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仕事効率が上がる!Googleクラウドの機能と使い方8つ

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Googleが提供しているクラウドとして有名な「Googleドライブ」は、仕事の能率をグッと高めてくれるクラウドとしても有名です。クラウドサービスと言うと、単にオンライン上のファイルの保存先としての認識が強いですが、Googleの場合はできることがたくさんあります。

単なるファイルの保存先として使ってしまうのはもったいないくらいの機能性を秘めていて、今進めているプロジェクトにも活用できること間違いなしのクラウドサービスです。

今回は、Googleドライブの機能と使い方を詳しくご紹介致します。

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Googleドライブはネット上に保存スペースを借りられるサービス!

Googleドライブは、オンライン上のレンタル倉庫のようなかたちで、保存スペースを借りることで成り立っています。クラウドサービスとよばれるサービスはすべてこのかたちとなっていて、Googleドライブも同様です。

まずは、Googleドライブには一体どんな特徴があるのかという点からご紹介致します。

Googleドライブは無料で使える容量が大きい

Googleドライブを始めとするクラウドサービスは、無料で使える容量と有料で使える容量で大きく差があります。例えば、Appleが手がけているクラウドとして有名なiCloudは無料で使える容量が5GBまでとされています。

クラウドサービスの火付け役ともなったクラウドサービスでお馴染みのDropboxでは、無料トライアルで使える容量が2GBとなっています。

無料で使える容量は少ないということで、中々クラウドサービスに移行する方が少ないという現状がありますが、Googleドライブならなんと15GBまで無料で使えるようになっています。

数あるクラウドサービスの中でも無料で使える容量がかなり大きいため、クラウドサービスの利用をはじめる際はGoogleドライブから始めるのがおすすめです。

書類をスキャンしてGoogleドライブに保存することもできる

Googleドライブの機能として、書類をスマホのカメラでスキャンすると、PDFファイルとしてGoogleドライブに保存されるという機能もあります。他のクラウドサービスには無いサービスで、多くの場合はサードパーティのスキャンアプリで書類をスキャンして、共有先としてクラウドを指定することが多いです。

ですが、GoogleドライブならGoogleドライブの機能の一つとして使うことができるため、書類のスキャンが圧倒的にスムーズになります。この機能により、さらにペーパーレス化が進みます。

Googleドライブを使って他のユーザーと共同作業が行える

Googleドライブは、他のユーザーとリアルタイムでログインして共同で作業を進めることができます。そのため、プロジェクトメンバーがオフィス内にいなくてもいつでもどこでも共同で作業が可能となります。

一度ファイルをダウンロードしてからアップロードをし直すというタイプではなく、Googleドライブ上で行えるというのが便利です。これにより、作業がもっと効率化します。

Googleドライブで使える機能と使い方紹介 -基礎編-

それでは、Googleドライブで使える機能と使い方の紹介を致します。まずは基礎編からです。Googleドライブを導入して間もない方におすすめの使い方や、Googleドライブの基本的な使い方をご紹介致します。

ファイルの保存と管理を行う

まずは、クラウドサービスの基本的な使い方としてファイルの保存や管理を行いましょう。オンライン上にファイルを置くことができるため、ファイルのバックアップ先として指定するといった使い方もできます。

Googleドライブでは、以下のようなファイルを保存することができます。

  • 写真や画像ファイル
  • 動画ファイル
  • 音声ファイル
  • テキストドキュメント
  • スプレッドシート
  • プレゼンテーションファイル
  • PDF
  • フォルダ

あらゆる種類のファイルを保存することが可能となっているため、Googleドライブの利用の幅が広がります。

次ページ:他のユーザーとリアルタイム編集を行う

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