パワーポイントのデザイン・スライドショーを上手にしよう

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社会人になると、社内の会議や取引先など様々な場でプレゼンの機会があると思います。

その際、より見やすく伝わりやすいプレゼンをしたいですよね。

今回はスライドのデザインやスライドショーの使い方をレクチャーします。

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パワーポイントの上手なデザインの作り方

はじめに

パワーポイントは、とりあえず文字で適当に埋めるだけでももちろんプレゼン資料は作れます。

ごく簡単な、しかも内輪だけで使うような資料であれば、あたかもワードファイルであるかのようにパワーポイントで資料を作成するというのも、手っ取り早いという意味ではよいかもしれません。

しかし、プレゼンの対象が広くなってきたり、あるいは単に内輪の簡単な発表ではなく重要なプレゼン、上司や部門外、さらには会社を超えて顧客にプレゼンをするというようなことになればなるほど、デザインというのは訴求力を高める上で非常に重要です。

単にワードのように文章が列記されていて、特にデザインのことを何も意識されていない表やグラフが入っているプレゼン資料と、しっかりと見せる、理解してもらう、印象づけることを意識してデザインされたプレゼン資料とでは、たとえ内容的には同じことを言っているとしても出来映えは格段に違うものになってくるのです。

そのための留意点というのはいろいろありますが、ここでは基本的な考え方を紹介しましょう。

もちろんここにあることが全てではありませんし、ここに書いたことが当てはまらないケースもあるでしょう。

基本を押さえたうえでより訴求力のあるプレゼン資料作りができるようになれば本物ですが、基本すら分からない、意識しないままに作っている人があまりにも多いのが実情なのです。

統一感を作ろう

まずは全体的な統一感を図りましょう。

一つは色です。色の使い方に一貫性、統一性があると、見ていて分かりやすく、安心感のある資料になります。

逆に、ページごとに思いつきでいろいろな色を使っては、まとまりのない資料に見えてしまいます。

スライドの背景に使う色、強調したいところに使う色、逆に特に目立たせる必要のないところに使う色というのを統一しましょう。

背景や目立たせる必要のないところには白やグレー系などの薄めの色を使うのが常識です。逆に強調したいところは赤や青などのはっきりした色を使いますが、あまりにそのような色が多いと疲れてきますので、注意は必要です。

色の次はフォントです。

これは、和文であればゴシック体、英文であればサンセリフ体が良いと言われています。

明朝体やセリフ体はワードなど長い文章を読むためには良いフォントなのですが、プレゼンスライドは基本的に長い文章を読ませようとして作成してはいけません。

短い単語、フレーズを主体とし、読ませるというよりもまず目に飛び込ませることが重要です。そのためには明朝体はセリフ体ではなくゴシック体やサンセリフ体が適当なのです。

見せることを意識しよう

上に書いたことと一部重複しますが、プレゼンスライドは基本的に長い文章を入れるのは不適切です。

単語、フレーズを主体とし、どうしてもある程度の文章になってしまうような場合でも、せめて2, 3行までにするのがよいでしょう。

そしてその場合でも箇条書きにするなど、できるだけ見やすくすることが大事です。とにかく、読ませるのではなく見せるということを意識して下さい。そのためには余白を十分に取ることも大事です。

見せるということで言えば、箇条書きと並んで重要なツールが表やグラフです。

これらはある程度複雑な内容でも視覚的に分かりやすく見せることができるからです。

ですが、ただ単に表やグラフを入れればよいというものではありません。

表やグラフであってもやはり見やすいもの、瞬時に理解しやすいものというのは存在します。別に難しいことではありません。

色の使い方、フォントの使い方をここでも工夫すればよいのです。重要性の低いところにはあまり目だたない色を、重要性の高いところに目立つ色を入れるなどするだけで大きく見栄えは違ってきます。

パワーポイントの基本的なスライドショーの使い方

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スライドショーとは

パワーポイントの出来上がったスライドにアニメーションや画面切り替えアニメーションを付けたら、ここからはスライドショーで確認と設定が一番肝心なキーとなってきます。

スライドショーとは、プレゼンテーションなどでプロジェクター等を使って、説明を受けたい相手側にプレゼンをする際、簡単に各スライドのページ送りをする機能です。

一概にページ切り替え機能と言っても、例えば時間をはかって自動的にページ送りをしたい人や、自分のタイミングでクリック時にアクションを起こしたい人、一度説明したページにまた再び戻り、関連付けたい説明に使いたい人、使い用途は様々と言えます。

この機能は非常に詳細に設定することが可能な機能で、この機能をしっかりと使いこなすことで、より明確化したわかり易いプレゼンテーションに生まれ変わることができます。

スライドショーの使い方

一見複雑に見えますが、基本的な使い方はとても簡単、スライドテストしたい方はまず、メニューバーから【スライドショー】をクリックします。

ツールバーの下に、様々な機能が表示されます。まずは一番左側にある【最初から】というボタンをクリックしてください。

今までアニメーションやページアニメーションを付けたページが出てきましたね?

クリックするとページが変わる、又は自動的にページが切り替わっていっているはずです。

ではこのスライドショー、どうやって前のページに戻ったり、終了したりすることができるのでしょうか?

フルスクリーンで表示されている、左下にカーソルを持って行ってください。プレーヤー表示がされています。

このプレーヤーは【前に戻るボタン】、【次のページに行くボタン】、【レーザーポインタボタン】、【全ページ一括表示ボタン】、【ズームボタン】、【スライドメニューボタン】で構成されています。

戻る、次に行くボタンでページ操作をし、終了時には【スライドメニュー】ボタン内の【スライドショーの終了】にてショーを終わらせることができます。

ショー機能は【最初から】ボタンで、一番最初からのスライドを確認することができますが、めんどうくさい方は【現在のスライドから】ボタンで、確認したい箇所から始めることも可能です。

ページ切り替え機能

さて、ここからは先ほど記述した様々な用途に簡単に答える、ページ切り替え機能を使いこなしていきます。

メニューバーの中に【スライドショーの設定】というボタンがあります。ここをクリックします。

ここでは発表者として自分が使用するのか、出席者として閲覧するのかで、表示モードを切り替えることができます。

その下にはオプションが用意され、事細かなショーの詳細設定が用意されています。

このショーをエスケープキーで発表者は止めるまで回し続ける場合は、【ESCキーが押されるまで繰り返す】にチェックを入れてください。

あとはナレーションをつけるのかつけないのか、レーザーポインタやペンの色まで選ぶことができます。

その右横に【スライドの表示設定】が掲載されています。

中には全てのスライドではなく、ピンポイントでプレゼンしたい方もいるでしょう。その場合は【スライド指定】にてページ設定を行ってください。

その下のスライドの切替もクリック時なのか、保存済のタイミングなのかで選ぶことができます。

最近の機能

先ほどはプレゼンテーションにおいて、プロジェクターの使用を書きましたが、近年は会場を借り上げてプレゼンする方法だけではなく、【オンラインプレゼンテーション】という機能も使われています。

個々に他にユーザーがWEBブラウザ内で、閲覧できる無料公開サービスなども非常に便利に使われています。コンテンツダウンロードなどもできる、優秀な機能ですので、マイクロソフトアカウントをお持ちの方は是非、登録して使用してみてください。

最後に

いかがでしたでしょうか。

是非、読者の皆さんがプレゼンテーションをする際の参考にしてみてください。

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