WindowsLivemailに署名を入れる方法

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出典:Microsoft Windows Essentials

メールを送信するときに、自分の氏名、所属、連絡先などを添えるのは礼儀です。とはいってもいちいち追記するのは面倒です。

そんな時に便利なのが「署名(シグネチャ:signature)」です。一度設定しておけば、すべての送信メールに自動で追加されます。

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1.「署名」の作成

WindowsLivemailの「署名」作成画面でも署名を作成できますが、普段使い慣れたメモ帳や文書作成ソフトを利用して作成するほうが、楽です。

一般的な内容は「所属」、「名前」、「連絡先」などです。何か一言添えている人も少なくありません。

内容は、ビジネスユースなのか、プライベートで使うのかで変わってきます。

ビジネスに使うのであれば、正式な「所属」と「本名(またはビジネスネーム)」と「所在地と電話番号とビジネス用メールアドレス」などが必要になります。

プライベートなら「ブログやWebのURL」と「ネットで使っているハンドルネーム」と「SNSのアカウントやアドレス」が必要になります。

何種類か作成して、用途やメールアドレスによって使い分けるのもお勧めです。

電子メールは、今ではいろいろなデバイスで受信されます。例えば、従来型携帯電話(フィーチャーフォン、ガラパゴスケータイ、ガラケー)では、横幅が20文字以下という場合も考えられます。途中で改行が入るのは仕方がないとして、極端に見にくくなるのは避けたいものです。

2.署名の設定

署名が用意できたら、WindowsLivemailを起動して、「メール」画面にして、「ファイル」をクリックします。「オプション」を選択して「メール」をクリックします。

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「オプション」ウィンドウで「すべての送信メッセージに署名を追加する」にチェックを入れます。「返信と転送メッセージには署名を追加しない」は用途によってチェックします。

「署名」タブの「新規作成」ボタンをクリックします。「署名の編集」の「テキスト」を選択して、作成してある署名をコピーアンドペーストで貼り付けます。

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ここで新たに作成することも可能です。

複数の「署名」を指定する場合は、「名前の変更」ボタンをクリックしてわかりやすい名前に指定します。

メールアドレスごとに「署名」を指定する場合は「詳細設定」ボタンをクリックして、「署名の詳細設定」ウィンドウでアドレスを指定します。

3.電子署名について

電子メールは便利ですが、「from」フィールドを書き換えることで、簡単に差出人を偽造することが可能です。また、HTML形式のメールでは悪意のあるサイトへ誘導したり、悪意のあるファイルを添付したりすることも可能です。

つまり、電子メールで重要な内容を送付する場合に、通常の電子メールでは差出人を偽造することが可能です。

金融機関からのメールのように装って、悪意のあるメールを送り付けてくる輩は後を絶ちません。

いや。本当に金融機関から重要な内容をメールで知らせてくる場合もあるのです。

そんな時に、本当に金融機関からのメールを担保するために、電子署名や証明書付きのメールとしています。

電子署名は「署名」機能とは別の仕組みです。

電子署名付きのメールは、送信者本人から送信されたもので、改変されていない証です。

電子署名を添付するには、証明機関(シマンテック・ウェブサイトセキュリティ(旧日本ベリサイン)、thawte、GlobalSignなど)から証明書を取得します。

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出所:三菱東京UFJ銀行 デジタルID証明書

この「デジタルID証明書」をS/MIME対応の電子メールソフトに登録して、送信メッセージに「デジタル署名」を追加して送付します。

まとめ

受信者は、「デジタル署名」から、証明書を確認して、正規のメールであることを確認できます。

電子メールは便利ですが、万能ではありません。基本は人と人とのコミュニケーションです。

特定の相手とのメールでは、自分が何者かを名乗ることは常識です。また、多数の相手に重要事項を伝える場合には、差出人本人が差出人の責任において送った内容であることを証明することも大切です。

電子メールでも通常の対人関係と同様に、相手を尊重する気持ちを忘れないことが必要です。

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