方の利用目的やメリット、そして双方を無料で利用できるPCソフトやスマホアプリをご紹介します。この記事がワードやエクセル利用のはじめの一歩として多くの方々のお役に立てれば幸いです。

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ワードとエクセルの利用目的とメリット

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マイクロソフトのオフィスツールとして、ワードやエクセル、パワーポイントなどがありますが、ドキュメントを作成するには、それぞれの特徴を理解して用途に合わせて使い分けすると効率が良いです。上手に使い分けをしないと、時間も無駄になり最終的に見栄えも悪くなります。

まず初めに何を作成するのかイメージします。主に文書がメインなのか、それとも計算などの数字を管理するのか、またはグラフ等の作成まですうのか、その作成する用途に合わせて使い分けをしていきます。

ワードの利用目的とメリット

主な目的やメリットとしてワードの場合は、

1.文章作成に適したツール、画面に表示された通りに印刷、段落やセクション単位で簡単に管理、見出しや本文などの適切なマークアップをしている正しい文書は目次の自動作成ができる
2.複雑な表の作成が可能で後でセルの分割が出来る

特に論文、ビジネス文書や年賀状などの日常的な文章が簡単に作成できます。また、エクセルでの文書作成は、複数行にわたる長文を入力する時は、1行ずつ分けて入力しますが、ワードは1行ずつに分けなくても自動的に次の行に折り返されて綺麗なレイアウトになります。その後の面倒なレイアウト修正も必要ないのです。結論的には情報の最小単位は1文字となります。

エクセルの利用目的とメリット

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一方エクセルの主な目的やメリットとしては、ビジネス文書や日常的な文章を作成する事は可能ですが、文章を作成するための補助機能はありません。どちらかと言うと、自動的に計算をしてくれる表を作成したり、その表を元にグラフを作成する事ができます。

また、家計簿から顧客情報まで大量な情報を保存しておく事ができる上に、データを様々な角度から分析する事が可能となります。また、オートフィル機能があり、このオートフィルとは、連続入力すなわち1から100まで自動作成したり、月から日などの曜日など自動で作成してくれます。

但し、この様に多くの事が出来るエクセルなので、独自な操作や関数等の知識がないと上手に使いこなす事はできません。覚えるまでは時間を要するかも知れませんが、一旦覚えてしまえばあらゆる場面で重宝します。情報の最終単位はセルになる事を覚えておきます。

オープンソフトの利用

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オフィスワークに欠かせないワードとエクセルですが、プライベートでも家計簿やお手紙作成など、活用の場は広がります。しかし、これらのソフトを正規価格で購入しようとすると、それなりのお値段なので、なかなか思い切ることができません。そこで、手に入れたいのが無料のオフィスソフト、オープンソフトです。

少し前まではワードやエクセルといえばマイクロソフトの独壇場でしたが、現在は急速なスピードで無料のオフィスツールが広がっています。その中でも有名なのが「Apache OpenOffice」と「LibreOffice」です。

LiberOffice

「LibreOffice」はマイクロソフトとの操作性やデータの互換性をもっているため、マイクロソフトで作成したエクセルなどを読み書きできます。

ワードは「Writer」、エクセルは「Calc」という名称で用意されており、さらに、パワーポイントに代わるImpress」やお絵かきソフト「Draw」、データベースソフトの「Base」、数式エディタの「Math」と6つのソフトウェアが提供されています。

「LibreOffice」はApache OpenOfficeと機能はほぼ同じですが、更新頻度が高いので、機能追加やバグ修正の対応などが見込めます。どちらも日本語対応しているので、言語を気にせず利用できるのも魅力の一つです。

スマホのフリーソフトもおすすめ

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他にもスマホでエクセル並みの操作が行えるフリーソフトが続々とリリースされています。以下スマホで使えるフリーソフトについて紹介していきたいと思います。

セルロイドLITE

セルロイドLITEは無料なのに操作性が高く、使い勝手がよいので人気があります。コピペや行・列を挿入する際は、ワンタップでの操作が可能で、且つ関数まで用意されているのだから驚きです。SUMやMAX、MINなど、IFなどの関数を使用可能なため、集計や条件分岐も簡単に設定できます。

さらに、Wi-Fiを利用してCSVファイルのデータをやり取りするが可能できるため、PCでの作業内容をCSVファイルに落とし、それをスマホへ転送することができます。

CelLion

ライオンマークが目印のシンプル表計算CelLionですが、エクセルとの連携が可能で、こちらもCSV形式のファイルをメールで送付することができます。操作性にも優れており、文字の中央寄せや右・左寄せの機能、セル色の変更など、見た目にこだわったファイルの作成が可能となっています。

しかもオートセーブ機能搭載で、セーブし忘れでデータがなくなった、という事態を防ぐことができます。

どの表計算のスマホアプリもPCとの連動が前提となっているため、ファイルの持ち運びが可能で、通勤・通学時に自宅や会社で作成したファイルを手直ししたり、確認したりすることできます。

Polaris Office + PDF

一方ワードは、というと、「Polaris Office + PDF」が人気を博しており、PCで作った文書のレイアウトをそのままに、崩さず表示できます。PCからスマホの小さい画面になると、ただでさえ読み難いのに、レイアウトまで崩れてしまっては可読性が下がります。

また、大量の文章もスピーディーに処理するため、読み込みが早いことも強みです。クラウドとの連携が可能なので、CSVファイルを送受信せずに他の端末とのデータのやり取りを行えることもメリットです。

Microsoft Officeを無料で利用する

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Microsoft Officeを無料で利用するにはどうすればいいのでしょうか。仕事でワードやエクセルなどを使う人は、自宅でもOfficeが使えれば非常に便利になります。

ここでは、Microsoft Officeを無料で利用する方法をいくつか紹介していますので、一つひとつ見ていきましょう。そして、気になる利用方法があれば、早速使ってみましょう!

