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Excelの表計算について学ぼう!

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エクセルとは Microsoft社が販売する表計算ソフトのExcelのことをいいます。

非常に多目的に利用することができるソフトウェアであるため、文章作成を目的としたワードと対をなす最もスタンダードなソフトウェアとして多くの人に利用されています。
実に様々な機能を持っているのですが、ワードと違って計算機能を持っている点が大きな特徴となっています。

ワードと同じように文章を打ち込んで書類を作ることもできるのですが、様々な数字を打ち込むことによって表を作ったりグラフを作ったりすることが容易に行えます。

このような仕組みは現代社会のビジネスにおいては非常に有益なものであり、どのような分野に進んでいくにあたっても有益なスキルとして役立ちます。

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Excelとは

Microsoft社が提供する表計算ソフト「Excel」。業務上はもちろんプライベートでも利用している方も多く、メジャーなソフトウェアと言えます。

本項目では Excelの基本情報 についてご紹介します。Excelは非常に有用なソフトウェアです。仕事やプライベート、様々なシーンで利用するExcelについて一緒に見ていきましょう。

Excelで出来ること

Excelがソフトウェアとしてここまで広がっているのは、その多様性とも言えます。

日常で数値を扱うことは多く、その計算のほとんどをExcelで行うことができます。計算を助ける機能として 関数 と呼ばれるものが存在しており、簡単な表計算を実現しています。関数は様々な物が用意されており 400種類 を超えています。

そして入力された数値を グラフ にして分かりやすく視覚化させることも。数値+図で分かりやすい資料を作れるのが大きな魅力ですね。Excelはこの使い方が最も一般的だと思われます。

その他にも様々な便利機能があるExcelです。使い手のスキル次第で出来ることは無限に広がっていくと言えるでしょう。基本的な使い方を覚えた後も新しい発見が常にあると思います。

Excelが不得意なこと

その多様性からなんでも出来てしまうExcelですが、全てをExcelで行う必要はありません。他のソフトウェアを使うほうが有効なこともあります。

例えば 文章がメイン+ちょっとした表 程度であればWordで作成する方が適切と言えるでしょう。Wordにも表を挿入する機能がありますので、このケースではWordの方が適切で効率的です。

またプレゼンのような説明・発表の場では PowerPoint を利用する方が内容を相手に伝えやすいと言えます。スライドやアニメーションといった機能を活用することでポイントやストーリー性を協調しやすいメリットがあります。

資料のみの提供であればExcelファイルは非常に有用ですが、シーンによって使い分けることも大切と言えます。その特徴をしっかり抑えて適切な使い方をしていきましょう。

Excelを購入する

Excelは年間契約で行われます。永続ライセンス と言われる買い切りタイプも存在しますが、相当な金額になってしまいますし、購入後の新機能の追加なども行われません。

年間契約であれば自動的に新しいバージョンに切り替わり常に新機能を使うこともできます。価格の問題とあわせても、最初は年間契約で利用するのがおすすめです。

購入先は「マイクロシフト公式サイト」の他に「Amazon」「電気量販店」などがあります。

Excelを無料で使う

基本的には購入することで利用できますが、Excelを無料で使う方法もあります。「Excel Online」 と呼ばれるWeb版Excelは無料で利用することができるのです。

Excelはメジャーゆえに誰もが持っている前提で話が進むこともあります。ExcelがインストールされていないパソコンではExcelファイルを渡されても開くことができません。

このようなケースで活躍してくれるのが「Excel Online」です。お金を払わなくてもExcelファイルを確認することができ、非常に有用なサービスです。

業務上必要なものであり毎日がっつりといった利用法であればインストール版を購入することをおすすめします。しかしちょっとしたファイルの作成や確認程度であれば「Excel Online」でも十分間に合うと思います。

また WordPowerPoint といったメジャーなソフトウェアも利用可能です。利用するためには無料アカウントを発行するだけの簡単手順で済みますので興味がある方はぜひ試してみてください。

Excelのバージョン

Excelは基本的に3年毎に更新されており、2019年現在の最新バージョンは「Excel2019」です。

バージョンの更新内容には 新機能の追加UIの改善 などが含まれます。「新しい関数」「新しいグラフ」「ビジュアルの強化」等、様々な追加や改善が行われています。その他にも魅力的な機能が続々追加されています。

しかし常に最新バージョンを保つ必要はありません。使い慣れたバージョンから更新するとその変化から使いづらいと感じてしまうこともありますよね。業務上で使う分には必要な機能は既に揃っているはずです。基本的には自分が使いやすいかどうかで決めるのが良いでしょう。

現代社会における必須スキル

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最近では、エクセルやワードの操作は会社勤めをする上で 必要な技能の1つ として数えられており、就職をするにあたって前提条件として要求されることが少なくありません。
特に事務職として働くことを考えているのであれば使いこなせないことがマイナス要因となる場合も少なくありません。

もしも技術に自信がないのであれば街中のパソコン教室などで学ぶこともできます。苦手意識がある人であっても実際に使用する中で容易に身に付けることができる非常にシンプルな操作性も魅力の1つとなっています。特に若い世代であるのであれば早いうちに身に付けておくべき技術の1つであると言えるでしょう。

