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Dropboxの使い方を知ってあなたのビジネスライフをより豊かに!

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Dropboxをご存知でしょうか?

Dropbox は世界的に有名なオンラインストレージサービスで、現在使っているデバイスとは別の、Dropboxのサーバーに様々なデータを保存でき、安全かつ効率的のデータの管理が行える画期的なシステムです。

こう聞くと使い方が難しいように思えますが、操作は大変シンプルでそこがまたDropboxの魅力でもあります。

今回はそんなDropboxの使用方法についてご紹介します。

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Dropboxの基本的な使い方

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早速、Dropboxの基本的な使い方について説明していきましょう。

まず、Dropboxを使うことによって、スマホで撮った写真が自動的にパソコンでも閲覧ができたり、パソコンで作業したファイルがスマホでも確認することができるということを知っておきましょう。

新規登録方法

  1. Dropboxに新規登録するためには、まずはスマホからDropboxの公式アプリをダウンロードします。
  2. アプリを開いて、「登録」のボタンを押したら、メールアドレス、Dropboxを使用する時のパ氏ワードなどを入力して「作成」とします。これで、アカウントが作成されました。
  3. 次にPCからDropboxのリンクを開いて、ログインしてみましょう。Dropboxに保存しているファイルがアップされることが確認できるはずです。

フォルダ作成方法

  1. ブラウザからDropboxにアクセスします。
  2. Dropboxに保管されているファイルの一覧が出てきます。
  3. 「新しいフォルダ」のアイコンをクリックして、フォルダの名前を入力します。これで、新しいフォルダが作成されました。

ファイルのアップロード方法

次にファイルをアップロードする方法についてです、

まずはPCからのアップロード方法を説明しましょう。

  1. Dropbox.comにログインします。
  2. 「ファイルをアップロード」をクリックして、表示された画面から「ファイルを選択」します。
  3. Dropboxに追加したいファイルをパソコン上から選びます。
  4. 「アップロード開始」をクリックすると、アップロードが始まります。

スマホやタブレットからのファイルのアップロードも簡単にできます。この場合には、Dropboxアプリを開いて、そこからファイルをアップロード操作を行います。

同期方法

スマホで撮った写真やスマホ内のSDカードのファイルもアップロードすることが可能です。アップロードしたファイルは、Dropboxをダウンロードしている他のデバイスからも見ることが可能ですが、これを同期と言いす。

  1. デバイスの間でファイルを同期にするには、パソコンにはDropboxデスクトップアプリケーションをインストールします。また、同時にDropboxモバイルアプリをスマホやタブレットにインストールします。
  2. どちらもインストールが完了したら、メールアドレスとパスワードでログイン可能です。これでどのデバイスからもアクセスが可能となります。

ファイル復元方法

次に一度削除してしまったファイルを復元する方法です。

  1. まずは、Dropbox.comにログインします。そこに表示されているサイドバーの「ファイル」をクリックしましょう。
  2. そこから、「削除したファイル」をクリックすると、削除済みのファイルの一覧が出てくるので、復元したいファイルを選びます。
  3. 「復元」をクリックすれば、そのファイルの復元が完了です。

誤って削除した場合や、一度削除したけれど、もう一度復元したいファイルを元に戻すことができる便利な機能です。

フォルダやファイルの編集方法

Dropboxのメリットとして、PCやスマホ、タブレットなどどんなデバイスでも同期にしていれば、どこからでも編集が可能なことです。

Dropboxのアプリには、テキストファイル作成をiphoneで上で行うことができる機能が存在します。この機能があれば、すぐにPCでも開くことができます。最近のバージョン54.2ではPCで作成したテキストファイルを直接編集する機能も付いています。

まずはテキストファイルを直接作成する方法です。

  1. スマホやタブレットのDropboxアプリからメニューを表示します。下の「+」マークをクリックし「テキストファイル」を作成します。
  2. ファイルの名前を入力し、テキストファイルの内容を書き込んだら、「保存」をすれば、同期となっているPCや他のデバイスにもそのファイルが保存されています。

では、次にPCで作成されたファイルをスマホやタブレットなどのデバイスで直接編集する方法です。

  1. まず、PCで作成したテキストファイルは必ず「UTF-8」にして保存します。「Shift-JIS」ではアプリでは編集できません。この準備ができたら、スマホやタブレットなどのデバイスでDropboxのアプリを開きます。
  2. 編集したいファイルをクリックし、テキストファイルを編集します。
  3. 編集が終わったら、「保存」をすれば、上書き保存されて、PCでもファイルを閲覧、編集が可能となります。

フォルダやファイルの共有方法

このようにPCやスマホ、タブレットで作成したり、編集したフォルダやファイルは共有を許可したユーザーに共有することが可能です。

その方法には2種類あり、一つはファイルやフォルダへのリンクを共有する方法で、もう一つは共有フォルダを持つ方法です。

ファイルやフォルダへのリンクを共有する方法は、そのファイルやフォルダのリンクを取得し、ユーザーにそのリンクを伝えることでファイルの中身を共有することができます。この場合にはDropboxを利用していないユーザーでもファイルをプレビューできることになります。

また、共有フォルダを持つ方法であれば、Dropbox内のフォルダを共有して、ファイルの中の共同編集をするなどの作業が可能になります。仕事などで効率的に使えるツールとして便利な機能ですね。

有料版はもっと便利!付加される3つの機能

Dropboxには、無料で手軽に使用できるものと有料版があります。有料版は特に共同作業などに便利に使うことができ、数人でプロジェクトを組む時などに役立ちます。

1.容量が大幅に増加

有料版の「Dropbox Pro」にアップグレードすると、月額1200円で1.000GBの容量を利用することが可能です。

また、ビジネスシーンで利用するには、「Dropbox Business」というプランが便利でしょう。

これは、利用者一人につき月額1500円で容量は無制限で使うことができ、複数人で作業できると言う機能が備えられています。

2.遠隔削除機能

遠隔操作で削除する機能があることもDropboxの大きな特徴と言えるでしょう。大切な企業のデータを管理し、デバイスをなくした際や、チームのメンバーを削除した際に便利な機能です。

デバイスのリンクを解除して遠隔削除すると、そのデバイスとの同期はすぐに停止となります。

また、デバイスがオンラインになって、Dropboxのアプリケーションが始まると、Dropboxはそのデバイスからビジネス用のDropboxのアイテムをすべて削除します。モバイルデバイスのリンクを解除すれば必ずDropboxが遠隔解除されるのです。

3.ファイルの復元期間の延長

削除されたファイルの復元期間は、無料版では30日間でしたが、有料版になると延長となります。

しかし、Dropbox Professional と Dropbox Business のユーザー(Standard、Advanced、Enterprise、Education)は 120 日間、削除したファイルを復元することが可能となります。

まとめ

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Dropboxは数あるオンラインストレージサービスの中でも特に優れている機能が人気となり、大手企業でも多く採用されています。

ビジネスシーンでは欠かせない機能がたくさんあるので、数人での共同作業をする際にはとても便利だと言われています。

あなたもこのDropboxを上手に使いこなしてみませんか?

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