エクセルの表の作成方法と便利な使い方

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今回は、エクセルの表の作成方法と便利な使い方について紹介いたします。多くの会社で導入されているエクセルはMicrosoftの代表的なソフトであり、非常に便利に扱うことができます。表作成やグラフ作成、データ分析など、さまざまな目的で使うことができ、家計簿などとしても使えます。

ここでは、エクセルを始めて間もない方や、これから始める方向けに、エクセルの表の作成方法や、表の便利な使い方、エクセルを便利にする操作方法など、解説しています。ぜひ、ご覧ください!

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エクセルの表の作成方法

エクセルでは簡単に表を作成することができます。例えば、1ヶ月分の家計の支出をまとめた家計簿の表を作成するとします。まずは表のタイトル「家計簿」をA1のセルに入力します。次に、表の各見出しを入力します。A2には「項目」、B2には「金額」、と入力し、A3には「家賃」、A4には「食費」、A5には「雑費」、A6には「光熱費」、A7には「貯金」、A8には「通信費」、A9には「美容」、A10には「合計」など、入力をします。

あとは、それぞれの1ヶ月にかかった金額をB3〜B9に入力をし、合計金額をB10に入力します。項目と金額部分の入力が完了しましたので、あとは罫線を引きます。A2〜B10までを選択したうえで、メニューのなかから罫線を選択するか、右クリックをして「セルの書式設定」を選び、「罫線」タブを選択します。外枠、内側の希望の罫線を選択すると、罫線引きの完了です。

また、B10の合計金額を入力する際は、電卓などで計算しても良いですが、関数を使っても計算できます。B10のセルを選択した状態で、メニューの「数式」を選択して、関数の「オートSUM」をクリックします。

範囲が表示されますので、B3〜B9までを選択してEnterを押せば、合計数値がB10セルに表示されます。文字に色を付けたり、セルに色を付けたい場合は、希望のセルを選択して「ホーム」のなかの色付けマークをクリックします。

エクセルの表の便利な使い方

ここでは、エクセルの表の便利な使い方について紹介いたします。

合計値を計算できる

エクセルの表を使うことで、多くの数値データの合計値をすぐに算出することができます。売上データや家計簿、成績表など、さまざまな表で使えます。合計値を算出する場合は、SUM関数を使うと便利です。

SUMは合計値を求めるための関数で、セルにSUM(数値1,数値2)やSUM(B1:B10)といった計算式が入力されることで、特定の数値の合計や希望の範囲の合計値を算出できます。どれだけ計算範囲が大きくても一瞬で合計数値を出すことができます。

平均値を算出できる

エクセルでは、特定の数値範囲の平均値も算出することができます。日々の売上記録をしている表があったとすれば、日々の平均売上や週間の平均売上、3日間の平均売上など、希望の範囲の平均値を一瞬で算出することができます。

平均値を算出したい場合は、AVERAGE関数を使用します。AVERAGEは、AVERAGE(数値1,数値2,数値3)、AVERAGE(B2:B10)など、特定の数値同士の平均値や希望の範囲の数値の平均値を出すことができます。クラス全員の成績の平均や売上の平均、在庫数の平均、走行距離の平均など、どんな平均値も一瞬で表示できます。

画像や図形も挿入し印刷もできる

エクセルは、表を作るだけでなく、まるでパワーポイントのように画像や図形も挿入でき資料などを作ることができます。プレゼン用に簡単な資料を作成したり、日頃まとめている表を元により分かりやすくするため、画像や図形を挿入してレポートを作成したりなど、さまざまな使い方ができます。

画像や図形を挿入するには「挿入」を選択し、画像の場合は「写真」、図形の場合は「図形」を選択します。そうすることで、好きな画像や図形を挿入することができ、より分かりやすい表やレポートを作成できます。挿入した画像や図形は印刷することもできます。

住所録として使える

エクセルは、ワードやパワーポイントなどと異なり、セルに文字や数値を入力していけるため、住所録などをまとめるのに適しています。名前や住所、連絡先などでセルを分けて、何千名分入力したとしても、「フィルタ」機能が使えるため、特定の名前や住所、連絡先を入れるだけで、検索することができます。

また、昇順や降順など順序を瞬時に入れ替えることもできますので便利です。フィルタ機能を付けるには、見出しの表示されたセルを選択し、メニューの「データ」から「フィルタ」を選択し、「オートフィルタ」をクリックします。すると、選択していた見出し部分のセルの右側に▼マークが表示されます。▼マークをクリックすることで、特定の人や連絡先を選択したり、検索することができます。

エクセルをより便利にする操作方法

ここでは、エクセルをもっと便利に使っていくための操作方法について紹介いたします。

同じ作業を繰り返すショートカットキー

エクセルで表作成するときなど、同じ操作を繰り返す必要があるときは、「Ctrl」+「Y」のショートカットキーを使うことで、直前に実施した操作を繰り返しおこなうことができます。都度入力したり、コピー&ペーストでも可能ですが、「Ctrl」+「Y」のショートカットキーを使った方が素早く作業ができます。

上・左のセルの内容をコピー&ペーストする

「Ctrl」+「d」、「Ctrl」+「r」を使うことで、すぐ上と左のセルの内容をコピー&ペーストすることができます。「Ctrl」+「d」では、すぐ上のセルの内容をコピー&ペーストし、「Ctrl」+「r」では、すぐ左にあるセルの内容をコピー&ペーストします。手入力や「Ctrl」+「C」と「Ctrl」+「V」で作業するよりも、素早く入力することができます。

セルを選択するアドバイスが表示されるようにする

アドバイスを表示させたいセルを選択して、「データ」の「データツール」を選択し、「データの入力規則」をクリックします。「データの入力規則」画面が表示されますので、「入力時メッセージ」タブを選択して、「タイトル」と「メッセージ」を入力してOKを選択します。

これにより対象のセルを選択した際に「タイトル」「メッセージ」で入力した内容がアドバイスとして表示されるようになります。入力箇所が多すぎて自分が間違えて入力しないように表示させたり、他人に入力してもらう際に分かりやすくするために使える機能です。

画面を分割表示する

作業しているウインドウを分割して、離れている場所を同時に表示することができます。シートの右上に表示されている分割ボックスを、下へドラッグすれば、ドラッグした場所を境にウインドウが分割されます。これにより、同じエクセルシートを2画面で表示・操作できますので、離れた場所のデータ参照もスムーズにおこなえます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、エクセルの表の作成方法と便利な使い方について紹介いたしました。エクセルを使えるようになることで、さまざまな表を作成できるようになり、データ管理や分析をおこなえます。

多くの職場でもエクセルは使われていますので、操作できるようになって損することは少ないです。これからエクセルを使い始める方は、基本的スキルも含め、少しずつ覚えていくようにしましょう!

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