エクセルの表の作成方法と便利な使い方

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今回は、エクセル(Excel)の表の作成方法と便利な使い方について紹介いたします。
多くの会社で導入されているエクセルはMicrosoftの代表的なソフトであり、非常に便利に扱うことができます。表作成やグラフ作成、データ分析などビジネスレベルであっても、さまざまな目的で使うことができ、一方では、個人レベルで家計簿、パーティー参加者リストの作成などとしても使えます。

ここでは、エクセルを始めて間もない方や、これから始める方向けに、エクセルの表の作成方法や、表の便利な使い方、エクセルを便利にする操作方法など、解説しています。ぜひ、ご覧ください!

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エクセルをさわる前に・・・

イントロでもご紹介した通り、エクセルでは表の作成ができるほか、非常に多くの機能が組み込まれています。
その機能は本当に多種多様で、細かく何から何までと勉強しようとすると膨大な時間がかかり、結局何も作業が進まない! という状態に陥りがちです。
本屋さんでエクセルの書籍を探すと、何百ページにも及ぶ解説書がいくつも立ち並び、何ができるかわからないくらいです。

ざっくりとエクセルでできることとしては、

①表の作成・計算

②文章の作成

③グラフの作成

の3点が主だったところです。
そこへ、典型的な操作を自動で処理してくれるようなプログラミングであるマクロ機能が入ってきますが、そこまでいくと上級者レベルですので、今回は割愛いたします。

大切なこととしては、ご自身がどのようなものを作ろうとしているのかを明確に頭でイメージし、「あれもこれも、マクロも」とならないようにしましょう。

エクセルの表の作成方法

エクセルでは簡単に表を作成することができます。例えば、1ヶ月分の家計の支出をまとめた家計簿の表を作成するとします。まずは表のタイトル「家計簿」をA1のセルに入力します。次に、表の各見出しを入力します。A2には「項目」、B2には「金額」、と入力し、A3には「家賃」、A4には「食費」、A5には「雑費」、A6には「光熱費」、A7には「貯金」、A8には「通信費」、A9には「美容」、A10には「合計」など、入力をします。

あとは、それぞれの1ヶ月にかかった金額をB3〜B9に入力をし、合計金額をB10に入力します。項目と金額部分の入力が完了しましたので、あとは罫線を引きます。A2〜B10までを選択したうえで、メニューのなかから罫線を選択するか、右クリックをして「セルの書式設定」を選び、「罫線」タブを選択します。外枠、内側の希望の罫線を選択すると、罫線引きの完了です。

また、B10の合計金額を入力する際は、電卓などで計算しても良いですが、関数を使っても計算できます。B10のセルを選択した状態で、メニューの「数式」を選択して、関数の「オートSUM」をクリックします。

範囲が表示されますので、B3〜B9までを選択してEnterを押せば、合計数値がB10セルに表示されます。文字に色を付けたり、セルに色を付けたい場合は、希望のセルを選択して「ホーム」のなかの色付けマークをクリックします。

エクセルの表の便利な使い方

ここでは、エクセルの表の便利な使い方について紹介いたします。

合計値を計算できる

エクセルの表を使うことで、多くの数値データの合計値をすぐに算出することができます。売上データや家計簿、成績表など、さまざまな表で使えます。合計値を算出する場合は、SUM関数を使うと便利です。

SUMは合計値を求めるための関数で、セルにSUM(数値1,数値2)やSUM(B1:B10)といった計算式が入力されることで、特定の数値の合計や希望の範囲の合計値を算出できます。どれだけ計算範囲が大きくても一瞬で合計数値を出すことができます。

便利な使い方としては、合計値を計算するセルを用意しておき、数値を入力する表の部分に随時数値を入れていくことで瞬時に合計値の変化を確かめることが可能となります。

また、上記のSUM関数だけでなく、合計値を求める関数にはほかにも、
・SUMIF関数
・SUMIFS関数
といった応用の関数もあり、それらは合計範囲に対して「合計すべき数値の条件を設定できる」というのが特徴になります。

