Excelを始めて使う時に覚えたい便利な使い方

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今回は、「Excelを始めて使う時に覚えたい便利な使い方」について紹介いたします。Excelはデータ入力や管理などが簡単にできる優れたツールとなっています。Excelには、より作業を素早く効率的にできるように、さまざまな便利テクニックがあります。ショートカットなど、Excelを使うなかで、便利に使うことができる技を中心に解説していますので、これからExcelを使い始める予定の方は、参考にしてみてください!

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始めて使う時に覚えたい便利な使い方

ここでは、Excelを始めて使っていくにあたり、より作業を簡単に効率化することができるショートカットキーを中心として便利な小技を紹介します。

セルの行・列の端まで瞬時に移動する

Excelにはセルがたくさんありますが、瞬時に行・列の端まで移動させる方法があります。「Ctrl」+「↑」「↓」「→」「←」などの方向キーを一緒に押すことで、押した方向キーの端まで一瞬で移動することができます。大量のデータなどを見るときにすぐに移動できる方法です。

セルの行・列の端までカーソル選択する

上記では、セルの行・列の端まで瞬時に移動できる方法について説明しましたが、端まで選択することもできます。方法は、「Ctrl」+「Shift」+「↑」「↓」「→」「←」などの方向キーを押すことで、押した方向キーの端まで、瞬時に選択ができるので、時間がかかりません。

選択しているセルのA列に瞬時に移動する

選択しているセルのA列に一気に戻る方法です。「Ctrl」+「↑」「↓」「→」「←」では、空白のセルが間にある際は、瞬時にA列まで戻ることができません。「Home」キーを押すことで、間の空白セルなど関係なくA列まで瞬時に戻れます。さらに、「Home」+「Ctrl」を一緒に押せば選択中のセルをA1まで移動させることができます。すぐに始点に戻れるので、重宝する便利技です。

シートを移動するショートカット

データなどをまとめているExcelでは、複数のシートを使用している場合が多いです。マウスを使ってシートを移動するのも良いですが、ショートカットキーを使えば、瞬時にシート移動ができます。1つ前のシートに移動する場合は、「Ctrl」+「PageUp」を一緒に押します。1つ後のシートに移動する場合は、「Ctrl」+「PageDown」を一緒に押せば、瞬時にシート移動することができます。シート移動の多い作業などでは、ショートカットキーを使うことで時間を短縮することができ便利です。

選択した範囲の数値を足し算計算する

関数や電卓を使わなくても、ショートカットキーで選択した範囲の数値を足し算することができます。「Alt」+「Shift」+「=」を一緒に押すことで選択範囲の計算を一瞬でしてくれます。関数や電卓も良いですが、ショートカットキーを覚えた方が、素早く計算結果を表示することができます。

現在の日付や時刻を表示する

ショートカットキーを使えば、現在の日付や時刻を表示することができます。日付を表示したい場合は「Ctrl」+「;」、時刻を表示したい場合は「Ctrl」+「:」を押します。データの更新日時などを入力しないといけない際は、時計やカレンダー、スマホを見なくても、ショートカットキーを押せば正しい日付と時刻を入力できます。

繰り返し作業をする

1つのセルに対しておこなった作業を、他のセルでも同じ作業をおこないたい場合は、セルを選択し「F4」を押せば瞬時に同じ作業が完了します。都度、同じ作業を入力しなくても、「F4」を使うことで短縮して繰り返し作業ができます。

セルを挿入する

マウスの右クリックなどを使わなくても、「Ctrl」+「Shift」+「;」を一緒に押せばセルを挿入ることができます。データを入力していたり確認していて1つセルを挿入したい場合は、素早く挿入できるショートカットキーを使いましょう。

セル内を改行する

Excelはデータ入力や管理が目的ですので、セルに長文を入力することは少ないですが、セル内の文章を改行したい場合、「Alt」+「Enter」で改行することができます。もしも、Excelで長文を入力する際は、改行して見やすくしましょう。

列を非表示にする

他のデータなどを見やすくするために、列を非表示にすることもできます。「Ctrl」+「0」を一緒に押すことで、選択しているセルの列全体が非表示になります。非表示にした列を再度表示させたい場合は、非表示になっている列のセルを選択したうえで「Ctrl」+「Shift」+「0」を一緒に押せば、再表示することができます。

行を非表示にする

列同様、行を非表示にする場合は、「Ctrl」+「9」を一緒に押すと選択したセルのある行を非表示にすることができます。非表示になった行を再度表示させたい場合は、非表示の行の中にあるセルを選択して「Ctrl」+「Shift」+「9」を一緒に押せば、再表示することができます。

Excelを終了する

Excelを終了する場合は、マウスを使って閉じても良いですが、ショートカットキーで簡単に終了させることもできます。Excelの終了の仕方は「Alt」+「F4」を一緒に押すだけです。マウスよりも速く終了させることができます。

印刷ページを表示する

わざわざマウスを動かさなくても「Ctrl」+「P」を一緒に押すだけで、瞬時に印刷ページを表示することができます。使い慣れればショートカットキーで印刷ページを表示した方が速くなります。

上のセルの値をコピーして表示する

「Ctrl」+「d」を一緒に押せば、1つ上のセルに表示されている内容をコピーし表示することができます。連続して同じ内容の際にすぐにコピー&ペーストができます。

左のセルの値をコピーして表示する

「Ctrl」+「r」を一緒に押せば、1つ左のセルに表示されている内容をコピーし表示することができます。連続して同じ内容を入力しなければいけないときに、すぐにコピー&ペーストができます。

セルに外枠罫線を引く

「Ctrl」+「Shift」+「6」を一緒に押すことで、選択したセルの外枠に罫線を引くことができます。マウスでも引けますが、一定の罫線であれば、ショートカットキーを使った方が素早く引くことができます。もし、外枠罫線を削除したい場合は、範囲を選択したうえで「Ctrl」+「Shift」+「_」を一緒に押します。

太字と斜体の設定

選択したセルの数値や文字を「Ctrl」+「B」を押すことで太字にすることができます。太字を解除したい場合は「Ctrl」+「2」を押します。同様に斜体にしたい場合は「Ctrl」+「I」を押し、解除したい場合は「Ctrl」+「3」を押します。

下線の設定

数値や文字に下線をしたい場合は、セルを選択し「Ctrl」+「U」を押し、解除したい場合は「Ctrl」+「4」を押します。

選択した範囲からグラフを作成する

「F11」を押せば、選択した範囲内の数値からグラフを作成することができます。マウスを使うよりも素早くグラフ作成画面へと移行できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?Excelにはたくさんの便利技があり、ショートカットキーを多く覚えることで、より便利にスピーディーに使っていくことができます。作業効率がグンと上がりますので、最初の内から使い慣れていくと良いでしょう!

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