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さまざまな機能があり、コミュニケーションツールとしてプライベートでもビジネスでも活躍するGoogleハングアウト。ビデオチャットでは、画面共有をしながら打ち合わせなど行うこともできます。
Googleアカウントがあればすぐに利用できる便利な「Googleハングアウト」ですが、Googleは2021年後半にはサービスを終了する予定と発表しています。
2021年8月より、「Googleハングアウト」のチャット機能については段階をおって「Google Chat」に移行されます。ビデオ通話・会議の部分は「Google Meet」の利用を推奨しています。
ここでは、根強いファンの多い「Googleハングアウト」と、これから使用しなければならない「Google Meet」とを合わせて、その画面共有の方法、チャットの方法をご紹介いたします。
目次
Googleハングアウトは2021年に終了!「Google Chat」「Google Meet」に移行
長年利用者に愛されてきたGoogleハングアウトは2021年に終了し、次の二つのサービスに置き換えられました。
- Google Chat
- Google Meet
似た機能を持つ二つの製品ですが、Google ChatがSlack、Google MeetがZoomだと認識しておけば大きく間違いはありません。
画面共有する手順
ビデオ会議中に画面上で資料を共有することで、口頭で説明するよりもはるかにスムーズに会議や打ち合わせを進めていくことができます。
Googleハングアウトで画面共有する手順
Googleハングアウトで画面共有する手順は次の通りです。
- ハングアウトでビデオ通話を開始します
- 画面の下方のバーを表示させて、「今すぐ表示」をクリックします
- 「あなたの全画面」を選ぶと、自分が使用しているモニターの画面全体が共有されます
- 「ウィンドウ」を選ぶと、特定のアプリケーションの画面のみを共有することができます
資料を共有するためにエクセルやワードなど、いくつもアプリケーションを開いている場合は、「ウィンドウ」を選ぶと、「アプリケーションウィンドウの共有」画面となり、開いているアプリケーションが一覧で表示されます。共有したいアプリケーションを選んで「共有」ボタンをクリックすることで、ミーティング参加者全員に画面を共有できます。
Google Meetで画面共有する手順
Google Meetで画面共有する手順は次の通りです。
- Meetでビデオ通話を開始します
- 画面の下方の「画面んの共有」ボタンをクリックします
- 「あなたの全画面」「ウィンドウ」「Chromeタブ」の3つから共有したい画面を選択します
- 「共有」ボタンをクリックして、参加者に画面共有することができます
画面共有をおこなう時は、会議ウィンドウではなく、新しいウィンドウやタブを利用しましょう。画面共有がスムーズにもなりますし、同じ画面が重なって永遠に表示される現象もなくなります。
その他にも「別の参加者の画面共有中に、自分の画面を共有」することもできます。「画面んの共有」ボタンをクリックして選んだ画面を共有し、その間は、先に画面共有していた参加者の共有は一時停止します。
Google Meetならではの画面共有でできること
ブラウザはChromeをお使いの方が多いと思いますが、Chromeで「Google Meet」をおこなうことで、「Google ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」から直接、Meetに画面共有することができます。スプレッドシートでは、右上の「画面の共有アイコン」をクリックし、会議を選択することで、Meetに共有ができます。
「Google Workspace for Education 」という教育機関アカウントでは、主催者が会議中に「参加者の画面を共有」のオンオフを切り替えることができます。オンにすると参加者を「全員」が自分の画面を共有することができ、オフにすると「主催者のみ参加者の画面を共有」(参加者には画面共有ボタンがでない)することが可能となります。
画面共有しながらチャットする方法
ビデオ通話を利用したミーティング中に、資料を画面共有する便利さは、一度おこなってみるとその良さがわかります。共有した資料の説明はビデオ通話ですから、当然マイクでお話して届けることとなりますが、「話すことができない」場面もあるのではないでしょうか?
新幹線などの移動中に会議となった場合、まわりの音が大きすぎてマイクに拾えない場合などなど。イヤホンをしていれば相手の声はきこえるので、聞くだけの会議となり意見が言えません。そのような時にテキストで意見が言えるのが「チャット機能」です。
ビデオ会議のチャットは、参加者全てに送信されます。特定のこの人にだけコッソリ話はできませんのでご注意ください。
Googleハングアウトで画面共有しながらチャットする手順
Googleハングアウトでチャットする手順は次の通りです。
- ハングアウトでビデオ通話を開始します
- 画面の右上の吹き出しの形をした「チャット」アイコンをクリックします
- チャット画面が開くので、「参加者全員にメッセージを送信」欄に文字入力をして飛行機マークをクリックします
- メッセージはチャット画面に表示されます。参加者からのメッセージもここに表示されます
Google Meetで画面共有しながらチャットする手順
Google Meetでチャットする手順は次の通りです。
- Google Meetでビデオ通話を開始します
- 画面の右上の吹き出しの形をした「チャット」アイコンをクリックします
- チャット画面が開くので、「参加者全員にメッセージを送信」欄に文字入力をして飛行機マークをクリックします
- メッセージはチャット画面に表示されます。参加者からのメッセージもここに表示されます
ハングアウトもMeetも手順は同じですので、移行しても問題なく使うことができますね。
Google Meetならではのチャットでできること
「Google Workspace for Education 」という教育機関アカウントでは、主催者が「チャット メッセージを送信」ボタンのオンオフを会議中におこなうことができます。オンであれば参加者全員がチャットを使え、オフにすると主催者のみが「チャット メッセージを送信」でき、参加者は送信はできませんが主催者が送信したメッセージを読むことはできます。
画面共有終了する
画面共有の必要がなくなった場合は、画面共有の停止をおこないます。
「Googleハングアウト」も「Google Meet」も手順は同じです。画面共有中は下方に「~を共有しています」というバーが出ていますので、バーにある「共有の停止」ボタンをクリックすることで、画面共有を終了します。
2.Googleハングアウト・Google Meetの特長・比較
1.ビデオ会議の参加人数
Googleハングアウトのビデオ会議を使えば、最大25人まで、Google Meetでは個人アカウントでも100人まで、同時に参加できるため、簡単に情報共有が行えます。インターネット環境さえ整っていれば遠方にいても、すぐに打ち合わせができます。
Google Meet の場合
Google Meet は「個人」「中小企業「大規模組織」「学校向け」にわかれているGoogleアカウントによって、ビデオ会議の最大参加人数が100~250名と異なります。個人アカウントは無料ですが、有料の「Google Workspace」アカウントがあり、管理や利用に違いがあります。
2.さまざまなデバイスで対応可能
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