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Excelを始めて使う時に覚えたい便利な使い方

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他のデータなどを見やすくするために、列を非表示にすることもできます。「Ctrl」+「0」 を一緒に押すことで、選択しているセルの列全体が非表示になります。非表示にした列を再度表示させたい場合は、非表示になっている列のセルを選択したうえで 「Ctrl」+「Shift」+「0」 を一緒に押せば、再表示することができます。

行を非表示にする

列同様、行を非表示にする場合は 「Ctrl」+「9」 を一緒に押すと選択したセルのある行を非表示にすることができます。非表示になった行を再度表示させたい場合は、非表示の行の中にあるセルを選択して 「Ctrl」+「Shift」+「9」 を一緒に押せば、再表示することができます。

Excelを終了する

Excelを終了する場合は、マウスを使って閉じても良いですが、ショートカットキーで簡単に終了させることもできます。Excelの終了の仕方は 「Alt」+「F4」 を一緒に押すだけです。マウスよりも速く終了させることができます。

印刷ページを表示する

わざわざマウスを動かさなくても 「Ctrl」+「P」 を一緒に押すだけで、瞬時に印刷ページを表示することができます。使い慣れればショートカットキーで印刷ページを表示した方が速くなります。

上のセルの値をコピーして表示する

「Ctrl」+「d」 を一緒に押せば、1つ上のセルに表示されている内容をコピーし表示することができます。連続して同じ内容の際にすぐにコピー&ペーストができます。

左のセルの値をコピーして表示する

「Ctrl」+「r」 を一緒に押せば、1つ左のセルに表示されている内容をコピーし表示することができます。連続して同じ内容を入力しなければいけないときに、すぐにコピー&ペーストができます。

セルに外枠罫線を引く

「Ctrl」+「Shift」+「6」 を一緒に押すことで、選択したセルの外枠に罫線を引くことができます。マウスでも引けますが、一定の罫線であれば、ショートカットキーを使った方が素早く引くことができます。もし、外枠罫線を削除したい場合は、範囲を選択したうえで 「Ctrl」+「Shift」+「_」 を一緒に押します。

太字と斜体の設定

選択したセルの数値や文字を 「Ctrl」+「B」 を押すことで太字にすることができます。太字を解除したい場合は「Ctrl」+「2」を押します。同様に斜体にしたい場合は「Ctrl」+「I」を押し、解除したい場合は「Ctrl」+「3」を押します。

下線の設定

数値や文字に下線をしたい場合は、セルを選択し 「Ctrl」+「U」 を押し、解除したい場合は 「Ctrl」+「4」 を押します。

選択した範囲からグラフを作成する

「F11」 を押せば、選択した範囲内の数値からグラフを作成することができます。マウスを使うよりも素早くグラフ作成画面へと移行できます。

クイックアクセスツールバーを使いこなそう


Excelには「クイックアクセスツールバー」というショートカットボタンが用意されています。その名の通り、ショートカットを利用した時間短縮を目的とした機能です。

標準では「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」の3つが設定されておりワンクリックで実行できるようになっています。

上書き保存といった操作はキーボードの入力を利用したショーカットキーで実行することも可能です。しかしExcelを使い始めて間もない方にとっては難易度が少し高めなのも事実。そういった場合に活躍してくれるのが「クイックアクセスツールバー」なのです。

本項目では クイックアクセスツールバーの使い方 をご紹介します。こちらの機能を使いこなすことでExcelで行う作業効率がアップすることは間違いなしです!

クイックアクセスツールバーの場所はどこ?

「クイックアクセスツールバー」の場所ですが、基本的に 画面最上部 に表示されています。「クイックアクセスツールバー」は非表示にできませんので画面内に表示されていると思います。

「四角いアイコン」と「矢印が二つ」そして「▼ボタンのプルダウンメニュー」が並んでいる箇所が「アクセスツールバー」です。標準設定では左から順番に「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」となっています。

自由にコマンドを割り振れる

「クイックアクセスツールバー」の魅力は自由にカスタマイズできることにあります。Excelで行う様々な操作を「クイックアクセスツールバー」に割り振ることができるのです。

登録した操作はワンクリックで実行できるので操作量を大幅に減少させることもできますし、ショートカットキーを覚えるのが大変という方にとっても簡単に利用することができるショートカット機能と言えます。

実際にコマンドを追加してみよう

実際に「クイックアクセスツールバー」にコマンドを追加して自分専用にカスタマイズしてみましょう。

追加できるコマンドは数多く存在しますが、中でも よく使う機能 が良いでしょう。ここでは罫線を引くコマンドを追加してみましょう。

クイックアクセスツールバーにコマンドを追加

  1. クイックアクセスツールバーの右横にある ▼ボタン をクリック
  2. 表示されたメニューから その他のコマンド(M) をクリック
  3. コマンドの選択(C) をクリック
  4. 表示されたメニューから [ホーム]タブ をクリック
  5. 左側のボックス内をスクロールして 格子 を選択して 追加 をクリック
  6. 右側のボックスに 格子 が追加されたことを確認したら OK をクリック

以上の操作で「クイックアクセスツールバー」に格子ボタンが追加されました。やり直しボタンの右側に新しく追加されているのが分かると思います。

実際に使ってみましょう。罫線を引きたいセルを範囲選択して格子ボタンをクリックすると対象のセルに罫線が引かれたと思います。このようにワンクリックで様々なコマンドを実行できるのが「クイックアクセスツールバー」なのです。

追加したコマンドは削除できる?

追加した時は利用頻度が高いコマンドでも後から不要となってしまうケースも多く存在すると思います。

使わないボタンを「クイックアクセスツールバー」に残したままですと邪魔になってしまい作業効率が落ちてしまうことにもなりかねません。「最近このコマンド使ってないな」と感じたら削除してしまいましょう。

クイックアクセスツールバーからコマンドを削除

  1. クイックアクセスツールバーの右横にある ▼ボタン をクリック
  2. 表示されたメニューから その他のコマンド(M) をクリック
  3. クイックアクセスツールバーのユーザー設定(O) をクリック
  4. 表示されたメニューから すべてのドキュメントに適用(既定) をクリック
  5. 右側のボックス内から 格子 を選択して 削除 をクリック
  6. OK をクリック

先程追加した格子ボタンが再び消えたのが分かると思います。また標準設定である「上書き保存」ボタンも削除することができます。上書き保存はショートカットキーも比較的覚えやすいため、削除してスペースを空けるのも良いかもしれません。

このように自由にカスタマイズできる「クイックアクセスツールバー」をぜひ活用してみてください。Excelの操作にかけている時間を大幅に短縮できるようになると思います。

登録できるボタン数に上限はある?

「クイックアクセスツールバー」に登録できるボタンに上限は設定されていないようです。実際に1行目を超える量を登録してみると2行表示に切り替えられる仕様になっています。

いたずらに登録数を増やすとExcelの動作が重くなったり起動時にエラーを吐いてしまうという事態が起きることもあるようですが、それも1,000個を超えるボタンを登録した場合の話ですので常識的な範囲で利用しているならさほど気にする必要もないでしょう。

よく使うコマンドはどんどん登録してしまいましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?Excelにはたくさんの便利技があり、ショートカットキーを多く覚えることで、より便利にスピーディーに使っていくことができます。作業効率がグンと上がりますので、最初の内から使い慣れていくと良いでしょう!

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