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Excelを使いこなそう!効率的な文字数のカウント方法まとめ

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文字数に制限をかけられるため、アンケート項目を作る場合にも便利です。制限がないとやたらセル内の文字数が多くなってしまい困りますが、制限をしておけば困ることもありません。

デメリット 制限を超えるとやり直しが必要

文字数制限のあるセルに制限以上の文字数を入力すると、「入力した値は正しくありません〜」というメッセージが表示されるだけでなく 入力した文字がすべて消えてしまいます。

そのため、せっかく入力しても制限を1文字でも超えていればすべてが消えてしまい、最初からやり直しです。10文字〜20文字程度ならまだいいですが、制限が500文字〜1,000文字など多い場合で消えたときは入力する気が失くなってしまいます。

このことは文字数制限をする際の注意点であり、大きなデメリットです。

LEN関数とのおすすめの組み合わせ

windows

LEN関数だけでなく、他の関数と組み合わせて使うことで、さらにセル内の文字数の数え方のバリエーションを広げることができます。

ここで紹介するSUBTITUE関数やTEXT関数との組み合わせによって、LEN関数だけでは数えることができないことも数えられることを把握しておきましょう。

SUBTITUE関数

LEN関数とSUBTITUE関数を組み合わせることで、特定の文字のみを数えることができます。たとえば、A1セル内に文章が入力されていて、文字数を数えたい場合はLEN関数やLENB関数を用いれば簡単に数えられます。

しかし、A1セル内の文章から「【本】という文字のみを数えたい」「【列】という文字のみを数えたい」というように、特定の文字のみ数えたい場合は、SUBTITUE関数を使うことで解決します。

セル内の文章から特定の文字だけを数えたい場合は、LEN関数+SUBTITUE関数を使いましょう。

TEXT関数

TEXT関数もLEN関数と組み合わせて使うことができます。LEN関数はセル内の半角文字・全角文字・スペース・改行なども文字数として数えてくれますが、日付やパーセント表示のものは正確に数えることができません。

そこで活躍するのがTEXT関数です。LEN関数とTEXT関数を組み合わせて用いることで、日付やパーセント表示も正確に数えることが可能になります。

セル内の文字にこれらの文字が入っている場合は、TEXT関数も使うようにしましょう。

セルに色をつけて文字数制限

Excelの設定から特定のセルに文字数制限をかけられることは先述のとおりですが、指定した文字数を超えた場合にセルに色をつけることもできます。

そして、この方法を用いる際にLEN関数が必要になります。文字数を超えた場合にセルに色をつける方法は下記のとおりです。

セルに色をつける方法

  1. LEN関数を入力したセルを選択してホームタブの「条件付き書式」を選択し、「新しいルール」を開く
  2. 「書式ルールの編集」画面が表示されますので「ルールの種類を選択してください」は「指定の値を含むセルだけを書式設定」、「次のセルのみを書式設定」は「次の値より大きい」を選び、任意の数字を入力して「書式」をクリック
  3. 「セルの書式設定」を開き「塗りつぶし」を選択して希望の色を選び「OK」をクリック
  4. 実際に指定した条件でセルに色がつくかを確認して完了

これにより、文字数が制限を超えると指定した色をセルにつけることができます。

MAX関数

複数セルの最大文字数を求める「MAX関数」があります。

MAX関数 は指定したセルの中から最も高い数値を返す関数として使われています。テストで最も高い点数を知りたい時などに使用されることが多いです。

LEN関数との組み合わせでは、A1~A5のセルの中に異なる文章がそれぞれある場合、これらの中でもっとも多い文字数を割り出すことができます。ただし入力時には注意が必要となります。

=MAX(LEN(A1:A5)) と入力した後、Enterを押すだけだと#VALUEが返されてしまいエラーとなってしまいます。これを防ぐためには「Ctrl+Shift+Enter」を押してください。こうすることによって{=MAX(LEN(A1:A5))}となり、正しく機能するようになります。

