エクセルの基本と関数

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excelはMicrosoft社がリリースする表計算のアプリケーションです。世界中で普及しており、有力な対抗馬は事実上存在しないと見て良いでしょう。今回はそんな便利なツールであるexcelの基本や関数についてみていきます。

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エクセルとは

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エクセルとは基本的には表計算ソフトです。もちろん、使い方によってはかなり高度なこともできるのですが、初心者としてはまずは表計算ソフトであることを理解して、その使い方をしっかりマスターすることが先決でしょう。
ところで、表計算ソフトであると言われても、何か分かったようで分からないという人も中にはいるかもしれません。例えばワードであればワープロのように文章を作成できるソフトですと言われれば、ああ例えばチラシやパンフレット、説明書のような文書を作成することができるのだなというように、身近なものでイメージが湧くでしょうが、表計算と言われても身近なものでなかなかピンと来るものがないように思えるからです。何か数字の計算ができるようだが、どんなことに使えるのか分かりやすく説明して欲しいという人も多いでしょう。

エクセルと家計簿(基礎編)

表計算ソフトの最も基本的な使い方として、一番分かりやすい例はおそらく家計簿ではないでしょうか。実際、冊子タイプの家計簿をつけている人も多いでしょうし、家計簿などつけたことがないという人でも、どんなものなのかイメージとしては持っているでしょう。最近では冊子タイプの家計簿も進化を遂げてきてはいますが、端的にその機能、使い方を言えば、横に日付が並び、縦にはいくつかの支出項目が並びます。例えば食費、住居費、光熱費、交際費、教育費、雑費などというようにです。そして、縦と横の交わるところに、そこに当てはまる支出を日々書き込んでいくわけです。ですが、ただ書き込むだけでは家計簿としての機能をなしません。毎日の支出について、縦に全ての項目の支出額を合計した値を最下段に書き込むはずです。
このとき、縦に全ての支出額の合計を計算するという作業が発生します。冊子タイプの家計簿を使っている人は、おそらく多くの人がここで電卓を使っていることでしょう。電卓を使って合計を計算し、書き込んでいるわけです。もちろんそろばんを使っても構いませんし筆算や暗算でも構わないわけですが、とにかく複数の数値の合計を算出する必要があるわけです。
もう気づいていると思いますが、エクセルの最も基本的な使い方としては、まさにこの家計簿の毎日の支出の合計を算出するような計算を、電卓や筆算や暗算をすることなく、簡単な操作でソフトウェア自身が自動的に計算してくれるということがあります。

エクセルと家計簿(発展編)

これだけでもエクセルの最も初心者向けの説明をしたことにはなるのですが、せっかくですからもう少し家計簿を例に挙げて説明を続けましょう。冊子タイプの家計簿では、毎日の支出額の合計を算出するとともに、今度は項目ごとの支出合計も算出するようになっているはずです。1週間ごとに小計を算出して、それらを足し合わせて1か月分の合計を算出するようなタイプが一般的でしょうが、この計算をすることで、例えば今月は食費にいくら使った、光熱費がいくらかかったということが分かるわけです。日々の支出の合計が縦に数字を足し合わせることなら、項目ごとの支出の合計は横に数字を足し合わせることに相当します。
そして、冊子タイプの家計簿を使ったことのある人なら、ある意味で一番緊張する瞬間が月末あるいは翌月初めに訪れるはずです。つまり、毎日の支出の1ヵ月分の合計金額と、各項目の1ヵ月の合計支出を全ての項目にわたって足し合わせた金額とを計算するはずです。この2つの合計金額はぴったり一致するはずです。要はどちらもその1ヶ月間の全支出ですから、2つの数字は一致しなければおかしいのです。しかし電卓等で計算していた場合、計算間違いなどから往々にして一致しないもので、イライラした経験のある人も多いでしょう。エクセルの場合はそういうイライラは一切起こりえません。全てソフトが自動的に計算してくれるので、計算間違いは起こらないからです。

