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OneDriveを有効活用するには?ファイルを共有する際の注意点3つ

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ファイルを仲間と共有する方法

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ファイルを仲間と共有する方法は簡単です。ここでは、OneDriveでグループを作成して、グループ内でファイルを共有するための方法について見ていきましょう。

グループを作成してアップロードする

OneDriveに保存したファイルを仲間と共有したい場合は、次の手順でおこないます。まずは、共有するグループを作ることから始めます。

  1. OneDriveのサイトにアクセスをしてログインします
  2. 「グループ」から「グループの作成」をクリックします
  3. 必要事項を入力してグループの作成を完了します
  4. 画面左に作成したグループ名が表示されるため選択をします
  5. メニューの「アップロード」を選択して仲間と共有したいファイルをアップロードします

これにより、アップロードしたファイルがグループ内で共有ができます。ファイルの内容を確認するだけでなく、共同編集も可能です。早速、グループを作成してファイルを共有してみてください。

ファイルを共有する際に注意すべきこと

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OneDriveでファイルを共有することは多くのメリットがあり便利なのですが、注意すべき点もあります。ここでは、ファイル共有の際に気をつけたい主な3つの注意点について紹介していますので、参考にしてください。

1.誰にでも「編集許可」で共有しない

OneDriveでファイルを共有する際は、誰にでも「編集許可」の状態で共有しないように注意しましょう。編集許可の状態で共有してしまうと、ファイルの確認だけでなく、書き換えることができます。編集されても問題のない内容であればいいですが、重要なファイルであれば危険です。

重要な数値などが書き換えられる恐れもあります。ファイルを共有する際は、編集許可で共有をしていいのかどうか、必ず確認をするようにしましょう。

2.容量に気をつける

OneDriveを使って、たくさんのファイルを共有しようとすると、その分容量を使用し、空き容量が少なくなる可能性があります。共有した後に削除したり、容量が小さいファイルばかりであればいいですが、長期間保存したり容量が大きいファイルが多い場合は気をつけましょう。

OneDriveは無料で利用できる容量は5GBまでなので、容量が足りない場合は早めにOneDrive 50GBプラン(月額249円)などを検討しましょう。

そうすれば、ある程度容量を気にせずにたくさんのファイル共有が可能になります。

3.共有が不要になったものはOneDriveから削除する

「面倒だから」という理由で、共有したファイルをずっとOneDrive上に残しておく人がいます。しかし、そのままにしておくのはOneDriveの空き容量やセキュリティを考えると、いいことではありません。

共有が不要になったらOneDriveからファイルを削除したり、共有を解除するようにしましょう。ファイルを削除すればOneDriveの空き容量に余裕もできますし、共有を解除すれば他のユーザーがファイルへアクセスすることはできません。長く安心して使っていくためにも、削除などの漏れがないか定期的に確認するようにしましょう。

まとめ

 

いかがでしたでしょうか。今回は、OneDriveでファイルを共有するメリットや注意点について紹介いたしました。OneDriveは無料でも5GBまで利用できますので、興味がある人は早速使って共有してみてください。

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