指定したセルに最大文字数が返されたと思います。このように入力することでA1~A5の中で最も文字数の多い数値が表示されるようになります。また MAX関数 は最大値を返しますが最低値を返す MIN関数 もありますのでこちらも合わせて使うと良いと思います。

文字数をオーバーしていないか、また既定文字数を満たしているか。文字数をチェックしたい時にLEN関数+MAX(MIN)関数の組み合わせは大変有効です。

IF関数


条件によって処理を振り分ける「IF関数」。

IF関数 では比較演算子を用いることで様々な条件を設定することができます。テストで何点以上なら合格と基準を設けたいときに使用されることが多いです。

LEN関数と組み合わせると文字数を比較することができるようになります。文字数を満たしているなら「OK」そうでないなら「ERROR」を表示するといった使い方ができます。

例えば、郵便番号や口座番号といった桁数が決まっている情報を扱う場合、特定の文字数が入力されていない場合、その情報は確実に間違っていることになります。このような事態を防ぐために活躍してくれる関数です。

=IF(LEN(A1)=7,”OK”,”ERROR”) と入力すると文字数が7文字であれば「OK」が表示され、7文字以外なら「ERROR」が表示されるようになります。表示メッセージは自由に変更できますので扱うデータによって適宜変更すると良いでしょう。

IF関数はLEN関数との組み合わせでも有効活用することができますが、IF関数そのものが利用することが多い関数です。使える比較演算子などにも目を通しておくことをおすすめします。

LEFT関数、RIGHT関数

「LEFT関数」は左からn番目までの文字列を切り出す関数。「RIGHT関数」右からn番目までの文字列を切り出す関数です。

指定された文字列を返すことができる関数です。規則性のあるデータから特に重要な部分だけを抜き取りたい時に活用することが多い関数です。

LEN関数と組み合わせると対象の文字数を参照することができますのでより動的な処理を行うことができるようになるのが特徴です。

例えばA1の文字列を右側3文字を削除したい場合だと、=LEFT(A1,LEN(A1)-3) という感じに入力することになります。この入力方法であればA1の文字数がいくつであろうと語尾3つが必ず削除されるようになります。

逆にRIGHT関数であれば左から数えて削除することになります。=RIGHT(A1,LEN(A1)-5) であれば左側から5文字が削除されます。

利用シーンとしては都道府県の「都」や「県」を省いた情報を抜き出したい時でしょうか。=LEFT(A1,LEN(A1)-1)とすれば神奈川県であれば=LEFT(“神奈川県”, 4-1)となり「神奈川」が抽出されることになります。

FIND関数

指定した文字列の位置を返す関数「FIND関数」。

特定の文字が何番目に存在するか調べたい時に活用することが多いです。A1に入力されている「Microsoft Excel」という文字列から最初に「c」が存在する位置を調べたい時は =FIND(“c”,A1) と入力します。こうすると「3」が返される仕組みになっています。

LEN関数と組み合わせると特定の部分だけ抜き出すことができるようになります。例えばメールアドレスには必ず「@」が含まれます。この「@」の前後を抜き出したい時などに活用できるでしょう。

例えば「[email protected]」というメールアドレスから「@」以降の文字列を抜き出したい時は =RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(“@”,A1) と入力します。=RIGHT([email protected],15-5)となり、「[email protected]」の右から10文字が抜き出されることになります。

メールアドレス以外にも特定の文字列が含まれるデータを扱う際にはFIND関数を使ってみると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたか。ExcelでもLEN関数を使えば、簡単にセル内の文字数を数えることができます。また、予め文字数制限をかけることもできるため、関数を使わなくても文字数管理も可能です。

SUBTITUE関数やTEXT関数との組み合わせになると、使い方が少し難しくなりますが、LEN関数のみであれば非常に簡単に使えます。

早速、LEN関数を用いてより効率よくExcelを使いこなしましょう。

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