PowerPointの魅力と効果的なプレゼンテーションの基本

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マイクロソフトの PowerPointはプレゼンテーションを行うのに非常に便利なソフトウェアとして多くの人に利用されています。平均的な性能を持つパソコンで十分に使いこなすことができますし、様々な目的で利用することができる応用の幅の広いソフトウェアとして人気が高いのです。この記事ではPowerPointの魅力とそれを用いた魅力的なプレゼンテーションの基本についてご紹介したいと思います。

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PowerPoint の魅力

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マイクロソフトのPowerPointは単純にパワーポイントと表現されることもありますが、基本的には同じソフトウェアです。1枚1枚スライドを作成して印刷することによりプレゼンテーションの資料にすることもできますし、そのまま投影させてみてもらいながらプレゼンをするのにも便利なアニメーションや動画などを素材として使うこともできるという特徴を持っています。非常に応用の幅が広いソフトウェアとして幅広い活用が期待されます。以下PowerPointの魅力を紹介していきたいと思います。

1.シンプルで分かりやすい

一般企業ではプレゼン資料を作成するために利用されることが多いです。ワードやExcelなどでつくることもできますが、パワーポイントを活用して作ることによりシンプルで分かりやすい資料作りに努めることができます。

このソフトウェアの仕組みを紙芝居に例える人が少なくありませんが、限られた紙面でわかりやすく表現するために工夫をすることがこのソフトウェアの特徴であるといえます。細かな事を敷き詰めて丁寧に説明するのではなく、少ない文字数で必要なことを相手に伝えるためのプレゼンテーションに役立てることができます。

2.インパクトのある形で伝えることができる

学術的な目的で利用されるケースます非常に多く存在しています。大多数に対してわかりやすく説明をする際に資料を作ると言う事はどのような分野でも行われます。その中には興味関心を持っている人もいればそうでない人もいます。どのような人に対しても伝えたい情報をインパクトのある形で伝えるための工夫がしやすいのもパワーポイントの特徴の1つです。

印刷してしまうと単なる紙面となりますが、印刷せずにプロジェクターに投影させるなどの方法を使えば動く紙芝居のように見る人の注目を集めることができるのです。研究報告の中には画像や動画等を織り交ぜた方が相手に伝わりやすい情報もありますが、そのような情報を盛り込むことが出来るのもこのソフトウェアの特徴であるといえます。印刷してしまうとその価値が半減してしまいますが、目の前でプレゼンテーションをするのには非常に便利な仕組みとなっています。

マイクロソフトの他ソフトウェアのものと連携可能

このソフトウェアで利用することができる素材はマイクロソフトの様々なソフトウェアで取り扱えるものと同じです。もしも資料の中にグラフを作りたいのであればExcelで加工するのが良いでしょう。マイクロソフトの他のソフトウェアで利用したものをそのままコピー貼り付けをすることが出来るのもパワーポイントが便利であると評価される理由の1つなのです。

また、このパワーポイントで使うことのできる様々な素材は自分で作り出すこともできますが、インターネット上の素材を活用して作ることもできます。様々な目的で利用することができるイラストや図表などを活用して分かりやすい資料作りをするのはこのソフト屋の有効な活用法の1つです。

ビジネス目的でも無料で利用することができる資料と言うものがたくさんありますので、そのようなものを活用して相手に魅力を伝えやすいプレゼンテーション資料を作るのがオススメできる活用法であるといえます。

魅力的なプレゼンテーションの基本

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文字は少なめに

まず、プレゼンの基礎ですが、スライドはあまり文字で一杯にしてはいけません。文字の大きさはケースバイケースですのであまりフォントの大きさで示すことは適切ではないかもしれませんが、考え方として、文章をしっかりと左から右に読ませるというのは止めて、単語やフレーズを見せて目に飛び込ませるということをイメージすると良いでしょう。

別に文章を書いては決していけないとは言いませんが、それでも長くても2, 3行程度までとし、文中で強調したい単語やフレーズは色を変えるなどの対応をしておくことです。

色の使い方を覚える

色の使い方一つにしても、説得力の高い、プレゼンを視聴していて疲れず、かつ印象も良いスライドを自分で作れる人は少ないのです。話し出すと長くなるかもしれませんが、端的には、強調したいところは赤や青などの目立つ色にします。これは誰でも分かることでしょうが、ここから先は意外とそうでもありません。

逆に、あまり重要でない要素はグレーなど目立たない色にします。さらに、あまりにも多種の、目立つ色ばかりでカラフルに仕上げないようにします。いくら強調したい箇所であっても、こっちは赤、これは青、また次は黄というようにカラフルなスライドにすると、見るほうは疲れてきてしまいます。統一感のないプレゼンに見えてしまうのです。

強調する色を使うのは構いませんが、円グラフなど特別なものを除けばせいぜい2, 3種類までとし、また同じような意図のところは同系統の色、例えば青と水色を使うなどすれば自然に理解が進むことになります。

グラフや表を用いる

プレゼンを効果的に行うにはグラフや表をうまく利用することも重要です。これも、ただ使えばよいというものではありません。内容に応じた適切なグラフや表を使う必要があります。

テンプレートの有効活用

PowerPointで資料を作成する際に効果的なテンプレートを利用することでその見栄えを効果的にできるほか、入力を簡単にできるというメリットがあります。しかし、ソフトウェアに予め入っているテンプレートは余り魅力的なものが少ないため、殆ど使用されないことも少なくありません。この際に効果的に利用したいのが無料のテンプレートです。

プレゼンテーションにおいてはどれだけ相手の目を資料に引き付けるかが大きなポイントになります。その為には、興味を引き付ける背景やデザインを利用することが非常に効果的です。テンプレートはその意味では色彩やレイアウトを効果的に設定することで見る側の興味を引き付けるとともに、資料全体に統一感を与える効果もあり、非常に便利なものとなっています。

最近では、テンプレートを使用していないプレゼンテーション資料は殆ど見る機会が無いと言うほど普及しています。しかもその殆どが無料で入手できる物となっており、利用することでプレゼンテーションの効果を高める物が揃っているのです。

まとめ

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一般企業ではプレゼン資料を作成するために利用されることが多いです。WordやExcelなどでつくることもできますが、PowerPointを活用して作ることによりシンプルで分かりやすい資料作りに努めることができます。

PowerPointは有料のソフトウェアですが、その機能をより効果的に利用する為の無償のツールは多数出回っています。これらを効率的に利用することでより高い効果を発揮できるほか、その機能をより便利に利用することができます。その為、積極的に利用することが大切です。

是非みなさんも使ってみてください。

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