パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技

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ビジネスマンのみならず、言わずと知れた「パワーポイント」。

どれだけの機能が備わっていて、なにが便利なのかご存知でしょうか?スムーズに資料作成などをするうえで「役立つ技」などは使えますか?

資料作成において一番大切なのは、素早く作りたいものを作り上げるという意識です。
今回はそのベースとなるような、パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技について紹介いたします。

パワーポイントを始めて使われる方や、パワーポイントを使い始めて間もない方は、ぜひ参考にご覧ください!

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パワーポイントを触りはじめるまえに・・・

「よしっ!まっさらなキャンバスからパワーポイントを作り上げるぞ~!」

もし、いきなりその様に意気込み、こちらのページをご覧になっていらしたら一度、落ち着いてください。
以下の基本技も非常に大切なのですが、もっと大切なことがあります。

今回作る資料は、何のために作成していますか?
資料の全体像は「具体化」されているのでしょうか?

すなわち、頭の中にあるイメージをパワーポイントにダイレクトに起こそうとされているのでしたら、おやめください。NGです。

おすすめするのは、
①まず、何のための資料を作成するのかを紙面に明確に言葉で手書きしていく(課題の深堀)
②作りたいパワーポイントを一度、手描きですべて紙面に書いていく(イメージの具体化)

の2工程をパワーポイント作成の前に入れることです。

というのも、人間は頭の中でイメージできているようで実は大枠しか考えれておらず、いざパソコンの前で作業を開始すると「あれ?」と行き詰ってしまいフリーズしてしまうことが多いためです。
その様な状況を避けるためにも、まずは「紙に書いてみる」ことを一度行い細部に至るまで具体化して、その具体化の作業過程の中で「パワーポイントでこういう機能があるのではないか?」と連想してから実際の作業に移ることで、本当に作りたいパワーポイントを効率よく作成していくことが実現されます。
そうすることで今回記事に書いている便利な使い方、おすすめ基本技をさらにいかせると思います。

それでは、本題に入りましょう。

パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技

ここでは、パワーポイントを便利に使っていくことができる使い方と基本的な技を紹介いたします。

効果的な見せ方をするには?

スライドショー

パワーポイントでは、スライドショーを作成することができます。
スライドショーとは、一枚一枚作成したスライドを順番に表示(映し出し)していくことであり、主には仕事のプレゼン用として、イベント時などの発表用としてなど、幅広い用途で使うことができます。
スライドショーをおこないたい場合は、「ファイル」の「スライドショー」タブに、「最初から」「現在のスライドから」「ブロードキャストスライドショー」「目的別スライドショー」とありますので、該当するものを選択すると、作成した資料などをスライドショーで閲覧することができます。

「最初から」は、資料のスタートページからスライドショーを表示し、「現在のスライドから」は、開いているページからスライドショーを始めます。
若干の応用になりますが、「ブロードキャストスライドショー」は、ブラウザに表示し多くの人に共有することができます。「目的別スライドショー」は、目的や用途に合わせて枚数を変えたスライドショーを流すことができます。

一言にスライドショーといっても、いくつもの「見せ方」がありますので、状況に応じて使い分けていきましょう。

グラフ挿入

パワーポイントでは、グラフを挿入した分かりやすい資料を作成することができます。
グラフを使用する意図としては、視覚的に数値などの情報の変化を示すことができるため、例えば直近20年間の人口の推移や、企業などでは損益の推移などを示すことで課題などを明確に訴えかけることができます。

グラフを作成する場合は、「挿入」を選択して、「グラフ」をクリックします。グラフをクリックすることで、多くのグラフのジャンルとアイコンが表示されますので、「縦棒」「折れ線」「円」「横棒」「面」など、希望のジャンルを選択したうえでアイコンをクリックします。Excelのデータを元にグラフで表すことができるので、非常に分かりやすい資料が出来あがります。

アニメーション

パワーポイントには、アニメーション効果を付けることができます。具体的には、挿入した図や文字などオブジェクトと捉えることが可能なものに対して、スライド上を動き回らせたり、スライドのページを切り替える際にまるで絵本を読んでるようなページ送りの視覚効果を付けることができるのです。
利点としては、アニメーションが付くことにより、見ている人がより注目する資料を作成することができます。アニメーションタブから希望のアニメーションの種類を選択するだけで、簡単にアニメーション効果を付けることができます。

一方で注意したい点は、アニメーションの付け過ぎです。
一言進むごとに何かがスライド上で動いている状態だと、見ている人は話を聞けばいいのか、スライドのアニメーションの動きをずっと見ていればいいのか混乱してしまい、肝心の伝えたいことが伝わらなくなってしまいます。ぜひ、パワーポイントを作成する過程で、スライドショーを何度も繰り返して過度なアニメーションになっていないかを確認しましょう。

動画・音楽を貼り付ける

パワーポイントには、グラフや表だけでなく、動画や音声、音楽などを埋め込むこともできます。
動画や音楽などを埋め込むことにより、プレゼンテーションなど以外でも、イベント時の発表資料などとして使うことができます。エンターテイメント性の高い資料を作成できるようになります。

しかし、当然ですがそのようなデータを盛り込んだファイルはファイルサイズが大きくなり、本番でパソコンがフリーズしてしまうことも想定されます。
本番環境で動かしてみて、止まってしまわないかをしっかりと確認して、もし可能であれば、本番では予備のパソコンも用意しておくと大変良いでしょう。

