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GTDって何?効率的に仕事を完了させるGTDの始め方

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「GTD」と言われるタスク管理手法をご存知でしょうか。

毎日の仕事では様々な業務をこなしているかと思います。今日中にかけなければいけない電話、明日中には済ませる必要がある仕事…。こういった仕事を効率よく行うためには、効率よく分類・管理する必要があります。

「GTD」は、このようなケースで適切なタスク管理を行う、その一つのやり方を示した仕事術となります。

本記事では GTDの基本と始め方 について解説します。仕事の生産性を高めるためにも正しくGTDを理解して使いこなすことが大切となります。

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GTDとは


「GTD(Getting Things Done)」はタスク管理手法の一つで、仕事の効率を上げるために提唱された仕事術の一つです。

GTDの歴史

GTDはデビッド・アレン氏の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』の中で提唱されているものです。初版は2001年に発行されており、古い歴史を持っている事がわかります。

20年近く前に提唱された仕事術が現代でも通用するのか?という疑問も当然生まれてくるかと思います。実際、現代ではGTDを行うツールが紙からデジタルへと変化したことで大きな違いが生じているのです。

パソコンやスマートフォンという端末を利用してネットワーク上で管理することが主流となっている今では従来のGTDでは通用しないことは確かです。しかしタスク管理を行う際の手順など現代でも共通していることもあり、学ぶべき点が多いことも事実です。

GTDがなぜ必要となるのか

仕事を効率良く行うために有効とされているGTDですが、単純に仕事を完了させるためだけのものではありません。自分がやるべき仕事・タスクを効率よく管理、頭の中にある情報を整理してやるべきことに集中するといった目的があります。

これは個人だけではなくプロジェクトなどにも当てはまります。プロジェクトを完遂させるために必要なタスクを整理。完了まで必要となる作業をチーム全体で共有するといった使い方です。

GTDを始めるには

GTDを始めるためには特別な物を用意したり初期投資を行う必要はありません。自分にとって必要なものだと感じだらすぐに実践してみましょう!

用意する物

従来のGTDでは紙やペンといった道具を用意する必要がありましたが、現代のGTDではデジタル端末で管理することが主流となっています。スマートフォン もしくは パソコン があれば他に用意する必要はありません。

重要となるのは使うツール

実物を用意する必要がなくなった代わりに利用するツール選びが重要となっています。

基本的には使い慣れたタスク管理アプリを利用するのが一番良いでしょう。必要最低限であれば標準搭載されているメモ帳でもその役割を果たすことはできます。

その際に注意となるのが 利用するツールは一つに絞った方が良い という点です。複数のツールでタスクを分散管理していると、どのツールに管理してあるのか覚えておく必要があったり思い出すという必要が生じてしまうためです。

頭の中を整理するために利用しているはずなのに、余分な事を覚えていなければいけないのは矛盾していますからね。

GTDのやり方・手順


実際にGTDをやるための必要となる手順はどのようなものになるのか。基本となる5ステップに分けて見ていきましょう。

慣れていくと複数のステップをまとめて行うよう人もいますが、最初は必要となる工程を確認する意味もかねて一つ一つ順を追って行いましょう。

①収集

まずは頭の中で管理していたタスクを全て可視化させることから始まります。

タスクとは「やるべきこと」や「頭に浮かんでいるアイディア」などを指します。業務上でこなすべきタスクを書き出してみましょう。

慣れないうちは時間がかかってしまいがちで、余計に効率が悪くなってしまうイメージを持ってしまう方もいるかもしれません。しかしとても大切な工程となりますので書き漏らしなどが無いように心がけてください。

重要なのは 時間がかかっても全てのタスクを書き出すこと です。

②処理

「処理」は①で書き出したタスクを大枠に分類する工程となります。

①ではとにかく全てのタスクを書き出すことを優先しているため、ランダムな箇条書きとなっていると思われます。これらをカテゴリー分けすることで正しく整理しましょう。

「やるべきこと」「プロジェクト」などに分類しておきましょう。必要に応じてカテゴリーを増やしていくと良いでしょう。

③整理

「整理」は②で分類したものに優先順位をつける工程となります。

同じカテゴリー内のタスクでも「今すぐやるべき」や「急ぎではないがやるべき」というように優先順位が混在していると思います。順番がごちゃごちゃな状態ではパッと見で現状を把握しにくいため、分かりやすく整理をしましょう。

優先度が高いものから順に並べて整理するのが一般的です。納期などがある場合はタスク管理アプリに搭載されているリマインダー機能を使うとタスク忘れ防止に繋がりますのでおすすめです。

④見直し

タスクリストを見直して、実行可能であるかを検討する工程です。

タスクは発生してから完了するまでずっと同じ性質であるとは限りません。プロジェクトの方針変更、取引先の意向が変わる、職場環境の変化 など、様々な理由からタスクの優先順位が変わることがあります。

このようなことから 定期的にタスクの見直しを行う ことで実行可能であるか検証し、課題を鮮明にさせる必要があります。実行可能であるなら期日を再設定、不可能であればタスクから排除してしまうなどして見直しを行っていきましょう。

⑤実行

タスクを管理したら後は実際に業務に取り組むだけです。

優先順位の高いものから取り組んでいき、確実に仕事を完了させていきましょう。タスク管理でやるべきことをはっきりとさせた事で目の前の仕事に集中できるのではないかと思います。

GTDを行う際のポイント

GTDを実践する上で重視したいポイントがいくつかあります。基本的なことのようでおざなりにしてしまうと大きく効率が下がってしまい事もありますので確認しておきましょう。

①ツールは一つに

一つのツールを見るだけで把握できる状態にしておくことが大切です。自分にとって扱いやすいアプリ一つに絞ってGTDを行うようにしましょう。

②5つのステップは分けて行う

GTDの基本ステップは慣れてくるとまとめて行ってしまうような人もいます。例えば①収集と②処理を同時に行うとカテゴリー分けに意識がさかれて全てのタスクを書き出せないといった状況に陥ってしまうことも。

時間効率を重視するあまり、冷静な判断ができずに適切なタスク管理を行えない可能性もあります。基本ステップと言われるだけあってGTDの基礎となる部分です。時間がかかってしまうことで焦ってしまう気持ちは分かりますが、可能な限り基本ステップはそれぞれ分けて行うようにしましょう。

まとめ

行うべき作業を分かりやすくまとめるタスク管理方法「GTD」は様々なタスクに追われる現代人にとって素晴らしく役立つ仕事術でした。

今後も時代の流れによってはGTDのやり方は変わっていくかもしれません。しかしGTDの考え方さえ抑えておけば、どのような変化にも対応していけるようになるのではと思います。

複雑なタスクに忙殺されないためにも適切な管理方法「GTD」を実践してみましょう!

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