簡単に情報共有ができる！Gmailのメーリングリスト3つの使い方

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メーリングリストを編集するには

作成したGmailのメーリングリストは、途中でメンバーの追加や削除、グループの名前や説明など編集することも可能です。

ここでは、編集方法について見ていきましょう。

グループメンバーの追加や削除

途中でグループメンバーの追加や削除も可能です。

追加や削除をしたい場合は、まず、管理画面の「Googleグループ」ページで 「マイグループ」 を選択し、該当のグループをクリックします。

そして、「すべてのメンバー」を選択してメンバーを表示し、画面左から 「追加」 もしくは画面上の 「操作」 から 「削除」 を選ぶだけです。

グループメンバーが変わることは珍しいことではないため、その都度、追加・削除をするようにしましょう。

グループメンバーの権限を変更

Gmailのメーリングリストに関する権限は、メンバー毎に割り当てている役割によって異なります。

メーリングリストで設定できる役割は下記の3種類です。

役割を変更する方法は下記の通りです。

オーナーやマネージャーを変更する場合にはこの方法で変更しましょう。

グループの名前や説明を変更する

作成したグループの名前や説明を変更することも可能です。

管理画面を表示し、名前や説明を変更したいグループを選択します。

編集マーク（鉛筆のようなマーク） をクリックして、名前や説明を希望のものへと変更をし 「グループ情報を保存」 を選択すれば変更完了です。

また、同じ編集画面で「グループのメール欄」からメールアドレスを変更することもでいます。

メーリングリストにメールが届かない場合どう対処する？

メールが届かない場合はどうすればいいのでしょうか。

メールが届かない場合に考えられる主な原因は「メールアドレスの間違い」「迷惑メールに振り分け」「添付ファイルの大きい」です。

仮にこれらが原因だった場合は、下記対処法で解消できます。

メールアドレスを再度確認する

もし、こちらが送信したメールが相手に届かない場合は、登録したメールアドレスが間違っている可能性もあります。

セキュリティ対策として複雑なメールアドレスを設定している人は少なくありません。

入力漏れがないか、必要な場所にスペースや「.」「_」などが抜けていないか、再度確認をしましょう。

迷惑メールを確認する

もしかすると迷惑メールに振り分けられて、送信したメールが相手に届かないだけかもしれません。

Gmailは自動で迷惑メールを振り分けてくれるので大変便利ですが 稀に取引先や知人からのメールが迷惑メールとみなされている 場合があります。

1度迷惑メールを確認してみて、もし該当メールがあった場合は 「迷惑メールではない」 をクリックしましょう。

そうすれば、今後、該当メールが迷惑メールに振り分けられなくなります。

添付ファイルの容量を確認

相手にメールが届かない場合、もしかすると添付ファイルの容量が大きすぎるのかもしれません。

容量が大きいメールを送信してしまうと、相手のメールの空き容量によっては受信ができない場合があります。

容量の大きい添付ファイルを送信する際は、相手の空き容量にも気を使いましょう。

特に、ビジネスでメールを使用している人は空き容量が少なくなりがちです。

グループの権限

Googleグループでは、グループに関わる権限を自由にグループメンバーに振り分けることができるようになっています。

本項目では グループ権限 について解説します。

基本的な権限

トピックを表示

「トピックを表示」はグループ内のトピックを閲覧権限を与える者を指定します。

グループ内で情報共有する目的であれば「グループのすべてのメンバー」。

外部へ向けて情報を発信するグループなら「ウェブ上のすべてのユーザー」にチェックを入れて使うことになります。

過去に環境省が機密情報を外部に公開してしまったことが問題になったこともありました。「トピックを表示」の扱いには要注意です。

投稿

「投稿」はメッセージ投稿権限を与える者を指定します。

コミュニケーションを図る目的であれば「グループのすべてのメンバー」にチェックを入れるのが一般的でしょう。