さらに加えて、動画・音楽のデータが大きいとパワーポイントのファイルとは別にファイルを用意しておく必要があるケースもあります。
ですので、ファイルが完成したら一度、別の環境へパワーポイントファイルを移動してみてスライドショーで挙動を試してみましょう。

縦と横のスライドを混ぜ合わせる

パワーポイントでは、横向きのスライドが主ですが、縦向きのスライドを入れることもできます。縦向きのスライドを入れるには、「ファイル」のメニューから「ページ設定」を選択します。「ページ設定」画面が表示されますので、「スライド」部分を「縦」を選びます。
これにより、横向きメインのスライドの中に、縦向きのスライドを入れることができます。

一段階上のテクニックを目指して

ファイルサイズを小さくする

パワーポイントは、どうしても多くの画像など貼り付けてしまいますので、ファイルサイズが大きくなってしまいます。
ファイルサイズが大きくなると動作が重くなったり、パソコンなどの空き容量が小さくなってしまいます。最悪、パソコンがフリーズしてしまってプレゼンが中断してしまうということも起こりえます。

では、画像などを入れることをあきらめないといけないのでしょうか?

ファイルサイズが大きくなりそうな場合は、「ファイル」から「情報」を選択することで、ファイルサイズを確認することができます。確認したうえでファイルサイズが大きい場合は、サイズを小さくしましょう。サイズを変更したい画像を選択し、「図ツール」の「書式タブ」のなかの「図の圧縮」を選択し変更します。

ショートカットキーを使ってスピードを上げる

スライドショー中に、ショートカットキーを使うことで、素早くページ操作することができます。前のページに戻りたい場合は「BackSpace」を押し、次のページに進める場合は「Enter」もしくは「スペースキー」を押します。

前後のページではなく、特定のページへ移動したい場合は「Enter」+「移動したいページ」を押せば、移動したいページに瞬時に移動できます。また、ページ移動のときだけでなく、スライドショー作成のときにショートカットキーを使うこともできます。検索や置換をしたい場合は「Ctrl」+「Shift」+「N」で、新しいスライドを作成したい場合は「Ctrl」+「M」、スライドショーのプレビューを見る場合は「Shift」+「F5」を押します。

「Ctrl」+「>」を押すとフォントサイズを大きくし、「Ctrl」+「<」を押すとフォントサイズを小さくします。その他にも、「Ctrl」+「O」でプレゼンテーションを開き、「Ctrl」+「W」でプレゼンテーションを閉じることができます。

パスワードを設定してファイルのセキュリティ対策

パワーポイントもエクセルやワード同様に、パスワードをかけることができます。大切な資料や個人情報が入るような資料はセキュリティのためにパスワードをかけるようにしましょう。

パスワードをかける場合は、「名前を付けて保存」画面で、「ツール」のなかから「全般オプション」を選択します。「全般オプション」画面が表示されますので、「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」に目的に応じてパスワードを入力します。これにより、パワーポイントファイルにパスワードを設定することができます。

パワーポイントをPDFに変換する

パワーポイントを簡単にPDFに変換することができます。
「ファイル」を開き「名前を付けて保存」をクリックします。「名前を付けて保存」画面が表示されたら、「ファイルの種類」を「PDF」に変更し、最適化の種類を選択したうえで、「発行後にファイルを開く」にチェックを入れ「保存」をクリックして完了します。アイコンもパワーポイントからPDFに変わります。

最近では、スマホで資料を確認することも一般的になってきています。そういった時に、パワーポイントのファイル形式は書式などがおかしくなってしまうことが多いですが、PDFファイルにすることである程度は軽減されることがあります。
その様なケースを想定して、PDFファイルに変換したファイルも用意しておくとよいでしょう。

パワーポイントのノートを印刷する

パワーポイントを印刷する場合に、ノートペインも一緒に印刷することができます。ノートペインを印刷することで、プレゼン用の補足資料として使うことができます。ノートペインも印刷する場合は、ファイルを開き、「印刷」を選択します。「設定」で「フルサイズのスライド」を選択し、レイアウトでは「ノート」を選択します。これにより、スライドとノートが1枚のページとして印刷されます。

パワーポイントの余白を狭くして印刷する

デフォルトのパワーポイントの印刷設定は、余白が広めにとられています。
ですので、印刷した際に余白が想定以上に広くなってしまい、肝心のスライドが小さくなって文字がみにくくなってしまった・・・ということが起こりがちです。

パワーポイントの余白を狭くする場合は、「デザイン」タブを選択して、「ページ設定」を開きます。「ページ設定」画面が表示されると、「スライドのサイズ指定」をA4210×297mmに変更して「OK」をクリックします。

これにより、印刷の際の余白を狭めることができます。さらに予約を狭めたい場合は、「デザイン」タブから「ページ設定」を開き、「ページ設定」画面で「幅」と「高さ」の数値を変更します。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は、パワーポイントの便利な使い方とおすすめ基本技について紹介いたしました。パワーポイントを使うことで、簡単にプレゼンテーション用の資料を作成することができます。

エクセルで作成した表やグラフなどを挿入したり、動画や音声、音楽を埋め込んだりすることができ、アニメーションも付けることができます。パワーポイントを使えば、お店のPOPや、イベントでのおもしろ資料など、何でも作ることができます。これからパワーポイントを使われる方は、ぜひ参考にしてみてください!

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