例えば、八百屋さんの表で、リンゴ100円 なす200円 オレンジ300円 リンゴ200円 という表があった場合に、合計の条件をりんごに設定すれば、合計値300円が求められます。

平均値を算出できる

エクセルでは、特定の数値範囲の平均値も算出することができます。日々の売上記録をしている表があったとすれば、日々の平均売上や週間の平均売上、3日間の平均売上など、希望の範囲の平均値を一瞬で算出することができます。

平均値を算出したい場合は、AVERAGE関数を使用します。AVERAGEは、AVERAGE(数値1,数値2,数値3)、AVERAGE(B2:B10)など、特定の数値同士の平均値や希望の範囲の数値の平均値を出すことができます。クラス全員の成績の平均や売上の平均、在庫数の平均、走行距離の平均など、どんな平均値も一瞬で表示できます。

最大値・最小値を算出できる

エクセルで数値の数値の集計をする際に、非常に便利なのが「最大値」「最小値」を求める関数です。
使用する関数は、

MAX関数(最大値)
MIN関数(最小値)
となります。これらは、上述のAVERAGE関数と併記して資料へ表示することが多く、使用頻度の極めて高い関数となります。

一般的なビジネスシーンでは、アンケート調査の結果に対して統計的な概念も考慮しながら数値を検証するため、分散を計算しますし、数値の最大値・最小値がどの程度なのかも大切となってくるからです。

画像や図形も挿入し印刷もできる

エクセルは、表を作るだけでなく、まるでパワーポイントのように画像や図形も挿入でき資料などを作ることができます。プレゼン用に簡単な資料を作成したり、日頃まとめている表を元により分かりやすくするため、画像や図形を挿入してレポートを作成したりなど、さまざまな使い方ができます。

画像や図形を挿入するには「挿入」を選択し、画像の場合は「写真」、図形の場合は「図形」を選択します。そうすることで、好きな画像や図形を挿入することができ、より分かりやすい表やレポートを作成できます。挿入した画像や図形は印刷することもできます。

住所録として使える

エクセルは、ワードやパワーポイントなどと異なり、セルに文字や数値を入力していけるため、住所録などをまとめるのに適しています。名前や住所、連絡先などでセルを分けて、何千名分入力したとしても、「フィルタ」機能が使えるため、特定の名前や住所、連絡先を入れるだけで、検索することができます。

また、昇順や降順など順序を瞬時に入れ替えることもできますので便利です。フィルタ機能を付けるには、見出しの表示されたセルを選択し、メニューの「データ」から「フィルタ」を選択し、「オートフィルタ」をクリックします。すると、選択していた見出し部分のセルの右側に▼マークが表示されます。▼マークをクリックすることで、特定の人や連絡先を選択したり、検索することができます。

エクセルをより便利にする操作方法

ここでは、エクセルをもっと便利に使っていくための操作方法について紹介いたします。

同じ作業を繰り返すショートカットキー

エクセルで表作成するときなど、同じ操作を繰り返す必要があるときは、「Ctrl」+「Y」のショートカットキーを使うことで、直前に実施した操作を繰り返しおこなうことができます。都度入力したり、コピー&ペーストでも可能ですが、「Ctrl」+「Y」のショートカットキーを使った方が素早く作業ができます。

また、裏技のショートカットキーで、「F4」を押すものもあります。
前の操作を繰り返すというもので、大変便利なショートカットなので、ぜひ活用いただければと思います。

上・左のセルの内容をコピー&ペーストする

「Ctrl」+「d」、「Ctrl」+「r」を使うことで、すぐ上と左のセルの内容をコピー&ペーストすることができます。「Ctrl」+「d」では、すぐ上のセルの内容をコピー&ペーストし、「Ctrl」+「r」では、すぐ左にあるセルの内容をコピー&ペーストします。手入力や「Ctrl」+「C」と「Ctrl」+「V」で作業するよりも、素早く入力することができます。

