全自動で振り分け！Gmailのラベル機能でメールを効率よく整理しよう

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ラベル機能を使ってみよう！3つのステップで解説

メールのラベル機能の使い方は非常に簡単です。大きくは「ラベルの作成」「ラベルを付ける」「メールの確認」の3つのステップでラベルを使用することができます。

ここでは、各ステップについて見ていきましょう。

1.ラベルの作成

ラベル機能を使うためには、まずラベルを作成する必要があります。ラベルは次の手順で作成することが可能です。

ラベルの作成が完了すると、画面左に作成したラベルが表示されているはずです。

また、ラベルの色を変更したい場合は、カーソルをラベル名に合わせて表示される「▼」をクリックすれば設定が表示されますので、そこからラベルの色の変更ができます。

そして、作成したラベルを編集したり削除したい場合は、次の方法でおこないます。

特にラベルの数が多くなってきた場合は、色分けや編集、削除をしてラベル自体の整理もするようにしましょう。

2.メールにラベルを付ける

ラベルを作成した後は、ラベルに振り分けたいメールにラベルを付けます。ラベルの付け方は非常に簡単で、まずは ラベルを付けたいメールにチェック を入れます。

そして 画面上部のラベルアイコン をクリックして、表示されるラベル一覧の中から希望のラベルを選択すれば、チェックしたメールにラベルを付けることが可能です。

メール一覧画面からだけではなく、メールの詳細画面からでもラベルアイコンをクリックすれば、メールにラベルを付けることができます。メールにラベルを付けた場合、該当するメールがアーカイブされます。

また、メールにラベルを付けたい場合、メールにチェックを入れて希望のラベルにドラッグ＆ドロップをしてラベルを付けることも可能です。

3.ラベルでメールを確認・管理

ラベルを付けたメールは 画面左側に表示されているラベル をクリックすることで、そのラベルが付いたメールを表示することができます。

これにより、「ビジネス」「受注」「発注」「要返信」「保留」「重要情報」など、さまざまなカテゴリ・ジャンルに分けたメールを簡単に見返すことができ、効率よくメールを確認・処理することが可能です。

ラベルを表示したい場合、または非表示にしたい場合

ラベルが表示されていなくて表示したい場合や、表示されているラベルを非表示にすることもできます。

また、スレッド表示がオン/オフのどちらになっているかによって、ラベルの表示方法も変わるため注意が必要です。

もし、「スレッド表示がオフ」になっている場合は、ラベルを付けたそれぞれのメールにのみラベルが表示されるようになります。

仮に、メールを受信してそのまま返信した場合はラベルが表示されることはありません。

そして、「スレッド表示がオン」になっている場合は、スレッド全体にラベルを付けていても既存のメールのみラベルが表示されるため、新しく受信するメールにはラベルが表示されないようになっています。

Gmailのラベル機能を使いこなす！

Gmailのラベル機能を使いこなすためのテクニックをご紹介します。Gmailのメールを効率よく整理するために有効なものばかりです。順番に見ていきましょう。

ラベルの色付け

何かを整理するときに色を付けることは有効な判別方法です。Gmailのラベルも例外ではなく、ラベルに色を付けることで目的のメールを探し出すための時間を大幅に短縮させることができます。

以上の操作でラベルに色をつけることができました。メールの件名に付けられているラベルの色が設定したものに変わったことが分かるかと思います。色付けを行うことで判別がしやすくなります。

またラベルの階層化を行っている場合、親ラベルと子ラベルでも別々の色をつけることができます。ラベルの色を設定するタイミングで確認ウィンドウが表示されますので別途好きな色を設定してください。

ラベルの追加

Gmailのメールには複数のラベルを追加することができます。

以上の操作でラベルの追加作業が完了しました。件名にラベルが追加され、該当のラベルに区分されたことが分かるかと思います。複数の要素を持つメールであればこのように複数のラベルをつけることが有効な整理方法と言えます。

ラベルを削除

一度は付けたラベルでもいつの間にか使われなくなったり整理の際に不要だと感じることがあると思います。そのような時はラベルを削除してしまいましょう。

以上の操作でラベルを削除が完了しました。該当のラベルが付けられたメールからはラベルが取り外される処理が行われます。メール自体が勝手に削除されることはありませんので安心してください。

ラベルの並び替え

いくつものラベルを管理しているとラベルの並び替えを行って整理したいと考える時がくるかと思います。しかしGmailではラベルの並び替え機能は存在しません。

作成した順に表示されるわけでもありません。ではどのような基準で表示されているのでしょうか。それは名前順であるということです。

「記号」「数字」「アルファベット」「日本語」の順番に表示されることとなります。「a～z」「 0～9」の順番が優先されるわけです。この仕様を利用してラベルの名前の先頭に「01,02,03」とつけることで自分の意図する順番にラベルを並べ替えることができます。

ラベルの階層化

ラベルにはさらにサブラベルを作ることができる階層化機能があります。より細かいメールを仕分けることができるので効率の良い整理を行う上で使っていきたい機能の一つとなります。

以上の操作でサブラベルの作成が完了しました。表示形式は「親ラベル/サブラベル」となり、表示される色はサブラベルに設定されている色に準拠されることとなります。

Android限定！ラベルごとに通知設定

特定のラベルにメールを受信した際に通知が行われるよう設定できる機能がAndroid版限定に存在します。

重要メールを扱うラベルを用意してメールを自動で振り分けられるように設定しておけばチェック漏れなどを防ぐことができます。迅速にチェックをする必要があるメールなどを設定しておけば便利になることは間違いないでしょう。

さらに効率よく！メールの自動振り分け機能とは

Gmailは自動振り分け機能も利用ができ、この機能を上手く使えば、メールの作業効率を飛躍的に高めることも可能です。

受信メールを1件1件手動で振り分ける必要もなくなりますし、受信した瞬間に振り分けられるため、どのような内容のメールかすぐに把握もできます。

メールの自動振り分け機能の設定方法

Gmailのラベル機能を活用すれば、「◯◯からのメールを受信したら▲▲のラベルに振り分ける」などの自動振り分け設定が可能です。自動振り分け機能を設定したい場合は、下記の方法でおこないます。

これにより、条件に合致するメールを受信した際は、自動的に希望のラベルへ振り分けできるようになります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。Gmailのラベル機能を使えば、「要返信」「ビジネス」「重要情報」など、自分の設定したラベルを付けて、メールを管理することができます。

特に、メールの受信量が多い方は、ラベルで振り分けることで効率よく見返すことができるため、生産性の向上が期待できるはずです。気になる方は、早速試してみてください！

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