作業を劇的に効率化できるファンクションキーの基本と使いかた

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普段の業務の中でファンクションキーやショートカットキーを使いこなしていないというあなた。これらを活用する事で短縮される時間の積み重ねが、1日、1週間、1カ月の勤務時間における多くの隙間時間に繋がる事をご存知ですか?

外資コンサルタントの仕事術の一つとしても挙げられるのが、「マウスを使わないで仕事する」というものです。ファンクションキーを活用する事で、マウスが不要になりとても作業が単純化されます。今すぐ使って、PC作業時間を節約しましょう!

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今日から使える!ファンクションキーの機能一覧

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F1:現在表示しているソフトのヘルプとサポートを開く

デスクトップを表示した状態でF1を押すと、Windowsのヘルプとサポートを開きます。Wordを表示した状態ではWordのヘルプを、ブラウザを表示した状態ではブラウザのヘルプを表示するのです。

Wordなどのバージョンが新しくなった時に、操作を素早く調べるには、まとめサイトなども便利ですが、網羅性や、自分の使用しているソフトやバージョンの機能を検索する上ではやはりヘルプの参照が必要になる事があります。F1を使ってサクっと解決し、仕事を前に進めましょう。

F2:フォルダやファイルの名前を変更する

フォルダやファイルをクリックした状態でF2を押すとフォルダ/ファイル名を変更する事ができます。従来はマウスで文字列を選択したりctrl+Aで全選択していましたが、その手間が不要になります。

また、マウスでフォルダを右クリックして「名前を変更」を選択しようとして誤ってフォルダを削除するといった事態を経験した人もいるのではないでしょうか。F2を使えばそのような心配ももう不要です。

F3:現在表示しているソフトから検索を行う

デスクトップ表示時にF3を押すとPC全体からのファイル検索窓が起動し欲しいファイルをすぐに探し出す事ができます。ブラウザ利用時にF3を押した場合は文字列の検索窓を開きます。

F4:アドレスを表示する

ブラウザを表示中にF4を押すと、アドレスバーに使用頻度の高いサイトのアドレス一覧が表示されます。ブラウザではなくエクスプローラーを表示している場合は、使用頻度の高いファイルのアドレス一覧が表示されます。

うっかり作業中のウィンドウを閉じた時や、フォルダの移動を行っている時など、ファイルの階層を辿ったり履歴を表示したりする手間を省くことができます。

F5:ブラウザ利用時は再読み込み、その他はメモ帳、Word、Excelでそれぞれ異なる機能を持つ

F5は日常的に利用している方が多いかもしれませんね。ブラウザ使用中にF5を押すと、再読み込みを行います。動画再生やブラウザの応答を待っている時など、せっかちな人はすぐに押してしまっているはずです。

このF5、メモ帳使用時に押すとなんと現在時刻を入力します。Word利用時にF5を押すと「検索と置換」ウィンドウを開きます。Excel利用時にはF5を押す事で「ジャンプ」ウィンドウが開きます。これは特定のセルやワークシートへ移動する為に利用するものです。

これらWord、Excelの機能はツールバーの中でもよく利用される機能ですね。ツールバーを操作するには通常はマウスで行います。マウスを触りキーボードを触るという動作を省略する事は作業全体の効率化にとても貢献します!

F6:項目の切り替え Word、Excelで便利

F6を押すと、マウスを使わなくてもメニューの選択等ができます。Word、ExcelでF6を押下すると本文→ツールバーに数字が表示される→数字を押すとツールバーからメニューを選択できるというように状態が移り変わります。

F6の操作に慣れると、従来のマウスの操作に比べ格段に作業時間の短縮ができるのを実感できるはずです。

F7:全角カタカナに変換する、スペルチェックを行う等

F7の代表的な機能として知られていますが、文字選択中や文字入力時に押すと、全角カタカナに変換します。この他にも用途があり、ブラウザ利用時にF7を押すと「カーソルブラウズ」を有効にします。これは平常時は表示されていないカーソルが利用可能になり、マウスを利用しなくてもブラウザ中の文字等を選択できる機能です。

また、Word、Excel利用時、文字選択時以外にF7を押すと、スペルチェック、文章校正を行います。

F8:半角カタカナに変換する、Excelで範囲選択を行う

F8の代表的な機能は、文字選択中や文字入力時に押すと半角カタカナに変換します。Excelで文字選択をしていない状態で使うと、範囲選択を開始します。

F9:全角英数字に変換する

文字選択中や文字入力時にF9を押すと、全角英数字に変換します。

F10:半角英数字に変換する。メニュー選択を行う

F10の代表的な機能は、文字選択中や文字入力時に押すと半角英数字に変換します。WordやExcelにおいて文字を選択していない状態でF10を押すと、F6と同じ項目の切り替え機能を果たします。

F11:Excelではグラフツールを開く ブラウザやエクスプローラーでは全画面表示に切り替える

F11はブラウザやエクスプローラ等の表示時には全画面表示に切り替えます。Excel利用時は、グラフツールを開きます。

F12:名前をつけて保存する

F12を押すとWord、Excel等でファイルに名前をつけて保存する事ができます。これも基本的にはマウスとメニュー選択で行う作業なので、効率化の効果が非常に高い作業です。

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終わりに

以上、ファンクションキーの機能を分類すると、「文字変換を行うもの」、「ツールバーを操作するもの」、「ファイルの保存や整理に使用するもの」等が挙げられます。ソフトによって異なった働きを持っていますので、自分でも色々と試してみてください。

ここで紹介した機能はいずれも使用頻度が高く、マウスを使用するものなので、全てを使いこなす事ができるようになればとても作業が楽になります。ファンクションキーはマウスの作業でも手間を取る作業を劇的に効率化する上、ミスも減らしてくれるものが多いですね。今日から取り入れて、時間を有効活用しましょう。

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