グループに参加

「グループに参加」はグループに参加する権限を与える者を指定します。

「ウェブ上のすべてのユーザー」にしてしまうと誰彼かまわず参加できてしまいます。

「招待されたユーザー」もしくは「誰でも申し込み可能」に設定しておくほうが良いでしょう。申し込みを見てから承認可否を決めれば大丈夫です。

投稿権限

メタデータの管理

「メタデータの管理」は基本的なタスクの管理権限を与えるものを指定します。

基本的なタスクとはトピックの引き受けや割り当て、返信不要のマーク付けなどを指します。

基本ですので「グループのすべてのメンバー」に設定するのが一般的だと思われます。

ファイルを添付

「ファイルを添付」はファイルを添付する権限を与える者を指定します。

ファイルを共有するためにグループにアップロードする時に必要となる権限になります。

管理者から一方的にファイルを配布するグループならオーナーもしくはマネージャーに限定しても良いかもしれません。

投稿

「投稿」はフォーラムにメッセージを投稿する権限を与える者を指定します。

フォーラムとは情報共有を目的とした意見交換の場を提供するような機能です。

多くの用途は意見交換となっているため、グループ内の投稿を制限する意味はあまりないかもしれません。

グループとして投稿

「グループとして投稿」はグループのメールアドレスから投稿する権限を与える者を指定します。

投稿できるものはトピックや返信など、ほぼ全ての物に対してグループとしての投稿権限を得ることになります。

投稿者に返信

「投稿者に返信」はトピックの投稿者に内密に返信する権限を与える者を指定します。

トピック作成者に対して非公開でメッセージを送ることができる権限となります。

管理権限

メンバーを管理

「メンバーを管理」はメンバーに対する操作権限を与える者を指定します。

メンバーの追加や削除といった権限を所有することになります。オーナーやマネージャーのみに権限を与えるのが一般的だと思われます。

コンテンツの管理

「コンテンツの管理」はグループに投稿されたコンテンツの管理権限を与える者を指定します。

トピックやフォーラムなど、グループ内で扱う様々なコンテンツが対象となります。

自分の投稿を編集

「自分の投稿を編集」は自分自身が投稿した内容を編集する権限を与える者を指定します。

一度グループ内のコンテンツに投稿した内容を編集するというものです。

役割を変更

「役割を変更」はグループメンバーの役割を変更する権限を与える者を指定します。

役割とは「オーナー」「マネージャー」「メンバー」のことを指しており、「役割を変更」の権限を持つことは、これらを自由に割り振れる事を意味します。

オーナーやマネージャーのみに持たせるのが基本となります。

アクセス権限

このグループのオーナーとマネージャーに連絡

「このグループのオーナーとマネージャーに連絡」はオーナーやマネージャーに連絡する権限を与える者を指定します。

連絡手段を与えない意味はあまりないと思われますので「ウェブ上のすべてのユーザー」にするのが一般的だと思われます。

メンバーを表示

「メンバーを表示」はフォーラムのメンバーリストを表示する権限を与える者を指定します。

参加メンバーのリストを閲覧できる権限となります。

メールアドレスを表示

「メールアドレスを表示」はメンバーのメールアドレスを表示する権限を与える者を指定します。

グループ内で連絡をとるのが基本だと思われますので、オーナーやマネージャーのみが基本となります。

トピックを表示

「トピックを表示」はフォーラムのトピックを表示する権限を与える者を指定します。

トピックを閲覧できる権限となりますので「グループのすべてのメンバー」に設定しておくのが一般的でしょう。

まとめ

Gmailのメーリングリストは簡単にグループを作成でき、固定メンバー内での連絡や情報共有、プロジェクト管理など、プライベートにもビジネスにも利用できます。

メールやファイルなどを多数の人と共有したい場合に便利です。Gmailを使ったことがない方も、使っていてメーリングリストのことを知らなかった方も、便利ですのでぜひ1度使ってみてください！

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