セルを選択するアドバイスが表示されるようにする

アドバイスを表示させたいセルを選択して、「データ」の「データツール」を選択し、「データの入力規則」をクリックします。「データの入力規則」画面が表示されますので、「入力時メッセージ」タブを選択して、「タイトル」と「メッセージ」を入力してOKを選択します。

これにより対象のセルを選択した際に「タイトル」「メッセージ」で入力した内容がアドバイスとして表示されるようになります。入力箇所が多すぎて自分が間違えて入力しないように表示させたり、他人に入力してもらう際に分かりやすくするために使える機能です。

画面を分割表示する

作業しているウインドウを分割して、離れている場所を同時に表示することができます。シートの右上に表示されている分割ボックスを、下へドラッグすれば、ドラッグした場所を境にウインドウが分割されます。これにより、同じエクセルシートを2画面で表示・操作できますので、離れた場所のデータ参照もスムーズにおこなえます。

画面を固定表示する

分割表示では、同時に別の場所を参照しながら作業ができる機能として紹介しました。
使ってみるとわかるのですが、分割表示は便利な場合と不便な場合があることがわかります。

例えば、表の中身を編集しているときに一番上の行にタイトル・項目が並んでいてその中身を順次編集していこうとします。
その際に分割表示だと、アクティブの画面のみスクロールしてもほかの分割画面へはそのスクロール影響が反映されないため、画面で自分がいじっているセルの位置関係と分割表示している画面のセルの位置関係(タイトル・項目との関係)が感覚的にわかりにくくなってしまうのです。

そういった場合におすすめなのが、画面の固定表示です。

画面の固定表示では、行方向ないし列方向、または行列両方向に固定軸を置き「固定」することができます。

すなわち、行方向に固定をすると、それよりも下の部分のみがスクロールできますが、固定軸よりも上は動かないためセルの位置関係がわかりやすくなり、
列方向に固定をすれば、それよりも右の部分のみがスクロールできて、左側が動かなくなるのです。
行列方向での固定をすると、画面があたかも4分割され、右下の部分のみアクティブに動くので非常に大きな表を編集する際には便利な機能となります。

 

印刷する際のポイント

資料は最終的に印刷をすることになりますが、この際に印刷位置が極端に紙の端に寄ってしまったり、小さい表なのに用紙に目いっぱいに拡大されて印刷されたものを提出してしまうと、大変恥ずかしい思いをします。

印刷をする際には、あらかじめどの様な見た目になるのかを確認してから印刷しましょう。
「ファイル」の中の「印刷」を開くと、印刷されたときのイメージプレビューが表示され、ここで確認することができます。

そこでの確認ポイントと対策としては以下の通りです。

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①印刷対象が端に寄ってしまっていないか
→印刷範囲が「全体」となってしまっている可能性があるので、再度シートへ戻り「Ctrl」+「Shift」で印刷対象の領域を選択してから印刷画面へ進み、「選択範囲のみ印刷」を実行
②余白が非常に広く、スペースに無駄がある
→余白設定で、幅の狭い設定へ切り替える
③一枚に収めたいのに、複数ページにまたがってしまう
→「シートを1ページに印刷」の設定へ切り替える

この3点の設定を変えるだけで、非常にスマートな印刷イメージになるのでおすすめいたします。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回、エクセルの表の作成方法と便利な使い方について紹介いたしました。エクセルを使えるようになることで、さまざまな表を作成できるようになり、データ管理や分析をおこなえます。

多くの職場でもエクセルは使われていますので、操作できるようになって損することはまずないのではないでしょうか。これからエクセルを使い始める方は、基本的スキルも含め、ショートカットを中心にして少しずつ覚えていくようにしましょう!

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