パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技

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パワーポイントがどれだけ便利かご存知ですか?スムーズに資料作成などをするうえで役立つ技などは使えますか?今回は、パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技について紹介いたします。パワーポイントを始めて使われる方や、パワーポイントを使い始めて間もない方は、ぜひ参考にご覧ください!

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パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技

ここでは、パワーポイントを便利に使っていくことができる使い方と基本的な技を紹介いたします。

スライドショー

パワーポイントでは、スライドショーを作成することができます。仕事のプレゼン用として、イベント時などの発表用としてなど、幅広い用途で使うことができます。スライドショーをおこないたい場合は、「ファイル」の「スライドショー」タブに、「最初から」「現在のスライドから」「ブロードキャストスライドショー」「目的別スライドショー」とありますので、該当するものを選択すると、作成した資料などをスライドショーで閲覧することができます。

「最初から」は、資料のスタートページからスライドショーを表示し、「現在のスライドから」は、開いているページからスライドショーを始めます。「ブロードキャストスライドショー」は、ブラウザに表示し多くの人に共有することができます。「目的別スライドショー」は、目的や用途に合わせて枚数を変えたスライドショーを流すことができます。

グラフ挿入

パワーポイントでは、グラフを挿入した分かりやすい資料を作成することができます。グラフを作成する場合は、「挿入」を選択して、「グラフ」をクリックします。グラフをクリックすることで、多くのグラフのジャンルとアイコンが表示されますので、「縦棒」「折れ線」「円」「横棒」「面」など、希望のジャンルを選択したうえでアイコンをクリックします。Excelのデータを元にグラフで表すことができるので、非常に分かりやすい資料が出来あがります。

アニメーション

パワーポイントには、アニメーション効果を付けることができます。アニメーションが付くことにより、見ている人がより注目する資料を作成することができます。アニメーションタブから希望のアニメーションの種類を選択するだけで、簡単にアニメーション効果を付けることができます。

動画・音楽を貼り付ける

パワーポイントには、グラフや表だけでなく、動画や音声、音楽などを埋め込むこともできます。動画や音楽などを埋め込むことにより、プレゼンテーションなど以外でも、イベント時の発表資料などとして使うことができます。エンターテイメント性の高い資料を作成できるようになります。

縦と横のスライドを混ぜ合わせる

パワーポイントでは、横向きのスライドが主ですが、縦向きのスライドを入れることもできます。縦向きのスライドを入れるには、「ファイル」のメニューから「ページ設定」を選択します。「ページ設定」画面が表示されますので、「スライド」部分を「縦」を選びます。これにより、横向きメインのスライドの中に、縦向きのスライドを入れることができます。

ファイルサイズを小さくする

パワーポイントは、どうしても多くの画像など貼り付けてしまいますので、ファイルサイズが大きくなってしまいます。ファイルサイズが大きくなると動作が重くなったり、パソコンなどの空き容量が小さくなってしまいます。

ファイルサイズが大きくなりそうな場合は、「ファイル」から「情報」を選択することで、ファイルサイズを確認することができます。確認したうえでファイルサイズが大きい場合は、サイズを小さくしましょう。サイズを変更したい画像を選択し、「図ツール」の「書式タブ」のなかの「図の圧縮」を選択し変更します。

ショートカットキー

スライドショー中に、ショートカットキーを使うことで、素早くページ操作することができます。前のページに戻りたい場合は「BackSpace」を押し、次のページに進める場合は「Enter」もしくは「スペースキー」を押します。

前後のページではなく、特定のページへ移動したい場合は「Enter」+「移動したいページ」を押せば、移動したいページに瞬時に移動できます。また、ページ移動のときだけでなく、スライドショー作成のときにショートカットキーを使うこともできます。検索や置換をしたい場合は「Ctrl」+「Shift」+「N」で、新しいスライドを作成したい場合は「Ctrl」+「M」、スライドショーのプレビューを見る場合は「Shift」+「F5」を押します。

「Ctrl」+「>」を押すとフォントサイズを大きくし、「Ctrl」+「<」を押すとフォントサイズを小さくします。その他にも、「Ctrl」+「O」でプレゼンテーションを開き、「Ctrl」+「W」でプレゼンテーションを閉じることができます。

パスワードを設定する

パワーポイントもエクセルやワード同様に、パスワードをかけることができます。大切な資料や個人情報が入るような資料はセキュリティのためにパスワードをかけるようにしましょう。

パスワードをかける場合は、「名前を付けて保存」画面で、「ツール」のなかから「全般オプション」を選択します。「全般オプション」画面が表示されますので、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」に目的に応じてパスワードを入力します。これにより、パワーポイントファイルにパスワードを設定することができます。

パワーポイントをPDFに変換する

パワーポイントを簡単にPDFに変換することができます。「ファイル」を開き「名前を付けて保存」をクリックします。「名前を付けて保存」画面が表示されたら、「ファイルの種類」を「PDF」に変更し、最適化の種類を選択したうえで、「発行後にファイルを開く」にチェックを入れ「保存」をクリックして完了します。アイコンもパワーポイントからPDFに変わります。

パワーポイントのノートを印刷する

パワーポイントを印刷する場合に、ノートペインも一緒に印刷することができます。ノートペインを印刷することで、プレゼン用の補足資料として使うことができます。ノートペインも印刷する場合は、ファイルを開き、「印刷」を選択します。「設定」で「フルサイズのスライド」を選択し、レイアウトでは「ノート」を選択します。これにより、スライドとノートが1枚のページとして印刷されます。

パワーポイントの余白を狭くして印刷する

パワーポイントの予約を狭くする場合は、「デザイン」タブを選択して、「ページ設定」を開きます。「ページ設定」画面が表示されると、「スライドのサイズ指定」をA4210×297mmに変更して「OK」をクリックします。

これにより、印刷の際の余白を狭めることができます。さらに予約を狭めたい場合は、「デザイン」タブから「ページ設定」を開き、「ページ設定」画面で「幅」と「高さ」の数値を変更します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技について紹介いたしました。パワーポイントを使うことで、簡単にプレゼンテーション用の資料を作成することができます。

エクセルで作成した表やグラフなどを挿入したり、動画や音声、音楽を埋め込んだりすることができ、アニメーションも付けることができます。パワーポイントを使えば、お店のPOPや、イベントでのおもしろ資料など、何でも作ることができます。これからパワーポイントを使われる方は、ぜひ参考にしてみてください!

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