一般家庭には不必要な場合が少なくありませんし、自ら興味関心を持って連れて行く機会を設けない限りはなかなか知識や技術を身に付けるチャンスに恵まれないソフトウェアの1つであるといえます。

圧倒的な多機能さ

ワードはいわゆるワープロソフトと同じですので、文章を作成するために役立ちます。
様々な特殊な機能を持って帰りますがそれらを知らなくても十分に使いこなすことができるでしょう。

しかしながらエクセルの場合は使い方を知らなければ使いこなすことができません。グラフの作り方や表の作り方、その他の様々な計算の方法等については知識として学ばなければ使い方がわからなくてもおかしくありません。これらについては書店で技術的な部分を解説する本を購入することができます。

図書館などでも借りることができる場合がありますので、業務上必要ということがあるのであればそのような資料を使って学ぶことも推奨できます。
特に複雑な機能を使いこなすためにはそのような解説本の手助けなしではまず不可能であると言えるでしょう。極めて多機能なExcelのパフォーマンスを全て引き出すことができる人というのは滅多にないものです。実に可能性を秘めているソフトウェアであると言えるでしょう。

表計算ソフト と言う名称で販売されているものではありますが、その使い方には無限の可能性があると言う特徴があります。ある程度までであれば独学でも学んでことができますが、本当に高度な仕組みのソフトウェア開発などに取り組むのであれば、本格的に学ぶ必要があるでしょう。

 

無限の可能性を引き出すために必要なこと

一般的なビジネスにおける用途としては単純な図表を作成すると言う目的で利用されることが少なくありません。

このくらいであれば非常にシンプルな機能ですのでそれほどエクセルに詳しくない人であっても対応は可能です。
簡単なビジネス用の資料を作成するにあたっては基本的な機能であるグラフウィザードなどを利用して手軽にグラフを作成することができる便利なソフトウェアであるといえます。この多機能さを本当に活用していきたいと考えているのであれば、何かしらの形でしっかりと学ぶことが必要であるといえます。

独学で使いこなすには複雑すぎるソフトウェアであると言えるでしょう。非常に多くのことに対応することができる無限の可能性を秘めているものであるといえます。

計算機能を合わせ持つエクセル


Windowsパソコンを利用している人はマイクロソフトという名前を聞いたことがある人が多いですが、マイクロソフトにはオフィスというソフトウェアがあります。

そのオフィスの中でも表を用いて計算するのが得意とされているのが、エクセルです。
エクセルはセルと呼ばれるいくつかの枠がシートごとに分けられており、カテゴリごとに作成できようになっています。横と縦の行と列があり、セルが何個も並んでいます。セルのサイズ変更はもちろんのこと、結合したり、図形を挿入したりと非常に自由度が高いソフトウェアです。

計算式を利用する

シートに分けられると先に述べたように、あるシートにはデータを入力し、異なるシートにはそのデータを用いた表を作成することも可能です。
データを見られたくない場合には、シートを非表示としてパスワードをかけることも可能です。データから計算した結果を表にする、グラフにするといったことに向いているのがエクセルです。

また、データ入力した値をサマリーしたり、指定したセルとセルの四則演算だけでなく、カウントやif文を用いて場合分けをしたりと、いくつもの計算式を用いて簡単に表を作成できるようになっています。
注意点としては、エクセルにもバージョンがあり、年々進化しているため、古いバージョンでは利用できない計算式もあるため、メールなどで送信した場合に、受信した相手のバージョンが古いと、計算ができないことがあります。特殊な式でない限りこういったことはあまりありませんが、認識をしておくと良いです。

関数を利用する

エクセルの非常に便利な利用方法として 関数 があります。例えば、あるセル日付を入れたい場合、today関数を用いることで、コンピュータの本日日付から自動表示されるようになったり、曜日や、入力したデータの平均値などなど多くの関数が用意されています。

その他様々な機能

さらに、計算した結果を強調したい場合などはセルの背景色の色を変えたり、文字の大きさやフォント、サイズの変更も容易にできるようになっています。
ある値からこの値を判断するといった場合でも、セルをコピーすることで、同じ数式をコピーできるようになっているため、非常に使い勝手が良く、作業効率が上がります。用意されているオブジェクトを使用することで、設計書の作成や提案書の作成なども作成ができます。
電子ファイルになっているので、ひな形を作成して使いまわすということも可能です。

プライベートでも役立つ

このように、ビジネスはもちろんのこと、プライベートで作業を行う場合にも非常に効率よく作業ができるようになっているのが特徴です。

同じソフトウェアでも使い方によっては全く異なるファイルができ、用途ごとに作成することができるので、幅広く利用することができます。現在では、パソコンが普及し、ほとんどの環境でインストールされているため、多くの企業を始め、様々な場所で活用されています。

使い方が分からない場合でもインターネットを利用して数式を検索したり、使い方を調べたりすると多くのホームページで使い方の説明があるため、簡単に自分で作成することができるのもメリットになっています。

このように、ビジネスだけでなく、プライベートや学校でも利用されているソフトウェアで非常にメリットが大きなものとなっています。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。エクセルは本当に多様な機能を利用できる便利なソフトですよね。ぜひ本記事を参考にエクセルの習熟度を上げましょう。

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