Office Online

Office OnlineはMicrosoft Officeが無料で提供するオンラインアプリケーションのことで、ワードやエクセルと高い互換性もあり、どこででも編集や共有などができます。いろいろなアプリケーションも使えるため、多くの人がOffice Onlineを利用しています。

ブラウザから無料ではいれる

Office OnlineはWEBブラウザ上で使用するアプリケーションのため、さまざまなデバイスから使うことができます。

インストール型であれば特定のパソコンでしか使えないケースがありますが、WEBブラウザ表示の場合はスマホやタブレット、知人や会社のパソコンなどからもワードやエクセル、パワーポイントなどにアクセスできます。Office Onlineであれば利用場所を選びません。

10種のアプリが使える

Office Onlineで使えるのはワードやエクセルなどの主要ソフトだけではありません。他にも、パワーポイントやOneNote、Sway、メール、連絡先、予定表、OneDrive、Docs.comの10種類のアプリケーションをすべて無料で使うことができます。

文書作成や表計算、資料作成だけでなく、クラウドストレージやメール、予定表などもあり、日常で使えるものも多くプライベートでも重宝します。

通常版より制限されている機能

Office Onlineは無料で使えるということもあり、通常版であるOfficeより機能が制限されています。たとえば、ワードであれば変更管理や図形の追加、テキストボックスの追加、ウィンドウの分割、マクロの記録や実行、文章校正などが使えないことです。

エクセルであれば、条件付き書式機能の追加やデータ入力規則機能の追加、使用できる表示モードの種類、マクロの実行などができません。他にも制限されている機能はありますが、「無料なので有料版よりは制限されている機能がある」ということは覚えておきましょう。

OfficeOnlineの注意点

OfficeOnlineは、無料な代わりに使用できる機能が制限されていることやグループウェアとしての機能は提供されていないなどの注意点があります。

また、OfficeOnlineを利用するには、Microsoftアカウントが必要になりますので、持っていない人は先にアカウントを作りましょう。そして、クラウドストレージのOneDriveで無料で使えるのは7GBまでです。

WordViewer

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MicrosoftではWordViewerというプログラムも提供しています。仕事やプライベートでワードを使う機会が多く「自宅のパソコンにはインストールしていないけど文書のチェックなどはしたい」という人におすすめです。

無料でWordのコピー、印刷が可能

WordViewerを使えば、無料でワード文書の表示や印刷することができ、ワードがインストールされていないパソコンでもいつでもワード文書を表示することが可能です。WordViewerを使用したい場合は、Microsoftのダウンロードセンターからダウンロードができます。

Microsoft Office Mobile

Microsoft Office Mobileは、タブレットやスマホ向けに特化したアプリケーションで、小さな画面でもタッチ操作で簡単に操作ができます。タブレットやスマホだけでなく、OneDriveに保存することでパソコンからも編集することが可能です。

Microsoft Office Mobileでは、ワード、エクセル、パワーポイントが利用できます。

完全無料のモデルデバイス版

無料で利用ができ、スマホやタブレット画面に最適化していますので、パソコンよりもスマホ・タブレット利用が多い方にはおすすめです。ただし、有料版(Office365)に比べると機能が制限されているため、フル機能を使うことはできません。

1ヶ月間の無料試用版

通常、有料のOffice365 Soloは1ヶ月間無料で使うこともできます。Windows・Macどちらでも利用ができますので状況によっては活用してみましょう。

少しでいいなら無料試用版で

「とりあえず、1週間だけ使いたい」など、少ししか利用予定がない人は無料試用版もおすすめです。ただし、その場合は2ヶ月目から自動課金されますので、無料試用期間の期限日を必ず確認しておきましょう。

サポートが充実しているのは有料ソフト

また、無料ではありませんが、製品版となるとサポート力に差が出てきます。ダブルピーエス オフィスはなんとマイクロソフトに次ぐ、世界第二位のシェアを誇っており、マイクロソフトで作成したファイルの閲覧・編集に加え、PDFファイル出力もできる優れものです。

この点だけを見ても無料版との差別化が明確ですが、価格は税込5800円からという安さにい驚きます。しかも、30日間は無料で試すことができるので、じっくり使ってみてから購入するかどうかを決めることができ、安心です。

まとめ

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今の時代は仕事でもプライベートでも多くの場合でパソコンを使用し、文書の作成からデータ管理まで簡単に行う事が出来ます。そのデータもUSBで持ち運べたり、メールに添付してやり取りが出来てしまいます。また、冒頭で述べたパワーポンイントも同じオフィスシリーズですが、こちらは文章と写真、グラフなどを作成するツールで、主に会議やプレゼンテーションで活躍します。

特にワードとエクセルは、仕事する上で今後も必須となるため、覚えておいて損はありません。それぞれのソフトを使用する上で、ワード派、エクセル派と実際は分かれる傾向ですが、どちらもメリットとデメリットはあるので、最終的には色々な技を習得して、自分に合ったスタイルで使用すると良いです。

また、オープンソフトやスマホのフリーソフトも充実していますので、誰でも自宅や外出中でもオフィスソフトの使用ができるようになりました。ぜひ使ってみてください。

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