Macから別媒体にファイル共有をして作業効率を上げる方法

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みなさんは、Macでファイル共有機能をどのように活用されていますでしょうか?ファイル共有と言っても様々な方法があります。まず第一は誰と共有するかです。自分だけで複数のパソコンやモバイルデバイスでファイルを共有する方法があります。もう一つは他のユーザーとの共有です。共同で作業したり、成果であるファイルを関係者へ渡したりする時にファイル共有機能を使います。

次は、ファイルを共有する手段ですが、ローカルネットワーク上でファイルを共有する方法と、インターネットの外部サービスを利用してファイル共有する方法があります。
今回は、様々なファイル共有方法の効果的な活用方について紹介していきましょう。

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様々なファイル共有方法

会社組織やグループのメンバーでファイル共有することは今や当たり前のように行われています。
そして、個人でも複数のデバイス、複数台のパソコン、MacとWindows、あるいは、MacとiPhoneでファイル共有を行うなど、仕事だけでなく様々なシーンで活用しています。

現在、最もトレンドなファイル共有の方法は、クラウド・ストレージ・サービスを使う方法です。個人で利用する場合でも、グループであるいは、仕事の取引先と情報を共有する場合など、利用範囲は広がっています。

外部のサービスで心配されるセキュリティに関しても、データの暗号化処理、二段階認証の採用など情報保護技術は常に進歩してきています。また、外部のサービスでは、ファイルのバージョン管理といった機能もあり、修正を行う前の状態にデータに戻す。あるいは削除したファイルを復元するといった機能も用意されています。

個人でのファイル共有

複数台のMacを利用されている方、MacとWindowsPCの両方を利用されている方、仕事場と自宅で別々のパソコンを利用されている方、さらに、iPhoneなどのモバイルデバイスでもファイル共有されている方がいます。今や、多くの方が複数のデバイスを使いこなして個人の範囲でもファイル共有されています。

グループ内や外部の人とのファイル共有

インターネットを介したファイル共有が一般化する前は、電子メールを使ってファイルを渡したりして相互に編集を行いファイル共有してきました。この方法では、どこにあるファイルが最新版かがわからなくなる危険性があります。ファイル名にタイムスタンプを付したり、更新日時でバージョンを把握したりしていました。

事務所内の同じローカルエリアネットワーク(LAN)内であれば、LAN上にファイルサーバーを設置してファオル共有する方法が一般的でした。最近では、同じ事務所内でもクラウド・ストレージ・サービスでファイル共有するグループも増えてきております。

クラウド・ストレージ・サービスのメリットとデメリット

代表的なクラウド・ストレージ・サービスとしては、Apple社のiCloud Drive、Dropbpx、GoogleDrive、Microsoft社のOneDriveが有名です。

これらのクラウド・ストレージ・サービスの利用メリットとしては、次のようなことが挙げられます。
(1) データのバックアップが不要です
(2) サービスによっては、ファイルのバージョン管理機能、削除ファイルの復元機能があります
(3) 自分以外の第三者(別のユーザーアカウントを有する人で、仕事の取引先、同一組織内、あるいは同一グループ内、友人なども含め)とファイル共有が可能です
(4) パソコンやデバイス毎にファイルの同期させるフォルダを選択できるサービスもあります
(5) 同期させないフォルダについては、Webブラウザでのアクセスが可能です

次にデメリットとしてあげられることは、
(1) 同期やファイルアクセスを行うには、インターネット接続環境が必要。ただし、同期させているフォルダ内のファイルを編集した場合は、インターネット接続後に同期が図られます
(2) 同期を行った場合は、同じ容量がローカルドライブを占有してしまいます
(3) 同じファイルを他のユーザーと同時に編集を行うと、データの競合エラーを起こしてしまいます
(4) サービスそのものが不正侵入され、ID情報が漏えいしたりデータが流出する危険性がゼロとは言えません

ローカルネットワーク上でのファイル共有

自宅でも複数台のパソコン、Macを使っている場合、あるいは、会社の事務所の中ではローカル・エリア・ネットワーク(LAN)を利用されていることが多いかと思います。

Apple社製のネットワーク・ストレージ製品としては、「AirMac Time Capsule」があります。この製品は、「AirMac Extreme」にハードドライブが内蔵された製品で、有線LAN、無線LAN全体で設定も簡単な共有出来るドライブ装置です。誰でも簡単に共有ドライブをつかっらファイル共有を実現できます。

001_AirMacTP

Apple社純正の製品だけでなく、市販のNAS(ネットワーク・アタッチ・ストレージ)製品を使うことでも容易にファイル共有を行うことができます。

また、これらネットワークドライブがない場合でも、Macの内蔵ドライブ装置のパブリックフォルダや任意のフォルダに対して共有フォルダ設定を行うことで、同一LAN上の他のパソコンとのファイル共有も簡単に行うことができます。

002_MacFolderShare

それぞれのクラウド・ストレージ・サービスの特徴と効果的な利用方法

Dropbox

いまや定番的なクラウド・ストレージ・サービスと言えます。仕事上だけでなく、個人的にも利用されている方は多いと思います。過去にユーザーID情報が流出したとの事例もありますが、現在は二段階認証も提供され安全に利用することが可能となっています。

利用するディスク容量が2GB以内であれば、無料で利用できるDropbox Basic、個人で1TBまで利用できるDropbox Proでは月1,200円(または、年12,000円)(いずれも税別)となっています。他にグループで利用できるDropbox Businessもあります。

Dropboxアプリをインストールすれば、複数台のMacでデータを同期させることができ、例えば仕事場と自宅で別々のMacでファイルを共有するよう使い方ができます。また、iPhoneやiPadなどのモバイルデバイスでも専用アプリを使って共有フォルダにアクセスできます。

