エクセルのテーブル機能と便利な使い方

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テーブル機能を設定することで、該当の一覧表には、自動的にフィルタ機能が追加されますので、必要なデータや情報をすぐに抽出することができますし、並べ替えすることもできます。簡単に該当項目の集計などもできるようになり、表が大きいほどフィルタ機能は便利で重宝します。データ分析などにも便利です。

見出しが固定されるのでスクロールしても見やすい

テーブル化することで、一覧表の見出しが固定されますので、下にスクロールしても見出しは表示されたままになりますので分かりやすいです。見出しが固定されていないと、何のデータか分かりづらくなることもありますが、固定されることにより分かりづらさを解消することができます。ウインドウ枠の固定設定をすることで、見出しの固定をすることもできますが、テーブル機能を設定すれば自動で固定されますので、ウインドウ枠の固定作業をしなくても大丈夫です。

数式や書式なども自動でコピーされる

レコードを追加すると、テーブルの各列に設定していた数式などもすべて自動でコピーされますので、自分でコピーする手間を省くことができます。設定していた入力規則についても同様にコピーされます。

集計行を表示する

テーブル機能を設定した表に集計行を表示したい場合は、テーブル内をクリックすると、「テーブルツール」が表示されますので、「コンテキストタブ」の「テーブルスタイルのオプション」内にある「集計行」にチェックを入れます。チェックを入れることで、「集計行」が追加され、行の右端に集計結果が表示されます。集計結果の▼をクリックすると、集計方法の一覧が表示されますので、該当の集計方法を選択します。

テーブルを解除する

テーブル設定した表を解除したい場合は 「テーブルツール」の「コンテキストタブ」 を選択し 「範囲に変換」 をクリックすることで、テーブル機能が解除されます。解除したあとも、デザインやフォントなどの設定は残ったままになります。もしも、デザインやフォントなどの書式設定も元に戻したい場合は、「テーブルスタイル」の一覧から「クリア」を選択することで、元の状態に戻ります。

テーブルのサイズは変更する

テーブルのサイズ変更することもできます。サイズ変更したい場合は、テーブル内のセルを選択して 「テーブルツール」の「デザイン」 をクリックし 「テーブルのサイズ変更」 を選択します。選択しているテーブル名が表示されますので、クリックします。「テーブルのサイズ変更」画面が表示されますので、データ範囲を変更すれば完了です。

テーブルの名前を変更する

テーブルの名前を変更したい場合は、テーブル内のセルを選択して 「テーブルツール」の「デザインタブ」 で変更ができます。テーブル名が表示された欄内をクリックして、変更後の名前を入力します。もしくは、「数式」タブの中から「名前の管理」を選択し、表示された画面で「編集」ボタンを選択します。「名前の編集」画面が表示されますので、名前を変更します。

テーブルの参照範囲を確認する

テーブルの参照範囲を確認したい場合は、「数式」タブの「名前の管理」を選択します。「名前の管理」画面が表示され、テーブル名と参照範囲の一覧が掲載されていますので、確認することができます。

フィルタ機能やデザインのオン・オフ設定をする

テーブル設定した表のフィルタ機能や縞模様のオン・オフ設定をすることもできます。大きな表であれば役立つ機能ですが、小さい表なのでフィルタや縞模様は必要ないという場合は、オフ設定に変更しましょう。「デザイン」タブの「テーブルスタイルのオプション」で、「見出し行」「集計行」「縞模様」などの有無を設定することができます。

テーブル化がうまくいかない時に確認したいこと

既存の表をテーブル化しようとしてもうまくいかない事があります。テーブルやピボットテーブル化するにあたって何かしらの不都合があることが考えられます。

本項目では テーブル化がうまくいかない時に確認したいこと をご紹介します。「普段と同じ操作をしているのにできない」「手順通りにやっているのに…」 という時にぜひ確認してみてください。

セルの結合

テーブル化できない原因として多いのは「セルの結合」です。

表に結合されているセルが存在しているとテーブル化ができません。ビジネスシーンで扱う場合は基本的にセルの結合はしない方が良いでしょう。

テーブル化ができない他にもセルの結合には色々なデメリットがあります。確かにセルを結合するとデータは見やすくなります。しかしその一方でデータを利用する時に様々な不都合が発生してしまいます。結合されたセルをコピペするとずれてしまったり、並べ替えが出来ない等…。

これらのことから、単純に表として扱う場合においてもセルの結合は安易に利用しない方が良いでしょう。相手が見やすいだろうと良かれと思ってしたことが返ってマイナス方面に響いてしまうこともあるわけですね。

画像として提出する場合ならセルの結合を利用しても問題ありませんが、Excelファイルとして手渡す場合は極力使用しないほうが無難だと思われます。

隣接するセルに文字列

テーブル化しようとしている表の隣接セルに文字列があると正しく認識されずにテーブル化する際に手間がかかってしまいます。

テーブル化の自動認識では空白があるかどうかによって表の範囲を認識しています。表の隣接するセルに文字列があると勝手に範囲と誤解してしまうわけですね。

テーブル化の際には範囲の確認ステップがありますので、手動で範囲を調整することもできます。しかし表のテーブル化はExcelを利用していく上で何度も繰り返し行う作業です。無駄を省くためにも基本的には自動で認識できるようにしておいたほうが良いでしょう。

表の隣接セルは空白 を意識するようにしましょう。

文字列の先頭の余白

たまにExcelのセルにデータを入力する際に空白スペースが入力されていることがあります。空白スペースがあるとテーブル化の際に不具合が起こることがあります。空白スペースは空白ではなく、別物の文字列として扱われるためだと思われます。

空白スペースの厄介なところは人の目では分かりづらいところです。文字を中央揃えにしたい時はExcelの「中央揃え」の機能を使うようにしましょう。

また空白スペースをに削除する場合は置換機能を利用すると良いでしょう。

以上の手順で空白スペースを削除することができます。また全角と半角の空白スペースを判別したい場合は検索と置換ウィンドウからオプション画面を開くことで設定できます。

重複データ

テーブル化しようとしている表に重複しているデータが存在していると正しくテーブル化が行われません。実行前に重複データのチェック＆削除を行うようにしましょう。

Excelで作業を行っていると重複データの問題はつきものです。どうしても同じデータを入力してしまうこともありますよね。重複データに関しては、テーブル化に関わらず小まめにチェックを行うことも大切だと思われます。

半角と全角の混同

製品の型番号などで半角と全角が混同してしまうことがあります。人間の目で判別がつきにくため気づきにくいのですが、その状態でテーブル化を行うと別データを認識されてテーブル化の際に不都合が発生してしまいます。

特に分かりにくいのがアルファベットです。表作成を行う前に全角か半角がどちらかに決めておくことが大切でしょう。

1行に複数の同じ項目

Excelの表は本来、縦に続けていくものです。しかし稀に横に長く複数のフィールドが表示されていることがあります。このケースではテーブル化を行うことができません。

テーブル化するためには、1行に1レコードになるようにする必要があります。

まとめ

 

いかがでしたでしょうか？今回は、エクセルのテーブル機能と便利な使い方について紹介いたしました。テーブル機能を使うことで、普段の作業をよりスピーディーにおこなうことができるようになります。テーブル機能の設定自体も１分もかかりませんのでおすすめです。興味がある方は、ぜひ１度試してみてください！

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