Home / Mac / Macから別媒体にファイル共有をして作業効率を上げる方法

Macから別媒体にファイル共有をして作業効率を上げる方法

Pocket

みなさんは、Macでファイル共有機能をどのように活用されていますでしょうか?ファイル共有と言っても様々な方法があります。まず第一は誰と共有するかです。自分だけで複数のパソコンやモバイルデバイスでファイルを共有する方法があります。もう一つは他のユーザーとの共有です。共同で作業したり、成果であるファイルを関係者へ渡したりする時にファイル共有機能を使います。

次は、ファイルを共有する手段ですが、ローカルネットワーク上でファイルを共有する方法と、インターネットの外部サービスを利用してファイル共有する方法があります。
今回は、様々なファイル共有方法の効果的な活用方について紹介していきましょう。

スポンサーリンク

様々なファイル共有方法

会社組織やグループのメンバーでファイル共有することは今や当たり前のように行われています。
そして、個人でも複数のデバイス、複数台のパソコン、MacとWindows、あるいは、MacとiPhoneでファイル共有を行うなど、仕事だけでなく様々なシーンで活用しています。

現在、最もトレンドなファイル共有の方法は、クラウド・ストレージ・サービスを使う方法です。個人で利用する場合でも、グループであるいは、仕事の取引先と情報を共有する場合など、利用範囲は広がっています。

外部のサービスで心配されるセキュリティに関しても、データの暗号化処理、二段階認証の採用など情報保護技術は常に進歩してきています。また、外部のサービスでは、ファイルのバージョン管理といった機能もあり、修正を行う前の状態にデータに戻す。あるいは削除したファイルを復元するといった機能も用意されています。

個人でのファイル共有

複数台のMacを利用されている方、MacとWindowsPCの両方を利用されている方、仕事場と自宅で別々のパソコンを利用されている方、さらに、iPhoneなどのモバイルデバイスでもファイル共有されている方がいます。今や、多くの方が複数のデバイスを使いこなして個人の範囲でもファイル共有されています。

グループ内や外部の人とのファイル共有

インターネットを介したファイル共有が一般化する前は、電子メールを使ってファイルを渡したりして相互に編集を行いファイル共有してきました。この方法では、どこにあるファイルが最新版かがわからなくなる危険性があります。ファイル名にタイムスタンプを付したり、更新日時でバージョンを把握したりしていました。

事務所内の同じローカルエリアネットワーク(LAN)内であれば、LAN上にファイルサーバーを設置してファオル共有する方法が一般的でした。最近では、同じ事務所内でもクラウド・ストレージ・サービスでファイル共有するグループも増えてきております。

クラウド・ストレージ・サービスのメリットとデメリット

代表的なクラウド・ストレージ・サービスとしては、Apple社のiCloud Drive、Dropbpx、GoogleDrive、Microsoft社のOneDriveが有名です。

これらのクラウド・ストレージ・サービスの利用メリットとしては、次のようなことが挙げられます。
(1) データのバックアップが不要です
(2) サービスによっては、ファイルのバージョン管理機能、削除ファイルの復元機能があります
(3) 自分以外の第三者(別のユーザーアカウントを有する人で、仕事の取引先、同一組織内、あるいは同一グループ内、友人なども含め)とファイル共有が可能です
(4) パソコンやデバイス毎にファイルの同期させるフォルダを選択できるサービスもあります
(5) 同期させないフォルダについては、Webブラウザでのアクセスが可能です

次にデメリットとしてあげられることは、
(1) 同期やファイルアクセスを行うには、インターネット接続環境が必要。ただし、同期させているフォルダ内のファイルを編集した場合は、インターネット接続後に同期が図られます
(2) 同期を行った場合は、同じ容量がローカルドライブを占有してしまいます
(3) 同じファイルを他のユーザーと同時に編集を行うと、データの競合エラーを起こしてしまいます
(4) サービスそのものが不正侵入され、ID情報が漏えいしたりデータが流出する危険性がゼロとは言えません

ローカルネットワーク上でのファイル共有

自宅でも複数台のパソコン、Macを使っている場合、あるいは、会社の事務所の中ではローカル・エリア・ネットワーク(LAN)を利用されていることが多いかと思います。

Apple社製のネットワーク・ストレージ製品としては、「AirMac Time Capsule」があります。この製品は、「AirMac Extreme」にハードドライブが内蔵された製品で、有線LAN、無線LAN全体で設定も簡単な共有出来るドライブ装置です。誰でも簡単に共有ドライブをつかっらファイル共有を実現できます。

001_AirMacTP

Apple社純正の製品だけでなく、市販のNAS(ネットワーク・アタッチ・ストレージ)製品を使うことでも容易にファイル共有を行うことができます。

また、これらネットワークドライブがない場合でも、Macの内蔵ドライブ装置のパブリックフォルダや任意のフォルダに対して共有フォルダ設定を行うことで、同一LAN上の他のパソコンとのファイル共有も簡単に行うことができます。

002_MacFolderShare

それぞれのクラウド・ストレージ・サービスの特徴と効果的な利用方法

Dropbox

いまや定番的なクラウド・ストレージ・サービスと言えます。仕事上だけでなく、個人的にも利用されている方は多いと思います。過去にユーザーID情報が流出したとの事例もありますが、現在は二段階認証も提供され安全に利用することが可能となっています。

利用するディスク容量が2GB以内であれば、無料で利用できるDropbox Basic、個人で1TBまで利用できるDropbox Proでは月1,200円(または、年12,000円)(いずれも税別)となっています。他にグループで利用できるDropbox Businessもあります。

Dropboxアプリをインストールすれば、複数台のMacでデータを同期させることができ、例えば仕事場と自宅で別々のMacでファイルを共有するよう使い方ができます。また、iPhoneやiPadなどのモバイルデバイスでも専用アプリを使って共有フォルダにアクセスできます。

Macで同期させるフォルダを選択する場合は、Dropboxアプリの歯車アイコンから「基本設定..」ー「アカウント」ー「選択型同期」と進み、任意のフォルダのみ選択して同期させることができます。

003_DropboxFolder

また、iPhoneのDropboxアプリからカメラを使ってスキャンした画像をアップロードし、Macや他のDropboxにアクセスできるデバイスで参照するといった使い方もあります。その他の多くのアプリに「Dropboxへ保存する」といった連携機能も用意されています。

Dropboxで最も便利な、バージョン管理機能

30日以内であれば、保存されているファイルのバージョンが管理されており、保存を実行した任意の時点に復元したり、削除したファイルを復活させることが可能です。この機能は、無料のDropbox Basicでも利用可能であり、うっかり削除してしまった、あるいは、編集前の状態に戻したい時に大変重宝する機能です。

Apple社のPages、テキストエディタやプレビューといった純正アプリにしかない「バージョンを戻す」という機能が、Dropboxに保存したあるファイルであれば、Word等の他社製アプリでもバージョン管理を行えるというメリットがあります。
Dropboxのバージョン管理機能は、Finderに表示されている同期ファイルを右クリックし、「以前のバージョンを表示」とすると、ブラウザに30日以内に保存した各段階を選択して復元させることができます。

004_OldVersion

GoogleDrive

1 2

スポンサーリンク

スポンサーリンク

Check Also

Macが起動しない!PRAM/NVRAMリセットなどを利用した5つの対処法を解説!

少し前までは普通に動いていたの …

スポンサーリンク

Facebookでのご購読が便利です