パワーポイントのテンプレートを有効活用する方法

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パワーポイントはプレゼンテーションを行うためのソフトです。ビジネスではよく利用されているもので、資料の作成に使用をして成果を報告する、研究結果を発表するといったことに利用することができます。
ビジネスシーンでは企画提案を行う場合に使用することが多く、新しい商品の発表や売り上げなどの結果資料を作成してプレゼンテーションを行うことができます。

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パワーポイントの便利な機能

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資料の作成はスライドに文字を入力したり画像、図形などを貼り付けて作成をすることになります。背景などを付けて色も選ぶことができるために、自分が思い描いている資料を作ることも可能です。
しかし何もないところから作成をする場合はなかなかうまく作ることができないこともあります。パワーポイントはこのような場合にテンプレートを利用するというとても便利な機能があるのです。

テンプレートの活用

使い方は比較的簡単なのですが、汎用性が高いためどのような資料を作成して良いのか悩んでしまうことがあります。

そのような時に利用したいのがテンプレートなのです。
数々のひな形を利用することができるだけでなくテンプレートを作成して保存することもできるのです。

テンプレートというのはあらかじめスライドに背景や配色、フォントなどが設定されているひな形で、ここに文字などを入れて作成することで簡単に見栄えの良い資料を作成することができるというものです。
中にはアニメーションを使って動きのある資料を作成することもできるようになるのです。パワーポイントは他にも便利な機能として、エクセルなどと連携することができるのです。
それはデータやグラフの作成に優れている表計算ソフトのエクセルで作成してものをスライドに表示させるというものです。例えば売り上げの推移などのデータからグラフを作成して、そのグラフをパワーポイントに貼り付けて表示するのです。

グラフを貼り付けるだけでなく、その内容に対する今後の取り組みといったことも文字だけでなく図や画像を使って現すことができ、売り上げ報告のプレゼンテーションをより分かりやすくインパクトのある内容で発表することができます。
プレゼンテーションの資料として印刷して渡すということだけでなく、画面やプロジェクターに映し出してプレゼンテーションすることができるのもパワーポイントの特徴です。スライドを画面いっぱいに映し出すことができることと、操作もスライドを一枚ずつめくっていくような感覚で見せることができ、ひとつ一つの画像単位で変化を出して表現させていくこともできます。

スライドや画像といった単位で表示することができるためにプレゼンテーションとして扱いやすいソフトになっているのです。
またスライドには文字や図だけでなく、音声や動画を取り入れることができます。アニメーションを使用して表現するだけでなくバックミュージックなどを流しながらより特徴的なプレゼンテーションを行うこともできるのです。

テンプレートを活用した資料作りに仕方

一見難しそうに見えるパワーポイントですが、色々な便利機能を使えばとっても簡単にプレゼン資料やマニュアルを作ることができます。今回は、テンプレートを使ったプレゼンテーションの作り方を紹介いたします。

手順①オンライン無料テンプレートで好きなテンプレートを選びましょう。

まずはパワーポイントを開いてみましょう。オンラインテンプレートとテーマの検索ができる検索窓が開き、お勧めのテンプレートが数多く出てきたと思います。プレゼンテーションは特にプロジェクターなどを使用して、大画面での説明などが主流となりますので、その華やかさもとても大事になります。無理に白紙に作りこむより、華やかな無料テンプレートを使うといち早く時間が短縮でき、自分のプレゼンイメージに合ったプレゼンテーションが簡単に作ることができます。
気に入ったテンプレートをクリックすると、テンプレートの全貌が確認でき、右下の作成ボタンを押すことで制作画面が開かれます。

手順②タイトルや文章を入れましょう。

ほとんどのテンプレートは「タイトル」と書かれている場合が多く、その部分をダブルクリックするとタイトルのテキスト部分が反映され、タイトルを変更することができます。テンプレートを使わず、タイトルや説明文を入れたい場合は【ファイル画面】→【図形】→【テキストボックス】を選らんで画面上に左クリックしたままドラッグすると、空のテキストボックス画面が表示されます。その中にカーソルが点滅するので、文字を入力してください。

手順③スマートアートや図形を挿入しましょう。

今時のプレゼンに必ず必要なのが図形やスマートアート。
一番上のメニューバーの【挿入】ボタンを押すと【図形】と【スマートアート】が出てきます。まずは【図形】をクリックします。好きな形を選んでクリックしたら、画面上にカーソルを持っていき、左クリックしたまま画面上でカーソルをスライドさせます。図形が描かれましたね?スマートアートも同様、【スマートアート】をクリックして、好きな図形を選んで【OK】ボタンを押します。
図形とは違い、【OK】ボタンを押すと次にはすぐに、スマートアート内の図形が表示されます。図形の大きさは、範囲表示されている角を左クリックを押したまま、スライドさせると自由に縮小拡大することができます。

手順テ④ページができてきました!画面切り替えに各アニメーションを使いましょう。

画面左側には制作されたスライドページが上から制作された順に表示されています。画面切り替え時、アニメーションを加えたいページをクリックします。一番上のツールバーの【画面切り替え】をクリックすると、その下に切り替え時のアニメーションが多数横並びに出てきます。好きなアニメーションをクリックすると、実際の動きが画面上でプレビューされます。
好きなアニメーションを選んだら、切り替えアニメーションが横並びに出ている一番右側の、【画面切り替えのタイミング】を確認します。クリック時にアニメーションを発生させたい場合は、【クリック時】にチェックマークを、自動的に切り替えたい場合は、【自動的に切り替え】にチェックを入れて、自分が切り替えたい時間を入力してください。

テ⑤実際にスライドショーを動かしてみましょう。

以上の作り方を重ねてスライドが仕上がったら、スライドを実際に動かしてテストしてみます。一番上のメニューバーの【スライドショー】をクリックします。メニューバーのすぐ下に【最初から】というボタンがあるので、クリックします。全画面に今まで制作してきたスライドが次々に動き出します。ページを戻したり次のページに行きたい場合は、画面左下にある操作メニューで操作してください。スライドショーもここで終了することができます。

必ず最後は【ファイル】→【名前を付けて保存】することを忘れずに、スライドショー制作を楽しんでください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。テンプレートを活用すればわかりやすい資料作りができることが分かってもらえたのではないでしょうか。

本記事を参考にテンプレートを活用していきましょう。

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