エクセルの抑えておきたい基本技

LINEで送る
Pocket

70e91a85a424d4fe9ed72defaae90a89_s

今回は、エクセルの抑えておきたい基本技について紹介いたします。エクセルを使っていくにあたり、最低限は基本的な技を覚えておくことは作業効率を高めることができますので、非常に大事です。いずれも、必ず覚えておきたい基本的な技ばかりですので、始めてエクセルを使われる方や使い始めて間もない方は、参考にしてみてください!

スポンサーリンク

抑えておきたい基本技

ダブルクリックで列の幅を自動調整

ダブルクリックするだけで列の幅を適度な幅に自動調整することができます。たくさん列に数値や文字を入力している場合に、最適化することができるので便利です。方法は簡単で、B列やC列など、列全体列を選択し、列の間にある線部分をダブルクリックするだけです。素早く列の自動調整調整ができ見やすくなります。

数字を連番で入力する

1、2、3、4、、、や、1月1日、1月2日、1月3日など、連続した入力の場合、1つずつ入力しなくてもマウスを使って素早く連続入力することができます。方法は簡単で、1、2、3など連続した数字を選択し、そのまま選択エリアを広げるだけです。数字以外にも曜日なども連続入力することができます。

間違った場合は「元に戻す」機能

エクセルでは、例え間違った作業や入力をしてしまったとしても、保存していなければ元に戻すことができます。エクセルのメニューのなかにある「←」のような矢印マークをクリックするだけで、1つ前の作業に戻ることができます。連続して押せばその分戻ることができますので、間違ってやり直したいときに便利です。「←」マーク以外にも、メニューの「編集」のなかの「元に戻す」を選択しても同じことができます。

数値に円単位をつける

売上金額の表などを作成する場合は、数値のままでも良いですが、円単位をつけることで、より分かりやすい表を作成することができます。数値に円単位をつける場合は、希望の数値のあるセルを選択したうえで右クリックをして「セルの書式設定」を選択します。

「セルの書式設定」画面が開いたら「表示形式」タブを選択して、「分類」を「ユーザー定義」を選び、「種類」に「#,###円」を入力します。これにより、選択した数値に円単位がつくようになります。「¥」マークをつけたい場合は、同様の方法で「分類」で「通貨」を選択するだけです。

英語の綴りをチェックする

エクセルでは英語の綴りをチェックする機能が搭載されています。英語の綴りをチェックしたいセルを選択したうえで、メニューのなかから、「ABC✓」というようなスペルチェック機能をクリックします。クリックするとスペルチェック画面が表示され確認してくれます。間違いがある場合は、「修正」ボタンをクリックすれば、正しい綴りの英語がエクセルにそのまま入力されるようになっています。

足し算計算する

選択した範囲の数値を簡単に足し算計算することができます。関数や電卓を使っても良いですが、ショートカットキーを使うことで、簡単にスピーディーに選択した範囲の数値を足し算できます。方法は、足し算したい範囲を選択して「Alt」+「Shift」+「=」を押すだけです。ショートカットキーを使うことで、素早く計算結果を知ることができます。

開いているファイルをすべて閉じる

複数のファイルを開いている場合は、1つずつ閉じなくても簡単にすべてのファイルを閉じることができます。「Shift」を押しながら、メニューバーにある「ファイル」をクリックするだけで、いつも「ファイル」をクリックすると表示される「閉じる」が「すべて閉じる」に変わります。一気にファイルを閉じたい場合は、「Shift」を押しながら「ファイル」選択するようにしましょう。手間を省くことができます。

複数のシートを並べて表示する

1つのファイルの中に複数のシートがあり、それぞれのシートを見ながら作業しなければいけないときは、複数のシートをファイル内に表示させることができます。方法は、メニューの「ウインドウ」のなかから「新しいウインドウを開く」を選択します。すると2つのシートが画面上に表示されます。

シートが3つある場合は、もう1度「新しいウインドウを開く」を選択します。開いたあとは、「ウインドウ」の「整列」を選択し、「ウインドウの整列」画面で「並べて表示」を選択します。すると、開いたシートが1つの画面に同時に表示されるようになります。複数のシートを見ながら作業したい際におすすめの方法です。

シートを素早く移動する

ショートカットキーを使って複数のシートを素早く移動させることができます。ショートカットキーを使うことで、マウスを使用してシート移動するよりもスピーディーに作業することができます。

1つ前のシートに移動したい場合は「Ctrl」+「PageUp」、1つ後のシートに移動したい場合は「Ctrl」+「PageDown」を押せば、素早くシート移動をすることができます。シート移動の多い作業時に便利な方法です。

セルのA列まで素早く移動する

選択しているセルのA列まで素早く戻ることができます。方法は簡単で「Home」キーを押すだけです。間の空白セルなど関係なくA列まで素早く戻すことができます。「Home」+「Ctrl」を押すと選択中のセルをA1まで戻させることもできます。表が大きい場合などに、すぐに始点に戻ることができるので便利です。

同じ作業を繰り返す

ショートカットキーを使うことで、同じ作業を繰り返し入力することができます。1つのセルでおこなった作業を、他のセルでも繰り返したい場合は、該当のセルを選択して「F4」を押すだけで、同じ作業を繰り返すことができます。毎回、1から入力しなくても、同じ作業を入力しなくても、「F4」を使うことで素早く作業の繰り返しができ効率化を図れます。

大事なファイルにはパスワードをかける

大事なファイルには念のためパスワードをかけておくようにしましょう。パスワードをかけたい場合は、該当するファイルを開いて、メニューの「ファイル」から「名前をつけて保存」を選択します。「ファイルをつけて保存」画面が表示されますので、「ツール」を選択して「全般オプション」を選択します。

「全般オプション」を選択すると、「保存オプション」画面が表示されますので、「読み取りパスワード」か「書き込みパスワード」の該当する方にパスワードを入力して「OK」をクリックします。これにより、該当ファイルを見ようとしたり、編集しようとする際にパスワードが必要になります。大切なファイルにはパスワードをかけるようにしましょう。

エクセルを終了させる

エクセルを終了させる場合は、マウスを使って終了させる方法以外にも、ショートカットキーを使って簡単に終了させることができます。ショートカットキーを使ってエクセルを終了させる方法は「Alt」+「F4」を押すだけです。これにより、マウスを使うよりも素早く終了させることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、エクセルの抑えておきたい基本技について紹介いたしました。基本的な技を覚えて使えるようになることで、作業スピードや正確性を上げることができます。いずれの基本技も、すぐに使い慣れることができる技ばかりですので、試しに使ってみて覚えていきましょう。2〜3回使うだけで自然と覚えます。エクセルを始めて間もない方は、ぜひ、参考にしてみてください!

スポンサーリンク

LINEで送る
Pocket

Facebookでのご購読が便利です