Macで同期させるフォルダを選択する場合は、Dropboxアプリの歯車アイコンから「基本設定..」ー「アカウント」ー「選択型同期」と進み、任意のフォルダのみ選択して同期させることができます。

003_DropboxFolder

また、iPhoneのDropboxアプリからカメラを使ってスキャンした画像をアップロードし、Macや他のDropboxにアクセスできるデバイスで参照するといった使い方もあります。その他の多くのアプリに「Dropboxへ保存する」といった連携機能も用意されています。

Dropboxで最も便利な、バージョン管理機能

30日以内であれば、保存されているファイルのバージョンが管理されており、保存を実行した任意の時点に復元したり、削除したファイルを復活させることが可能です。この機能は、無料のDropbox Basicでも利用可能であり、うっかり削除してしまった、あるいは、編集前の状態に戻したい時に大変重宝する機能です。

Apple社のPages、テキストエディタやプレビューといった純正アプリにしかない「バージョンを戻す」という機能が、Dropboxに保存したあるファイルであれば、Word等の他社製アプリでもバージョン管理を行えるというメリットがあります。
Dropboxのバージョン管理機能は、Finderに表示されている同期ファイルを右クリックし、「以前のバージョンを表示」とすると、ブラウザに30日以内に保存した各段階を選択して復元させることができます。

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GoogleDrive

無料アカウントで利用できる保存容量は15GBまでです。Dropboxに比べ大変大きな容量を自由に利用することができます。ただしこれは、「Googleフォト」と「Gmail」で利用しているデータ容量の合計値となります。
GoogleDriveの特徴は、Dropboxと同様な使い方ができるだけでなく、「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」のアプリのデフォルトの保存場所になっています。

そして、互換性のあるWord、Excel、パワーポイントのデータファイルをGoogleDriveにアップロードしておくと、Googleのそれぞれのアプリで編集・加工が可能になっています。

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iCloud Drive

iTunesやiCloudで利用するAppleIDを所有していれば、誰でも5GBまでiCloud Driveを無償で使うことができます。iCloud Driveは、他のアカウントとのフォルダやファイルの共有を行うことはできません。どちらかというと個人で利用するクラウド・ストレージ・サービスと考えたほうが良いです。また、iOS7やMarvericks以前のOSからの利用はできません。

ただ、個人で利用するには非常に安全なストレージと言えると思います。少し前のことですがApple社とアメリカのFBIとの間で、犯罪者が利用していたiCloudサービスへのアクセスを解放するよう裁判で争われたことがあります。iCloud Driveの基本的な仕様としては、利用者が設定したパスワードは、Apple社側では解読することができないようになっています。

また、Macやモバイルデバイスからログインが発生した時は、AppleIDのメールアドレスに対してログインがあったむね通知が送られてきます。不正な侵入があればすぐに検知することができます。ファイルの復元機能としては、30日以内であれば、削除したファイルを復元することができます。

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最も安全と評価されているクラウド・ストレージ・サービス「SpiderOak」

2013年にアメリカ政府の監視システムを告発し、アメリカ国家安全局(NSA)におけるネットワーク監視の実態を暴露した、かの、エドワード・スノーデンは、インタビューにおいてGoogleやDropboxでさえ侵入は容易だと注意を促しました。その上で、彼に難攻不落と言わしめたクラウド・ストレージ・サービスとして「SpiderOak」があります。

Spideroakは利用者以外は、管理者であるSpiderOak社も含め誰もそのデータを見ることはできません。(Zero-Knowledgeと表現しています)たとえ、捜査機関から開示請求があっても原理的に開示できないのです。データセンターも自社管理しており、アウトソーシングもされていないようです。

DropboxやGoogleDriveと比べると暗号化処理のためか若干遅く感じます。ローカルドライブと同じような感覚での使用には向いていません。どちらかというと重要なファイルを安全に保管する、編集する場合は、ダウンロードし編集してからまたアップロードして安全に保管する。そのような使い方に向いているかもしれません。SpiderOakは、無料で利用できるのは2GBまでとなっています。

エドワード・スノーデンのインタビュー記事

SpiderOrk社のサイト

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SpiderOakの利用方法

SpiderOakアプリをインストールすると、「SpiderOak Hive」というフォルダが生成されこの配下のフォルダ及びファイルについては自動的に同期されます。また、Syncの機能を利用すると任意のフォルダを同期対象とすることができますが、通常はこのSpiderOak Hiveフォルダを使って同期するのが簡単でしょう。

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リスクも考慮し、サービスを使い分けましょう

ここでは、個々のクラウド・ストレージ・サービスの情報保護技術、プライバシーポリシーに関しての詳しい説明は行いません。サービスの安全性と利便性はトレードオフの関係であると考えるべきです。便利であるということは、それなりのリスクも覚悟しなければなりません。それぞれのクラウドサービスの特性を考慮し、そこに預けるデータにヒエラルキーを設けて利用してはいかがでしょうか?

例えば、最も安全で保護されていると言われるSpiderOakには、絶対他者に見られたくない機密性の高い情報の保管場所として利用し、必要な時に安全に第三者へ渡す手段として共有フォルダにデータを入れて公開するという使い方もがあるでしょう。

◉ iCloud Driveでは、あくまで個人所有の情報の安全な保管場所として利用する。
◉ Dropboxでは、二段階認証を行った上で第三者と同時編集するようなファイルの作業場として使う。
◉ GoogleDriveでは、一般に流通している情報ではあるが入手に手間がかかる情報のストック場所として利用する。
こんな考えの利用方法もあるかと思います。

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