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すぐに実用可能!ビジネスメールで抑えるべき6つのポイント

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ビジネスメールの基本的な構造と書き方

本文構成

社外の人へ送信するビジネスメールは、基本的には下記の構成となります。

  1. 宛名
  2. 簡単な挨拶
  3. 本文
  4. 署名

「宛名」は絶対に間違いがないようにし(名刺を見て書くといいです)、「簡単な挨拶」については文書のように頭語や時候の挨拶はいりません。基本的には「お世話になっております」などの挨拶で構いません。

「本文」については内容にもよりますが、できるだけ簡潔にわかりやすい文章を心掛けましょう。箇条書きにできる部分は箇条書きにすることで、読みやすくなります。「署名」は、相手にこちら側の情報を明示する役割にもなります。

宛名の書き方

メールの本文冒頭には宛名を書くのが基本です。宛名とは、会社名や部署名、役職名、相手の名前を書くのが基本で、宛名がなかったり、間違っていたりすると失礼にあたります。

■宛名の例
◯◯株式会社 △△部 課長
□□ □□ 様

送信する前に、会社名や役職名、名前に間違いがないか確認するようにしましょう。

署名の書き方

社外の人へメールをする際は、署名があることがあたりまえです。署名があることで、メールアドレス以外の情報を相手に伝えることもできます。

■署名の例
————————–
◯◯株式会社
△△部
□□□□(名前)

Mail:〜〜japan@〜〜.jp
Tel:00-0000-0000
Fax:00-0000-0000
住所:〒000-0000 東京都〜〜〜〜
————————–

社内メールの場合は署名がなくてもいいですが、社外へのメールの際は、署名をつけて送りましょう。

テンプレート集

ここでは、依頼メールや確認メールへの返信、お礼メールなどの参考文章を見ていきましょう。いずれのメールもシーンによって内容は変わってきますので、ここで紹介する以外にもいくつかのテンプレートを収集しておくことをおすすめします。

依頼メール

「(挨拶文)。本日は◯◯様に□□のお願いをしたくご連絡させていただきました。この度、弊社では〜〜を検討しています。つきましては、〜〜下記テーマでお願いをしたいと考えております。

また、〜〜予算となっておりますがいかがでしょうか。ご多用中大変恐縮ですが、ご検討いただきまして、◯までにご連絡いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」

確認メールへの返信

「いつも大変お世話になっております。〜〜です。先程は◯◯の件の資料をお送りいただき、ありがとうございました。詳細を確認のうえ、明日までにはお返事させていただきます。取り急ぎ、まずはご連絡まで。」

お礼メール

「いつもお世話になっております。〜です。本日はお忙しい中、貴重な時間をとっていただき誠にありがとうございました。本日いただいた課題を確認のうえ、◯までに回答させていただきます。これから、〜〜のお力になれるよう全力を挙げて勤めて参ります。どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。」

よく使ってしまうNGワード集

ビジネスメールでは、たくさんのNGワードがあります。なぜ、NGとされるかというと「相手に失礼」な印象を与えるためです。ここでは、代表的な2つのNGワードについて紹介します。

「〜してください」

依頼メールを送信する際に、「〜してください」という言葉を使わないようにしましょう。社内メールであればいいですが、社外の人に「〜してください」という依頼の仕方をすると「上から目線」と感じさせてしまいます。

依頼をする際は、「〜してください」ではなく「お手数をおかけ致しますが〜していただけると幸いです」などのフレーズで依頼するようにしましょう。

「了解です」

相手からのメールに返信する際に「了解です」と返すのはNGです。社内メールへの返信で「了解です」と返信する分はまったく構いませんが、社外の人に対しては、「了解です」ではなく「承知しました」など使用するようにしましょう。

「了解です」は冷たい印象を与えますし、「上から目線」と感じさせてしまいます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。ここで紹介したこと以外にも、ビジネスメールのテンプレートやNGワード、マナーなどたくさんあります。

社会人経験が浅い方は、「多くのテンプレートを見る」「読みやすいことを心掛ける」「間違いがないように注意する」この3つを強く意識してメールのやり取りをするようにしましょう。

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