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Excel初心者に!基本の解説とこれだけは覚えておきたい関数9選

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ExcelはMicrosoft社がリリースする表計算のアプリケーションです。世界中で普及しているため、必要なビジネススキルとしてExcelを挙げる方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな便利なツールであるExcelの基本や関数をご紹介します。

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エクセルとは

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エクセルとは基本的には表計算ソフトです。もちろん、使い方によってはかなり高度なこともできますが、初心者としてはまずは表計算ソフトであることを理解して、その使い方をしっかりマスターすることが先決でしょう。

エクセルでできる基本的なこと

エクセルは、計算機能を持つ「表計算機能」やデータをもとにグラフを作る「グラフ作成機能」、簡易データベースとして使える「データベース機能」、フローチャートやオートシェイプを使って説明図などを作れる「図表作成機能」などがあります。

表計算機能を使って自動計算できる家計簿データを作成したり、グラフ作成機能でプレゼンテーション資料や会議資料にわかりやすいグラフを入れたり、顧客名簿や在庫管理のためにデータベース機能を使って簡易データベースを作ったり、図表作成機能を使ってプレゼン資料・会議資料に説明図を追加したりなど、様々な用途に合わせて使うことができます。

ビジネスシーンだけでなくプライベートでもさまざまなデータ管理に活用することができます。

エクセルと家計簿(基礎編)

表計算ソフトの最も基本的な使い方として、一番分かりやすい例はおそらく家計簿ではないでしょうか。

最近では冊子タイプの家計簿も進化を遂げてきてはいますが、端的にその機能、使い方を言えば、横に日付が並び、縦にはいくつかの支出項目が並びます。例えば食費、住居費、光熱費、交際費、教育費、雑費などというようにです。そして、縦と横の交わるところに、そこに当てはまる支出を日々書き込んでいくわけです。しかし、ただ書き込むだけでは家計簿としての機能をなしません。

毎日の支出について、縦に全ての項目の支出額を合計した値を最下段に書き込むはずです。このとき、縦に全ての支出額の合計を計算するという作業が発生します。冊子タイプの家計簿を使っている人は、おそらく多くの人がここで電卓を使っていることでしょう。

しかし、エクセルを活用することによって、まさにこの家計簿の毎日の支出の合計を算出するような計算を、電卓や筆算や暗算をすることなく、簡単な操作でソフトウェア自身が自動的に計算してくれるということがあります。

エクセルと家計簿(発展編)

これだけでもエクセルの最も初心者向けの説明をしたことになりますが、もう少し家計簿を例に挙げて説明します。

冊子タイプの家計簿では、毎日の支出額の合計を算出するとともに、今度は項目ごとの支出合計も算出する必要があります。

1週間ごとに小計を算出して、それらを足し合わせて1か月分の合計を算出するようなタイプが一般的でしょうが、この計算をすることで、例えば今月は食費にいくら使った、光熱費がいくらかかったということが分かるわけです。日々の支出の合計が縦に数字を足し合わせることなら、項目ごとの支出の合計は横に数字を足し合わせることに相当します。

そして、冊子タイプの家計簿では毎日の支出の1ヵ月分の合計金額と、各項目の1ヵ月の合計支出を全ての項目にわたって足し合わせた金額とを計算するはずです。この時、2つの合計金額はぴったり一致しなければなりません。しかし電卓等で計算していた場合、計算間違いなどから往々にして一致しないもので、イライラした経験のある人も多いでしょう。

ところが、エクセルの場合はそういうイライラは一切起こりえません。全てソフトが自動的に計算してくれるので、計算間違いは起こらないからです。

基本的な関数6選

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