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エクセルが苦手でも簡単!セル内改行とセルを揃える方法3つ

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エクセルの使い方でまごつくのは文字列がセルからはみ出し簡単な改行にあれこれと手間が掛かるからではないでしょうか。

その理由として考えられるのは、図表の作成、集計及び計算、データー全体の構成などに神経が集中するからです。

特に、扱う数値の正確な入力や桁の違いにはかなり慎重になりますが、文章作成はさほど気を使ってないのです。

しかし、データの説得性等を高めるには「起承転結」の順の文構成を考えねばなりません。

その場合の文章の改行はかなり大事で見栄えのいい改行がデータの勝負どころの一つです。

本記事では、エクセル作業初期の方を想定し、改行の手際のいいやり方、見栄えのいい行と列の決め方を解説します。

セル内で文字列がはみ出る理由

図1 セルの幅寸法

図2  文字の大きさ12Pt

図1はセル幅が1.9cm、図2はセル幅1.9cmのセル内に、「入力文字の寸法は」の文字列8個に対し4文字はみ出した状態です。

はみ出る理由は、セルの幅に対し入力文字列が長いためです。そのままでセル幅を伸ばせば入力した文字をセル幅内に調整できます。ですが、セル幅内の改行は出来ません。

はみ出る理由は、入力時に選んだ文字の大きさで決まります。図2は12Pt、文字列の長さは12Pt×8文字で、96Pt文字列の長さなります。

文字Ptと文字大きさは、国際やJIS規格で決められています。その根拠は、アメリカで使用さているインチ表示となっています。

日本では、cm,mm単位がよく使用されているので、それに合わせます。1インチ=25.4mmです。エクセルの1インチは72Ptとなっています。1Ptは、25.4mm÷72Pt=0.3528mm。この0.3528mmが1Ptの長さです。

文字数8個は、8個×0.3528=96Ptになり、図2の文字列長さは、33.8688mmになります。はみ出す長さは、設定のセル幅19mm-33.8688=(-)14.8688mmです。

以上のような理由で文字入力時の文字のはみ出しは常時あります。入力作業時に文字の大きさとセル幅の長さの値の関係を知っておくことは大切です。

エクセル作業は、文字入力や表作成を優先し、その後、文字列の改行が一般的な操作です。その方が、エクセルの作業の効率化や表現の見栄え調整でいい資料が出来上がります。

セル内で改行する方法は3つある

エクセルに関して最も質問の多いものの一つに「改行」があります。多くの入門書の操作説明に、丁寧な改行操作の記載が少ないようです。

ですが、エクセル使用の入力段階で「エッー、どうしよう!」と戸惑う場合が多いと聞いています。複雑で大量なデータ作成では文字列改行は頻繁に出てきます。

セル内に入力字数を収める方法は、文字の大きさやセル幅の調整で出来ます。ですが、セル内改行は慣れなければ手間が省けて手早く作業をさばくことができます。

ここで、エクセルでの作業が初めての方を想定し「セル内改行の方法」の詳しい解説をご紹介します。

キーボード簡単操作で「セル内改行の方法」1とは

図3  キーボード「ALTとENTER」でセル内改行

ALTとENTERは入力途中でセル内改行ができるとは

図4  入力途中で改行ができる

エクセルでの長文の入力がしばしばあります。ページ幅に合わせた改行が図4に示したように、「の」の後にカーソルをおきます。

「ALT」+「ENTER」を押して入力すれば改行されます。

ALTとENTERキー改行は文字列種類は問わないとは

図5 全文字種類の改行例

次ページ:「セルの書式設定」セル内改行とは

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