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簡単にメール整理!Gmailをフォルダ分けする「ラベル機能」とは

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「メールの自動振り分け」を設定する

ラベルの作成が完了したら、メールを自動で振り分けるための設定を行います。こちらでは、例としてメールアドレスで自動振り分けを行う方法を解説致します。自動振り分けを行うための方法は、以下の通りです。

  1. 自動振り分けをしたいメールアドレスのメールを開く
  2. メール本文画面外にある「その他」をクリックする
  3. 「メールの自動振り分け設定」をクリックする
  4. 「from」に自動振り分けをしたいアドレスが記入されていることを確認する
  5. 「この検索条件でフィルタを作成」をクリックする
  6. 「ラベルを選択」をクリックして、作成したラベルをクリックする
  7. 「フィルタを作成」をクリックする

上記の方法で、メールの自動振り分け設定が完了します。この自動振り分け設定を行うと、ラベルをクリックした時に条件として設定したメールの一覧を表示出来るようになります。

最後に「フィルタを作成」ボタンの右にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する」のチェックボックスにチェックを入れると、これまでに受信していたメールも同じ条件でラベル付けられます。

そのためメール画面はこれまでよりも圧倒的に整理され、かなり見やすくなります。

複数条件でメールを分類する

Gmailのラベルは、複数の条件を指定できます。複数の条件を指定するためには、上記のメール自動振り分けの設定方法とほとんど同じ方法で行います。

ステップ4のシーンでキーワードも選択できるようになっているため、そちらで件名などをフィルタとして設定して「この検索条件でフィルタを作成」をクリックすると、複数の条件でメールを分類出来ます。

Gmailには知られていない便利機能がたくさんある!

最後に、Gmailを使っていても意外と世間に知られていない、Gmailの便利な機能を3つピックアップしてご紹介致します。その3つの機能とは、「フィルタ機能」「アーカイブ機能」「スター機能」の3種類です。

どれもGmailを見やすく管理するための似ている便利な機能ではありますが、それぞれの細かな違いについて見ていきましょう。

フィルタ機能

フィルタ機能も、受信するGmailを自動的に振り分けるための機能の一つです。上記のラベルの作成方法でもフィルタ作成が出てきましたが、それと同じ機能を果たします。

ラベル付けを行うことで色別で見分けられるようになるという違いがありますが、フィルタ機能はその1段階前の階層だと考えていただけると分かりやすいです。「ラベル」>「フィルタ」>「メール」というような階層となっています。

アーカイブ機能

Gmailのアーカイブ機能を使うことで、消したくないメールも長期保存しておくことが可能となります。アーカイブしたメールだけを後で表示することは出来ない仕様となっていますが、アーカイブすることでメールが消えないようになるため「もしかしたら後で必要になるかもしれないメール」を保存出来ます。

Gmailをアーカイブする方法は、メールの本文画面外に表示されているアタッシュケースのようなマークをクリックするだけです。アタッシュケースに「↓」が表示されているマークのため、すぐに見つけられるかと思います。

アーカイブすると受信メールのフォルダからは消えてしまい、さらにゴミ箱にも入っていないという状態になりますが、「すべてのメール」を開くことでアーカイブしたメールを表示できます。

スター機能

Gmailのスター機能は、一般的なメールソフトで言うところの「お気に入り登録」と同じ役割を果たします。メールに目印を付けておくことで、受信ボックスの中でも目立つようにして重要なメールを見逃さないようになっています。

スター機能は、件名の左にある「☆」マークをクリックするだけのため簡単に設定出来ます。また解除を行う際も登録時と同じように「☆」マークをクリックするだけのため、重要なメールを受信したけれど後で確認したいといった際にはかなり重宝します。

まとめ

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いかがでしたでしょうか?

Gmailは現在かなり多くの方に使われているメールですが、意外と知られていない機能もたくさんあります。特に今回こちらでご紹介したラベル機能やフィルタ機能、アーカイブ機能、スター機能はGmailを使う上で重宝する機能ですので、この機会に是非試してみて下さい。

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