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仕事が劇的に変わる!無料で使えるoffice onlineアプリの導入のススメ

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Microsoft社が提供しているoffice onlineをご存知ですか?無料でWordやExcel、PowerPointなどが使用でき、さまざまなデバイスから操作が可能です。ビジネスマンを中心に多くの人が利用しています。

今回は、office onlineの特徴と使い方、使用上の注意点をご紹介します。

「通勤中に資料の編集をしたい」「外出先でもWordやExcelを使いたい」「スマートフォンで作業をしたい」など、考えている方は、ぜひ参考にご覧ください。

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office onlineの特徴

office onlineとはどのようなサービスなのでしょうか。これまで、パソコンなどにインストールして使っていたofficeとはどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、office onlineの基本的内容や特徴について見ていきましょう。

office onlineとは

office onlineは、普段使用しているMicrosoft社のWordやExcel、PowerPoint、OneNoteなどがオンラインで無料で使用できるサービスのことです。

WordやExcelなどのソフトをパソコンにインストールしなくてもブラウザ上で使用できるため、特定のパソコンの使用だけでなく、インターネットに接続可能な環境であれば、さまざまなデバイスで使用ができます。

WordやExcelなどのアプリだけでなく、Swayやメール、連絡先、予定表、OneDrive、Docs.comなども無料で使えます。

office onlineは仕事を効率化させる

office onlineは仕事での使用も可能です。WordやExcel、PowerPoint、OneNoteなどのドキュメントを表示するだけでなく編集や共有ができますし、使い慣れたユーザーインターフェースだからです。

WordやExcelなどをOneDriveに保存すれば、他のユーザーと同時に共同作業もできます。

また、使用するデバイスを選ばないため、通勤中や移動中にファイルを確認・編集したり、プレゼン資料を作成したり、自宅からアクセスして作業することも可能です。

無料版だと一部機能に制限はありますが、最低限の機能は使えますし連絡先や予定表などのアプリも使えるため、仕事に使っても何ら支障はありません。

多様なデバイスに対応している

office onlineは、パソコン、タブレット、スマートフォンなど、ブラウザ搭載デバイスであれば使用ができます。

そのため、WindowsやMac、iPhone、Androidなど関係なく使えるためデバイスを選ぶ必要がありません。officeをインストールする必要もないため、デバイスの空き容量を大きく減らす心配も要りません。

2.office onlineの使い方は至ってシンプル

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office onlineは無料であり簡単に使い始めることができます。ここでは、office onlineの使い方について見ていきましょう。

1.ofiiceサイトから開く

まずは、普段使っているパソコンなどからoffice onlineへアクセスをします。

2.サインインする

office onlineサイトの「サインイン」をクリックして、Microsoftアカウントでログインをします。まだMicrosoftアカウントを取得していない方は、必要事項等を入力してアカウントの新規作成を行います。

アカウント作成は非常に簡単で数分で完了します。アカウント作成が完了したら、サインインをして「今すぐ使い始める」をクリックします。

Microsoftアカウントを取得していれば、office online以外にもOneDriveやSkypeなどの無料使用ができるためお得です。

3.使用したいアプリを開く

WordやExcel、PowerPointなど、office onlineで使用できる各アプリが表示されていますので、使用したいアプリを開けばすぐに使うことができます。

3.office onlineの利用にあたっての注意事項

office onlineを利用する際に、事前に把握しておくべきこともあります。注意事項や機能面、office365との違いなどについても確認しておきましょう。

注意事項

office onlineの利用にあたり、注意しなければならないこともあります。まず、office onlineはインストールして使用するのではなくオンラインサービスですので、基本的にインターネット接続ができない環境では使用ができません。

そのため、外出先で少し資料の編集をしようと考えていたとしてもインターネットに接続できない場合は編集もできません。

また、無料で使うことができますが、すべての機能が利用できるわけでなく無料がゆえ機能制限されています。

無料版での機能制限は?

無料で使えるoffice onlineはどのような機能制限があるのでしょうか。特に、WordやExcel、PowerPointなどは仕事で使用する人も多いため、今ままで使っていた機能が利用できないと仕事の生産性が落ちてしまうことも考えられます。

例えば、Excel2016であればリボンの「ページレイアウト」と「数式」が省かれています。

これは、Excelだけに限ったことではなく、WordやPowerPointも機能制限があるため、事前に把握しておく必要があります。場合によっては、有料になりますが、すべての機能がアプリで使えるoffice365を利用した方が良いかもしれません。

office365との違いを比較

office365は個人向けが1年間12,774円〜、一般法人向けがユーザー/月相当で540円〜(年間契約)で利用ができます。

Word、Excel、PowerPoint、OneDrive、OneNote、Outlook、SharePoint、MicrosoftTeamsなどのofficeアプリがオンラインで利用できるため、office onlineと同様、パソコンやタブレット、スマートフォンなどあらゆるデバイスで確認や編集作業ができます。

メールやチャット、電話でのサポートやOneDriveを利用して他のユーザーと共同作業することも可能です。office365では使用できて、office onlineでは使用できない機能の一部は以下のとおりです(Word、PowerPoint)。

■Word(一部抜粋)

  1. 変更管理
  2. 図形追加
  3. テキストボックスの追加
  4. 保存済み拡大レベル
  5. ウインドウの分割
  6. マクロの記録・実行
  7. 文章校正
  8. 引用の追加と更新
  9. ドキュメント検査

■PowerPoint(一部抜粋)

  1. オーディオの追加
  2. トリミング、ブックマーク
  3. ショートカットのカスタマイズ
  4. グラフの追加
  5. 画像の圧縮
  6. 背景画像の追加、変更、削除

まとめ

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office onlineは有料版に比べれば機能制限がありますが、簡単な作業を外出先でもしたい方にとっては非常に便利です。無料で使えて、タブレットやスマートフォンでも問題なく使用できます。

WordやExcel、PowerPointなど、特に複雑な機能を使わない方に関しては、office onlineを試す価値は十分あると考えられます。

興味がある方は、ぜひ1度試してみてください!

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