関数とは

事務仕事で使わない人はほとんどいないであろうエクセルですが、ただ表に数字を入れるだけの使い方ではもったいないです。関数を使えば今まで電卓でひとつひとつ手計算していたことが一瞬で正確な答えが出せます。電卓だと検算して答合わせが必要ですから、それも要らなくなるので仕事がはかどり、すぐ家に帰ることができるので、是非とも覚えていくといいでしょう。

関数というと中学高校の難しい数学の授業を思い出してしまう人もおられると思いますが、数学とは無関係のものも多数あります。関数=自動化させるルールと解釈してみてください。大きく分けて財務・数学・文字列操作・日付時刻・論理などがあります。マイクロソフトの呼び名をそのまま載せましたので、これまた難しく感じるかもしれません。

数学にまつわる関数

まずは数学です。
「SUM」は「Σ」のマークで見たことがある人も多いでしょう。SUM(A1:E1)でA1、B1、C1、D1、E1のセルの合計を出しなさい、という数式です。縦・横1列だけに限らず、SUM(A1:B2)でA1、B1、A2、B2のセルの合計を出すといったように複数行・複数列での合計を計算することも可能です。

「ROUND」は指定した小数点以下で四捨五入をさせることができます。ROUND(A1,2)はA1セルを小数点第2位以下四捨五入せよ、という数式です。

「SUMIF」はりんご・みかん・バナナの金額が書かれている表からりんごの金額の合計を出す、といったように条件を満たす場合はその表にある数字を合計せよ、という関数です。表がA1からB5までの10マスにあったとして、A列にりんご・みかん・バナナのいずれかが書かれていて、B列に金額が書かれているとします。SUMIF(A1:A5,”りんご”,B1:B5)という式になります。りんごにダブルクオーテーションを入れることを忘れずにしてください。
これを使えるだけでもずいぶん計算が楽になります。

エクセルの賢い使い方として、電卓替わりにシートを使うことが挙げられます。電卓でたくさんの数値を足し算する行為を仕事でやらなければならないケースがよくありますが、1つのセルに「+100+500+600+800」のように打ち込んでいくとエクセルが計算をしてくれます。最初の計算の前に「+」を入れるのを忘れないようにして下さい。「+」が入ることで計算しなさい、という命令になります。電卓では最初の方に投入した数値を再確認できませんが、エクセルであれば計算結果はセルを見ればわかりますので、投入間違いがないかを確認するだけで正しい計算ができます。「+」だけでなく四則混合の計算に対応しています。

論理にまつわる関数

続いて論理になります。「IF」は「もしAだったらOK、それ以外はNGと表示」という条件に応じて処理を変更する命令です。これを使いこなせると処理が楽になります。上記のりんご・みかん・バナナの表を例にしますと、A1からB5までの10マスの表の横のC列にりんごだったら「OK」、それ以外は「NG」と表示させる、というルールにしたとします。IF(A1=”りんご”,”OK”,”NG”)という数式が適用されます。これを理解できると、計算間違いがないかのチェックに使えます。

日付時刻の関数

日付時刻の関数は年月日が書かれているセルの中から日にち・曜日・分などの特定の要素だけを抽出する、という機能があります。「WEEKDAY」を使う場合はWEEKDAY(A1,1)とした場合は「A1セルの曜日を出しなさい、条件として日曜を1~土曜を7とした数字にしなさい」という意味となります。「土曜日」と表示させたかったら、「IF」関数で「IF(B1=7,”土曜日”,””)」という式を入れることで対応できます。

手計算・手入力を減らすことが仕事を速く正確に行うポイントです。エクセルを使って効率的な仕事を進めてください。

まとめ

今回はエクセルとは何かというところから関数についてまで紹介いたしましたが、いかがでしたでしょうか。
エクセルは使いこなせるようになると大変便利なツールですので、本記事を参考にぜひエクセル操作になれましょう。

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